Создание новой таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры.

Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором кнопки Таблица на вкладке Создание.

После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Аccess проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т. е. автоматически создаст структуру таблицы.

Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на области выделения столбца, содержащей его имя.

При сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе кнопки Да в таблицу будет добавлено ключевое поле типа Счетчик. Если введены данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, и их надо сделать ключевыми, то нужно нажать кнопку Нет. В этом случае пользователь должен самостоятельно создать ключ в режиме конструктора.

Только после сохранения таблицы Ассеss создает ее структуру и делает возможным переход в режим конструктора таблиц. Тип данных каждого поля определяется форматом введенных данных. Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных, формат, указать значения по умолчанию, создать маски ввода или определить условие на значение, добавить новые поля, то эти действия можно выполнить в режиме конструктора.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позво­ляет в любой момент изменить структуру таблицы.

Следует заметить, что возможности создания таблицы в режиме заполнения пустой таблицы являются ограниченными и, как правило, требуют доработки таблицы в режиме конструктора. Очевидно и то, что при создании таблицы этим способом пользователь не освобождается от необходимости знать типы данных, допустимые в Ассеss, и форматы их отображения.

Ввод данных в таблицу

Определив структуру, можно приступить ко второму этапу создания таблицы — вводу данных в нее. Ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим из окна базы данных выполняется двойным щелчком по названию таблицы в панели объектов БД (Вертикальная панель слева). Переход в режим таблицы из режима конструктора выполняется нажатием кнопки Режим на панели инструментов.

Очевидно, вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать типам данных, определенным в структуре, а способ их записи — допустимым в текущий момент форматам данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти к другой ячейке Ассеss проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Ассеss пытается преобразовать его в правильный тип данных. Если значение не является допустимым и преобразование невозможно, например, нельзя преобразовать текст в число, появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки, сле­дует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.

Макет таблицы

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, можно зафиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Эти параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.

Настройка макета выполняется в режиме таблицы.

В режиме таблицы предоставляется возможность вводить новые записи в таблицу, заполняя значениями ее поля. Дополнение таблицы новыми записями и редактирование записей разрешено по умолчанию, т. к. по умолчанию пользователь имеет все права доступак объектам базы данных. Просмотреть и изменить права доступа можно по команде Файл/Сведения/Пользователи и разрешения.

Требования корректности вводимых данных

 При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности в схеме данных (см. ниже раздел "Схема данных"), только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. Так, при одномногозначных связях таблиц и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями в ключе столбцов, можно выделить несколько столбцов.

Многие действия, призванные облегчить работу с таблицами, можно осуществить через контекстное меню, вызванное щелчком правой кнопки мыши по заглавию таблицы.

Технология создания таблиц на примере базы данных "Учебный процесс"

Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных на примере проекта базы данных "Учебный процесс".

Для создания файла базы данных выполним команду меню Файл/Создать. В окне Создание выберем вкладку Общие и щелкнем кнопкой мыши на значке База данных. В окне Файл новой базы данных зададим имя файла новой БД —

Уч пр85.accdb. Определим папку, в которой будет размещен этот файл (Уточнить у преподавателя! Например, Документы\03-408 или D:\ACCESS\03-408\).

Создание таблицы

В соответствии с технологией проектирования реляционной БД структура каждой таблицы базы данных "Учебный процесс" должна определяться составом реквизитов соответствующего информационного объекта в ИЛМ.

Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту ГРУППА, представлены ниже в табл. 3.1.