Суть управления процессами с позиций процессного подхода

УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ПРОЦЕССАМИ НА ШАХТЕ

Одной из основных задач, стоящей перед операционным менеджментом шахты, является построение системы эффективного управления предприятием. Одним из передовых методов, который предлагают оптимальное решение этой задачи, является процессный подход к управлению. Он заключается в выделении на шахте сети производственных процессов и управление этими процессами для достижения максимально возможной эффективности деятельности шахты.

Польза шахте от внедрения процессного подхода:

− снижение издержек, повышение рентабельности, рост эффективности работы шахты;

− эффективная координация деятельности подразделений;

− подготовка к сертификации системы качества ISO 9001:2000;

– обеспечение прозрачности, контролируемости и управляемости бизнес-процессами, наведение порядка, обеспечение реализации намеченной стратегии и поддержание эффективного роста;

– запуск системы постоянного совершенствования.

Создание любой системы управления предполагает однозначное определение объектов этой системы. В системе процессного управления объект — это производственный процесс (бизнес-процесс), субъект — владелец производственного процесса.

Согласно стандарту Системы менеджмента качества ISO 9000:2000, основные элементы системы управления можно определить следующим образом.

Производственный процесс (бизнес-процесс [1]) — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы (рис. 3.1) и создает прибавочную стоимость продукту, т.е. придает продукту такую ценность, которая в последующем должна будет привлечь потребителя.

Таким образом, бизнес-процесс — совокупность различных видов деятельности, при осуществлении которых используется один или несколько ресурсов, которые позволяют их преобразовать в продукт, представляющий ценность для потребителя, т.е. полученный новый продукт будет выгодно употребить данному потребителю для получения еще более ценного результата (продукта).

Для того чтобы такая деятельность осуществлялась результативно и эффективно, т.е. происходило запланированное преобразование ресурсов в продукт, необходимо этим процессом системно управлять. Система управления бизнес-процессом состоит из нескольких элементов:

- Бизнес-процесс.

- Владелец бизнес-процесса.

- Вход бизнес-процесса.

- Выход бизнес-процесса.

- Ресурсы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса — лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями.

Вход бизнес-процесса — продукт, который в процессе выполнения бизнес-процесса преобразуется в выходы.

Выход бизнес-процесса — объект или услуга, которая является результатом выполнения бизнес-процесса и потребляется внешним по отношению к бизнес-процессу клиентом. Выход бизнес-процесса должен представлять собой максимум ценности для потребителя и нести в себе минимум издержек.

Ресурсы бизнес-процесса — материальные или информационные объекты, которые поступают со стороны входа и используется для выполнения бизнес-процесса.

Сеть бизнес-процессов шахты — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, которые включают все функции, выполняемые подразделениями шахты.

Для того чтобы шахта могла выжить в конкурентной борьбе за рынки сырья, продукции и труда, необходимо непрерывное развитие и совершенствование ее производственных процессов. Достигнув чего-то, шахте необходимо двигаться дальше, развиваться, не стоять на месте, в противном случае ее производственный потенциал будет постепенно ослабевать, поскольку содержание и качество выполняемых бизнес-процессов не будет соответствовать уровню существующего научно-технического прогресса. Вследствие этого будет получен не качественный результат (т.е. качество угольной продукции не будет соответствовать запросам его рынка) и это приведет к снижению заинтересованности потребителей угольной продукции и затем к уменьшению объемов добычи.

Для выявления направлений развития шахты в будущем, необходимо найти новые резервы повышения эффективности её деятельности. Быстро осуществить такой поиск позволяет процессный подход к управлению бизнес-процессами для поиска новых изменений и решений по устранению проблем.

Суть процессного подхода отражается в так называемом цикле Деминга, или PDCA. Цикл Деминга включает четыре этапа:

1. Планирование процесса (Plan).

2. Выполнение процесса (Do).

3. Контроль выполнения (Check).

4. Внесение изменений в процесс (Act). 

Методология PDCA представляет собой простой алгоритм последовательных действий руководителя по управлению производственным процессом и достижению его целей.

Планирование заключается в постановке целей, определении процессов и ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей и удовлетворенности потребителя. Этап планирования должен нести ответы на вопросы «что делать?» и «как делать?». В процессе планирования необходимо не только определить цели и желаемый результат, но и понять какие ресурсы, в том числе и временные, необходимо задействовать для достижения поставленных целей. На этом этапе так же стоит предусмотреть форс-мажоры и все возможные варианты развития ситуации. Этап планирования имеет огромное значение, т.к. это своеобразный фундамент, который создает условия для успешного выполнения задачи.

Выполнение — этап реализации запланированных работ, т.е. разрабатываются потенциальные решения, и проводится их тестирование. С одной стороны всё просто — делайте то, что было запланировано руководством, но на деле они сталкиваются с так называемым «человеческим фактором». К сожалению, исполнители не всегда придерживаются плана, даже если сами его составляли. Реализация планов не всегда бывает эффективной.

Контроль выполнения — сбор информации и контроль результата процесса на основе ключевых показателей эффективности (KPI [2]), получившегося в ходе его выполнения, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Внесение изменений — это действия по непрерывному улучшению системы, которые представляют собой принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, т.е. последующие изменения в процессе планирования и при распределении ресурсов. Корректировка результатов может повторяться многократно до получения удовлетворительных результатов, после чего происходит полное внедрение бизнес-процесса.

С позиции процессного подхода к управлению производственными процессами, оно позволяет решать следующие задачи:

− создание сети бизнес-процессов;

− определение владельцев бизнес-процессов;

− описание бизнес-процессов;

− регламентация бизнес-процессов;

− управление бизнес-процессами на основе цикла PDCA;

− аудит бизнес-процессов.

Типовой проект моделирования и реорганизации бизнес-процессов шахты включает следующие основные этапы:

− подготовительный этап;

− описание и анализ бизнес-процессов «как есть»;

− моделирование процессов «как должно быть»;

− подготовка и внедрение изменений в процессах, построение процессной системы управления шахтой.

Рассмотрим каждую функцию данного цикла. Планирование включает в себя планирование показателей эффективности процесса и показателей продукта. Анализ включает в себя анализ и оценку полученных показателей эффективности процесса и показателей продукта, а также анализ данных по удовлетворенности клиентов. Улучшение процесса происходит за счет изменения регламентирующих документов процесса, изменения инфраструктуры и персонала.

Анализ графических схем процесса может включать в себя:

1) анализ входов и выходов, который состоит из двух частей:

− анализ потребности во входах;

– выходах;

− анализ неиспользуемых выходов.

Для выполнения анализа потребности во входах определяется состав информации, которая необходима для выполнения функций процесса. Имеется ли данная информация во входящих документах. В том случае, если таковой информации нет, Анализ процесса (Check) Планирование процесса (Plan) Выполнение процесса (Do) Улучшение процесса (Act) необходимо определить функцию, для которой этот документ является выходом. Аналогично выполняется анализ по материальным входам, персоналу, инфраструктуре.

Анализ неиспользуемых выходов включает в себя поиск тех выходов процесса, которые не используются в других процессах. Для выявления неиспользуемых документов необходимо отследить цепочку движения документа по предприятию;

2) графический анализ процесса, который позволяет выявить: − отсутствие необходимых функций;

− наличие излишних функций;

− дублирование функций.

Отсутствие необходимых функций выявляется экспертом на основе знаний о том, как должен быть организован процесс, чтобы быть эффективным.

Для выявления излишних функций необходимо задать вопрос: что будет, если исключить данную функцию из процесса? От ненужных функций необходимо отказаться.

Для выявления дублирующих функций необходимо составить список функций, предположительно дублирующих друг друга, а затем проанализировать выходы этих функций на предмет: − информация, которая содержится в выходящих документах;

− потребители каждого документа;

− решения, которые принимаются на основе исходящих документов.

В том случае если в исходящих документах содержится сходная информация, необходимо провести более детальный анализ и исключить дублирующую функцию.

Количественный анализ бизнес-процессов. Важнейшими средствами, которые позволяют найти пути улучшения процессов, являются измерение и анализ показателей процесса. Процесс характеризуют следующие группы показателей: показатели процесса, показатели продукта процесса, показатели удовлетворенности клиентов процесса (потребителей).

Ниже представлен алгоритм разработки системы показателей процесса на основе анализа заинтересованных сторон:

 − определение границ бизнес-процесса;

− определение перечня заинтересованных сторон;

− выявление требований заинтересованных сторон к бизнес-процессу;

− перевод требований заинтересованных сторон в цели бизнес-процесса;

− разработка или определение показателей достижения целей бизнес-процесса.