Вопрос 15 Синтетические и аналитические счета

Синтетическими называют счета, на которых учет ведется в обобщенном виде и только в денежном выражении. Например, счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» показывает общую сумму задолженности всем работникам организации по оплате труда. Учет, который ведется на синтетических счетах, называется синтетическим. Особенностями синтетических счетов является то, что они имеют прямую связь с балансом, записи на этих счетах делаются кратко.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно.

Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.)- Помимо данных об общей сумме задолженности перед рабочими и служащими, нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности. Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим.

Аналитические счета открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов.

Между счетами синтетического и аналитического учета существует тесная взаимосвязь, которая заключается в следующем:

1. сумма остатков (сальдо) по аналитическим счетам равна остатку (сальдо) по синтетическому счету, к которому они открыты;

2. сумма оборотов по дебету аналитических счетов равна обороту по дебету синтетического счета, к которому они открыты, аналогично по кредиту;

3. если синтетический счет активный, то его аналитические счета также активные, аналогично и по пассивным счетам.

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту синтетического счета, отражается в той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета.

Не все синтетические счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.), счета, которые требуют ведения аналитического учета, — сложными («Расчеты с подотчетными лицами», «Основные средства» и др.).

Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» открывают аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Так же обстоит дело и со счетом «Расчеты по оплате труда» и др.

Однако такое простое построение аналитического учета не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами. Субсчет — промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счетами второго порядка, в то время как синтетические счета называются счетами первого порядка.

Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере счета 10 «Материалы». В дополнение к этому синтетическому счету открывают субсчета:

· «Сырье и материалы»;

· «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

· «Топливо»;

· «Тара и тарные материалы»;

· «Запасные части»;

· «Прочие материалы»;

· «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

· «Строительные материалы».

В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открывают аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (пиломатериалы, гвозди и т.п.).

 

 

ВОПРОС 16 Двойственное отражение хозяйственных операций на счетах

Двойная запись – это способ отражения хозяйственной операции в дебете одного счета и в кредите другого в одной и той же сумме. Применение двойной записи имеет объективный характер и связано с двойственным характером отражения хозяйственных операций. Необходимость двойной записи выражается в четырех типах балансовых изменений.

Двойная запись придает бухгалтерскому учету системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, что позволяет объединить их в единую систему. Она имеет большое информационное значение, так как позволяет получить данные о движении активов хозяйства и источников их образования.

Значение двойной записи операций на счетах:

– отражает изменения в составе хозяйственных средств или их источниках или одновременно, как в составе средств и их источниках в процессе совершения хозяйственных операций в равных суммах;

– обеспечивает контроль движения хозяйственных средств и источников их образования;

– дает возможность определить источник поступления и направление использования;

– позволяет проконтролировать экономическое содержание операций и их правомерность, а также отражение в балансе;

– позволяет выявить ошибки в счетных записях.

Например, отпущены материалы со склада в производство для изготовления продукции на сумму 20 000 рублей.

Данная операция означает уменьшение материалов на складе и увеличение затрат основного производства на одну и ту же сумму. Операция приводит к двойным изменениям в составе имущества хозяйства и затрагивает два счета: «Материалы» и «Основное производство». Оба счета активные, поэтому увеличение имущества отражается в дебете счета, а уменьшение – в кредите.

Эта операция записывается следующим образом:

Дебет счета «Основное производство» – 20 000

Кредит счета «Материалы» – 20 000

Например, удержан налог на доходы физических лиц из заработной платы работников организации на сумму 15 000 рублей.

Данная операция затрагивает два счета «Расчеты по налогам и сборам» и «Расчеты по оплате труда». Оба счета пассивные, на одном увеличивается задолженность перед бюджетом по налогу с дохода физических лиц, а по другому уменьшается задолженность работникам организации по заработной плате на одну и ту же сумму:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» 15 000

Кредит счета «Расчеты по налогам и сборам» 15 000

Например, начислена заработная плата работникам организации за выработанную продукции 53 000.

Счет «Основное производство» – активный, увеличение активного счета отражается по дебету, а счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» – пассивный, увеличение задолженности перед работниками организации отражается по кредиту:

Дебет счета «Основное производство» 53 000

Кредит счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» 53 000

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи в дебете одного и кредите другого счета, т.е. между этими счетами возникает взаимосвязь.

Взаимосвязь дебета одного с кредитом другого счета, возникающая в результате двойной записи хозяйственных операций на них, называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает эта взаимосвязь, называются корреспондирующими.

Обозначение корреспонденции счетов, т.е. указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой.

Бухгалтерские проводки по количеству затрагиваемых счетов бывают простыми и сложными. Простыми называются проводки, в которых корреспондирует по два счета, т.е. один – по дебету, другой – по кредиту. Сложные – это проводки, когда один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту и наоборот.

 

 

вопрос 17 Оборотные ведомости, их назначение

Для контроля за правильностью и соответствием записей по синтетическим и

аналитическим счетам ежемесячно составляются оборотные ведомости, в которых

отражаются начальные и итоговые остатки и операции по Дт и Кт данного

синтетического счета, выполненные за данный отчетный период (месяц, квартал,

год). Особенности оборотной ведомости: 1)Нач. остаток от ведомости по Д.

должен равняться начальному остатку по К. 2)Итог оборотов по Д. равен итогу

оборотов по К. 3)Итог конечного остатка по Д. равен кон. остатку по К.

Основанием составления оборотной ведомости являются счета. Нач. остаток и

обороты по Д. и по К. переписываются со счета; конечный остаток по каждому

счету определяется расчетным путем. После составления этой ведомости конечный

остаток в обор. ведомости сверяется с конеч. остатками по каждому

соответствующему счету. Нед-ок обор. ведомости по синтетич. счетам –

отсутствие в ней корреспонденции счетов.

 

 

вопрос 19 Понятие о документообороте

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов^*:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.⁴

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.⁵

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.⁶

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.⁷

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.⁸

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:⁹

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.¹⁰

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

 

 

вопрос 20 План счетов бухгалтерского учета

С целью систематизации и группировки информации первичных учетных данных применяется единая система счетов – план счетов. Его применение обязательно на всей территории страны. План счетов БУ ФХД орг-ции – схема регистрации и группировки активов, капитала, обязательств и фактов предпринимательской деятельности. С 1 января 2001 применяется план счетов БУ, подтвержденный приказом Минфина от 31 октября 2000г №94N «Об утверждении плана счетов БУ ФХД орг-ции и инструкции по его применению» и дополнен приказом Минфина от 7 мая 2003 года №38N.

План счетов состоит из 8 разделов балансовых счетов и 1 раздела забалансовых счетов. Группа балансовых счетов включает в себя с резервными кодами 99 счетов 1 порядка. На данных счетах отражаются средства организации и источники их формирования. Структура плана счетов построена в логической последовательности.

I. Внеоборотные активы предназначен для отражения сведений о материально-технической базе, необходимой для производственной деятельности и затраты на её расширение и обновление;

II. Производственные запасы предназначен для отражения информации о запасах сырья и материалов, необходимых при изготовлении готовой продукции;

III. Затраты на производство предназначены для отражения сведений об использовании материальных ресурсах и расходах на управление технологическими процессами и всем предприятием в целом;

IV. Готовая продукция отражает информацию о новой продукции, товарах, их отгрузке покупателям и связанных с продажей расходов.

V. Денежные средства необходим для отражения денежных потоков, возникновения и погашения обязательств в результате процессов материально-технического снабжения;

VI. Расчеты

VII. Капитал требуется для отражения сведений о наличии и изменении собственного капитала

VIII. Финансовые результаты отражают обобщающие итоги ФХД организации.

На забалансовых счетах отражают имущество, не применяющих на правах собственности данной организации. При отражении на них операций принцип двойной записи не используется.

 

 

Вопрос 21 Учетные регистры, их классификация

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. еще и налоговый учет. Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический – в аналитических. Записи производятся как вручную, так и с использованием вычислительной техники.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.