Порядок записей в учетные регистры и способы их исправления

К учетным записям предъявляются требования:· документальности;· своевременности;· краткости;· точности;· ясности.В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)7. содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:· дата записей в учетный регистр;· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;· основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);· номер счетов и позиций аналитического учета;· сумма.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров. Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали. Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды. Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета

Для эффективного осуществления одной из главных функций бухгалтерского учета — контроля за качественным использованием всех видов производственных и непроизводственных ресурсов — законодательным образом закреплены специальные системы. Форма бухгалтерского учета — это общая совокупность всех видов учетных регистров, методы ведения которых имеют четко установленный порядок. Наиболее распространены мемориально-ордерная система бухгалтерского учета и журнально-ордерная. Обе они имеют как и принципиальные различия, так и сходства. Журнально-ордерная форма. Журнально-ордерная форма — наиболее приемлемая и распространенная форма ведения бухгалтерского учета на любом предприятии. Подтверждением этого факта является и то, что принцип работы основных автоматизированных систем бухгалтерского учета основывается именно на таком виде, как журнально-ордерная форма. Она представляет собой наиболее идеальную совокупность как систематического и хронологического, так и синтетического и аналитического учетов.
Для чего же нужна эта совокупность? На примере себе эту взаимосвязь можно представить следующим образом:

· Аналитический — выполняется теми подразделениями организации, ответственными за приемку и хранение товарно-материальных ценностей (или выдачу заработной платы и пособий работникам). В бухгалтерских программах такой вид учета оформляется как в денежном, так и в количественном выражении.

· Синтетический — выполняется финансовым отделом предприятия и выражается только в денежном выражении.

· Хронологический — заключается в оформлении записей хозяйственных операций в порядке получения подтверждающей документации.

· Систематический — заключается в оформлении записей хозяйственных операций в зависимости от их экономического содержания.

При правильном вводе данных всеми участвующими в процессе ведения программы итоговые цифры по всем видам записей должны быть абсолютно равными, и это равенство дает возможность руководству организации оценивать реальное положение дел с отдельными счетами на предприятии.