Советское делопроизводство

События октября 1917 года в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом.

Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными проблемами. Было решено начать с форм документов.

Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других видов документов.

Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.

Впервые вводится понятие «офисная мебель», рекомендуемая для конторских помещений.

В начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», литографским или другим множительным способом, должны заключать в себе:

1) на самом верху бланка, слева, слова: «Российская Федеративная Советская Республика»;

2) непосредственно под этими словами – название ведомства, в ведении которого состоит данное учреждение, допускается сокращать, ограничиваясь лишь начальными буквами, напр.: «К.З.» (Комиссар земледелия), «К.В.Д.» (Комиссариат внутренних дел), «К.П. и Т.» (Комиссариат почт и телеграфов) и так далее;

3) непосредственно ниже названия комиссариатов – полное название учреждения или должностного лица (бывшие министерства именуются не иначе, как «Народными Комиссариатами);

4) непосредственно ниже названия учреждения – административные подразделения частей последнего (отдел, отделение, стол, делопроизводство и т.д.);

5) еще ниже – дата по новому стилю;

6) № исходящей бумаги, и адрес учреждения или должностного лица.

Бланки, воспроизводимые полностью или частью от руки, на пишущей машине и вообще немножительным способом, сведений, означенных выше в пп 1 и 2, содержать не должны.

Таким образом, формы документов стали походить на современные, в них вводился минимальный перечень реквизитов.

В 1920-е годы начался активный поиск оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения. Институтом техники в 1928 году совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», рекомендаций, определивший и регламентировавший организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель – усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.

ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности, которые распространялись только на организационно-распорядительные документы, содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД.

В 1988 году руководство архива СССР утвердило её вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (далее – ЕГСДОУ).

Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

«Единая государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации работы с управленческой документацией в стране. Необходимо отметить, что при дальнейших переизданиях ЕГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из неё изымались и добавлялись отдельные положения.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (далее – ГОСТы).

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (далее – ОРД) были введены в действие в 1972 году:

ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»;

ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец».

В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле.

Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ был переработан в 1983 году.

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 году «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и «Единые нормы времени (выработки) на машинописные pa6oты», разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 году и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 году и установивший сроки хранения документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Несмотря на долгий путь создания, развития и становления делопроизводства в России до настоящего времени отсутствует единый государственный нормативный документ по документационному обеспечению управления, и, значит, задачу государственного регулирования в сфере делопроизводства ещё предстоит решать.