Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством

 

Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством, должны входить в обязанности экономического отдела, однако инициировать начало работы по учету этих затрат, несомненно, должен отдел управления качеством.

Исторически сложилось так, что до сих пор затраты, связанные с качеством, не рассматривались как требующие особого внимания со стороны руководства.

Поэтому данные о них не представлялись в той форме, которая определена моделью PAF.[6] Может оказаться, что представлять данные о затратах по качеству в подобной форме (используя традиционные методы сбора, обобщения и представления информации) будет сложно. Более того, до тех пор пока в организации не начнет работать эффективная система менеджмента качества, невозможно установить порядок сбора информации о затратах, связанных с качеством.

Поэтому часто именно отдел управления качеством предпринимает первые шаги по сбору и оценке затрат, связанных с качеством.

Первоначальная попытка оценки затрат позволит получить только приблизительные данные (их следует рассматривать лишь как первый опыт).

 

Содержание и цели первых шагов отдела управления качеством по предварительному анализу затрат, связанных с качеством.

 

Отдел управления качеством осуществляет работы по предварительному анализу затрат, связанных с качеством, для того чтобы достичь следующих целей:

а) привлечь к расчетам экономический отдел, с тем чтобы:

ü ознакомить его сотрудников с содержанием работ по учету затрат, связанных с качеством;

ü определить, где возникают трудности с представлением данных в необходимой форме;

ü получить уверенность в том, что необходимость учета затрат, связанных с качеством, будет поддержана сотрудниками экономического отдела;

ü подготовить сотрудников экономического отдела к последующему сбору данных на постоянной основе;

б) получить данные, которые были бы достоверными в известных пределах:

ü не привлекая дополнительных ресурсов для точных расчетов, в которых нет особой необходимости;

ü нацеливаясь на выявление основных статей затрат;

в) представлять результаты анализа высшему руководству, для того чтобы:

ü дать количественное представление о затратах, связанных с качеством, и потенциально возможной экономии;

ü предложить инструмент для сравнения продукции с продукцией, подразделения с подразделением, подряжаемой компании с ее конкурентами;

ü сформировать основу для выработки дальнейших целей менеджмента и оценки степени их достижения;

ü поощрить инициативу по сбору данных о затратах, связанных с качеством, на постоянной основе;

ü предложить мероприятия по управлению и ограничению расходов, связанных с качеством.

 

Источники данных о затратах, связанных с качеством.

 

Источниками данных о затратах, связанных с качеством, могут служить:

ü ведомости по зарплате;

ü отчеты о производственных расходах;

ü отчеты о браке;

ü разрешения на отклонения и отчеты о переработке и устранении дефектов;

ü отчеты о командировках;

ü данные о стоимости продукции;

ü отчеты о расходах на ремонт, замену и гарантийное обслуживание;

ü протоколы (записи) контроля и испытаний;

ü протоколы (записи) анализа материалов;

ü бюджеты подразделений и т. п.

 

Основные сложности, возникающие при оценке затрат, снизанных с качеством.

 

При оценке затрат, связанных с качеством, может возникать много вопросов, например:

ü относятся ли расходы на поверку измерительного оборудования к затратам на предупреждение или являются частью затрат на оценку? Ответ зависит от того, где используется это оборудование. Если в ОТК — то это затраты на оценку, если в производственном цехе при самоконтроле — то это затраты на предупреждение;

ü часть персонала может работать, занимаясь одновременно:

ü написанием методик по качеству (предупреждение);

ü калибровкой и настройкой контрольного оборудования (оценка);

ü работой с браком, обнаруженным при контроле внутри организации (отказы внутренние);

ü работой с браком по жалобам потребителей (отказы внешние). Распределение затрат времени персоналом можно выяснить, например, интервьюированием (опросом) или путем проведения так называемого фотографирования рабочего времени;

ü затраты, связанные с необоснованными возвратами продукции, следует игнорировать.