Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
· положение об архиве;
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
· должностные инструкции сотрудников.
для ведомственного архива:
· положение об архиве;
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
|
|
· план научно-издательской работы архива на год;
· план работы структурного подразделения архива на год;
· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении плана работы сотрудника;
· табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
· план работы архива на год;
· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
· отчет о выполнении годового плана;
· дневник учета труда работников архива;
· табель учета рабочего времени работника архива.
План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
|
|
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
· из введения;
· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
· расчетной части;
· предложений.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.