Тема 5. Взаимосвязь между закупками и поставками

1.Алгоритм выбора оптимального поставщика.

2.Планирование и организация переговоров. Установление стратегических партнерских отношений.

3.Заключение договора поставки, его структура.

4.Размещение и отсылка заказа.

5.Рационализация базы поставщиков.

 

1.Алгоритм выбора оптимального поставщика.

 

В условиях рыночной экономики, можно выделить следующие этапы выбора поставщика:

1. Анализ рынка действующих поставщиков.

2. Подготовка запросов по расценкам и рассылка запросов.

3. Получение предложений с расценками.

4. Предварительная оценка предложений и удаление из списка тех фирм, с которыми могут возникнуть проблемы.

5. Техническая оценка для определения соответствия товаров спецификациям.

6. Коммерческая оценка и сравнение расходов и других условий.

7. Подготовка к встрече с потенциальными поставщиками для обсуждения возможных условий сделки.

8. Обсуждение условий сделки.

9. Выбор поставщика. Это, как правило, та фирма, которая в наибольшей степени отвечает предъявляемым требованиям.

10. Встреча с поставщиком для обсуждения деталей.

11. Размещение заказа на поставку продукции.

Алгоритм выбора поставщика можно представить в виде блок-схемы (рис.5).

После получения ответа на вопросы «Что закупить?», «Сколько?» необходимо определить у кого закупить запланированный объем товаров.

Рис.5. Алгоритм выбора поставщика товаров

Для успешного решения этой задачи необходимо систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и потенциальных поставщиков запланированных товаров к закупке. Для выбора поставщиков следует знать свой регион и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Важная роль в поиске поставщиков отводится изысканию дополнительных источников закупки товаров, произведенных из местного сырья, товаров кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на группы по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.).

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщики-производители и поставщики-посредники. Поставщики-посредники закупают продукцию у производителей и реализуют ее оптовым покупателям, розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам и т.д..

К поставщикам-посредникам, относятся независимые коммерческие оптовые предприятия федерального, регионального уровня различной специализации, зависимые от производителя торговые посредники-дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры, а также организаторы оптового оборота. К организаторам оптового товарооборота относятся товарно-сырьевые биржи, аукционы, тендерные торги, выставки, ярмарки, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.

Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и сбытовой деятельности клиентов. Однако они не являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы:

Для поиска потенциальных поставщиков применяют следующие методы:

1. Изучение рекламных материалов:

– фирменных каталогов;

– справочников;

– объявлений в средствах массовой информации (газетах, журналах) и т. п.

2. Посещение выставок и ярмарок.

3. Переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

4. Объявление тендерных торгов с приглашением к участию производителей, которые принимают и выполняют условия торгов:

– с помощью брокеров на товарно-сырьевой бирже;

– с помощью выездных торговых агентов, осуществляющих закупку товаров в областях, регионах;

– с помощью торгово-промышленной палаты;

– через систему Интернет; с помощью информации на упаковке интересующего товара;

– через рекламное сообщение о желании купить товар в специализированных журналах, справочниках, каталогах.

5. Приобретение базы данных о поставщиках.

Для рационализации процесса снабжения активно используют инструмент База данных поставщиков (далее БД). Фирма может выбрать один из нескольких вариантов формирования БД:

а. Использование собственной БД.

б. Составление БД по каталогам или рекламным сообщениям из периодической печати, сети Интернет и т. д.

в. Приобретение БД у специализированных фирм, торгующих базами данных.

г. Приобретение БД у других фирм.

д. Обмен БД с другими организациями (например, партнерами по бизнесу)

Распространенным способом подготовки прямой сделки является размещение заказа у производителя интересующих покупателя товаров.

Заказ – это документ, с помощью которого покупатель вступает с производителем в сделку, предлагающую поставку товаров в соответствии с условиями, изложенными в этом заказе.

Практикуется выдача заказов постоянным поставщикам в рамках ранее заключенных договоров. Поэтому в заказе часто указывается срок поставки, а в случае необходимости ряд дополнительных условий, характерных для данного заказа.

В результате использования различных источников формируется список потенциальных поставщиков, который должен постоянно обновляться.

Имея перечень потенциальных поставщиков, необходимо оценить их предложения. Такой анализ позволит сделать выбор поставщика оптимальным. Анализ потенциальных поставщиков предполагает следующие действия:

Перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. К основным критериям относятся цена и качество поставляемой продукции, а также надежность поставок. Под надежностью поставок понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции. Эти три критерия являются основными.

Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности удовлетворять определенным требованиям покупателя. Сюда относятся производственные мощности, используемое производственное оборудование, складская система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки в больших количествах, уровень организации и контроля  поставок и т.п.

Возможный перечень вспомогательных критериев следующий:

1. удаленность поставщика от потребителя;

2. сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3. наличие резервных мощностей;

4. организация управления качеством у поставщика;

5. психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

6. способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемых сложно-технических товаров;

7. финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

8. предлагаемые бренды и их имидж на соответствие товарной стратегии предприятия;

9. предоставление поддержки в продвижении товара поставщика (совместная реклама, предоставление фирменного оборудования, использование мерчандайзеров).

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Процедура выбора оптимального поставщика включает следующие этапы:

			Анализ потенциальных поставщиков по критериямотбора

 

Рис.2.2.1.

Рис. 6. Процедура выбора оптимальных поставщиков

На выбор оптимального поставщика оказывает влияние результат работы по уже заключенным договорам. Для этого может быть использован матричный метод, в основе которого – разработка специальной шкалы оценок, позволяющей рассчитать рейтинг действующих поставщиков. При расчете рейтинга оптимального поставщика используют матрицу выбора решений. Вначале выбирают критерий оценки поставщика, и специалисты отдела закупки экспертным путем определяют его значимость. Затем определяют значимость остальных критериев. Использование матрицы решений предполагает определенную последовательность действий:

1. Составление списка критериев, например цены, надежности поставки, качества продукции, условий платежа, возможности внеплановых поставок, финансового состояния поставщика и т. д.

2. Оценка каждого критерия и присвоение им удельного веса, исходя из того, что сумма всех удельных весов равна единице. Более важному критерию присваивается более высокий удельный вес. Например, цена товара считается наиболее важным критерием и ему присваивается значение, равное 0,6.

3. Присвоение баллов каждому поставщику (с учетом качества выполнения им договорных обязательств по каждому критерию) по десятибалльной системе. Чем лучше поставщик справляется с условиями поставки, тем выше балл. Например, поставщик А заслуживает 10 баллов.

4. Подсчет общего количества баллов для каждого поставщика: для этого весовой показатель каждого критерия умножают на балльную оценку важности этого критерия для каждого поставщика. Итоговое значение рейтинга рассчитывают, сложив произведения значимости критерия на его оценку для данного поставщика.

5. Рассчитав рейтинг, определяют наилучшего поставщика: чем выше рейтинг, тем выше место поставщика. В дальнейшем с ним пролонгируют договор поставки. Матрицу выбора решения представляют в табличной форме.

Таблица 5.Матрица выбора решения

Критерий выбора поставщика	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по 10-балльной шкале по действующим поставщикам				Произведение удельного веса критерия на оценку
		А	В	С	D	А	В	С	D
1. Цена товара
2. Надежность поставки
3. Качество товара
4. Условия платежа
5.Возможность внеплановых поставок

 

2.Планирование и организация переговоров. Установление стратегических партнерских отношений.

Установлению договорных отношений предшествует преддоговорный период, в течение которого ведут предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовывают ее основные условия. Эти переговоры ведут с помощью переписки, личных встреч, различных средств связи.

До начала переговоров следует осуществить следующие мероприятия:

1. Собрать информацию о психологических особенностях лиц, с которыми будут вести переговоры.

2. В ненавязчивой, но эффективной форме донести до партнера выгодную информацию о своей фирме. Как правило, это можно сделать, используя буклеты, пресс-релизы, каталоги.

3. Ознакомиться с рыночными ценами на интересующие виды товаров и определить базу договорных цен.

4. Собрать необходимые справочные материалы – о курсе валют, транспортных тарифах, ставках таможенных пошлин и т. д.

 5. Составить проект договора.

6. При необходимости проконсультироваться со специалистами по вопросам качества или юридическим вопросам.

Должностной уровень работников, ведущих переговоры, зависит от целей переговоров и уровня представителей партнеров.

 Если в ходе переговоров предусмотрено обсуждение текущих вопросов, связанных с исполнением договорных обязательств, переговоры обычно возглавляют (ведут) специалисты. Если предусмотрено подписание договора или обсуждение перспектив сотрудничества, то переговоры ведут первые лица. Если содержание обсуждаемых вопросов не требует личного участия в переговорах руководителя, допускается его приход на короткий срок с протокольными целями (приветствие, пожелание успехов в переговорном процессе и т. д.). Однако если руководитель присутствует на переговорах сначала, покидать место переговоров до их окончания не принято без информирования партнера и его согласия. Иначе это может быть расценено как акт неуважения.

Также недопустимо вести на переговорах магнитофонную запись или стенограмму, что является свидетельством недоверия к партнеру. Можно поручить одному из участников переговоров делать письменные записи о достигнутых на переговорах договоренностях, которые подписывают обе стороны и подшивают к основному тексту договора.

 На деловых переговорах недопустимо нерегулируемое, спонтанное обсуждение вопросов, что является свидетельством слабой коммерческой подготовки. Целесообразно перед началом переговоров обсудить протокол, определяющий порядок проведения деловых встреч. Договариваться о встрече принято не ранее чем за 2–3 дня, при этом уточняют вопросы, выносимые на обсуждение и продолжительность встречи.

Эффективность деловых переговоров во многом определяется знанием деловой этики и этикета. Этика – одна из древнейших теоретических дисциплин, объектом которой является мораль. В современных условиях этика – прежде всего отрасль знания, особая наука, позволяющая рассматривать и оценивать человеческие отношения, поведение людей с точки зрения их соответствия общепринятым нормам. Под этикой понимают и практическую реализацию этих норм, определяя поведение людей как этическое либо как не этическое. Поэтому различают профессиональную этику и, в частности, деловую этику.

Деловая этика – это нормы поведения предпринимателя, требования, предъявляемые обществом к стилю предпринимательской работы, характеру общения с людьми, социальному облику.

Деловая этика – это адаптированные к практическим нуждам бизнесмена сведения об основных этических понятиях, о моральных требованиях к стилю работы и облику делового человека.

Деловая этика – это этика ведения переговоров с партнерами, этика ведения документации, использование этических методов конкуренции. Также различают деловой этикет, который формируется под влиянием традиций и определенных сложившихся исторических условий конкретной страны.

 Бизнес-этикет, или социальный этикет, – это искусство говорить о незнакомом так, чтобы информация была понятна большинству людей.

Как и в любой деятельности, при проведении переговоров можно выделить стратегию и тактику. Стратегия – это основа, на которой держится вся деятельность, это базовые принципы, о которых следует всегда помнить. Стратегия определяет ответы на вопросы «почему» и «зачем» стороны ступают в переговоры. Вопрос «почему предполагает причину, а вопрос «зачем» - цель переговоров. Из двух договаривающихся сторон преимущества имеет та, у которой цели более четко и реально определены.

Конкретность цели предполагает, что есть понимание чем должны закончиться переговоры: предоставлением отсрочки платежа, скидки, подписанием договора на нужных условиях.

Цель должна быть в соответствие с реальностью: если планка требований слишком завышена, то результат переговоров может быть отрицательным.

Также важно знать не только свои причины и цели, идя на переговорный процесс, но и причины и цели партнера по сделке.

Стратегически переговоры полезно рассматривать как игру. В науке под термином «игра» понимают взаимодействие между сторонами, которое подчиняется каким – то правилам и нацелено на получение выигрыша.

Все игры делятся на «игры с нулевой суммой» и «игры с ненулевой суммой». В «игре с нулевой суммой» один игрок получает выигрыш за счет другого игрока, а в «игре с ненулевой суммой» выигрыш может быть получен всеми игроками за счет сотрудничества.

При «игре с нулевой суммой» можно попасть в сложную ситуацию. Пытаясь переиграть партнера, отобрать у него то, что нужно вам, вы стремитесь оставить его в проигрыше. Партнер будет этому всячески сопротивляться. Такого рода переговоры часто скатываются к шантажу, угрозам, демонстрации силы, напоминают войну и крайне редко бывают оправданными.

Гораздо более конструктивны переговоры, проводимые как «игра с ненулевой суммой». Такая игра подразумевает сотрудничество, которое принесет пользу обеим сторонам. Исходя из этого, формулируются цели и строятся планы, в основе которых обоюдная выгода.

Таким образом, построение стратегии переговоров включает следующие действия:

1. выяснение причин, побуждающих вступить в переговоры;

2. формулировка реальных, достижимых целей;

3. выяснение целей партнера;

4. рассмотрение обоюдных выгод в процессе «игры с ненулевой суммой»;

5. установление обратной связи.

После разработки стратегии переговоров планируется их тактика.

Целесообразно выделить пять тактических этапов переговоров

1. привлечение внимания,

2. возбуждение интереса,

3. формирование убеждения,

4. поощрение желания,

5. призыв к действию.

Реализации тактики осуществляется с помощью следующих принципов:

1.    Привлечь внимание собеседника.

Для достижения этой цели используют визитные карточки, деловой комплимент, деловой презент (календари, ручки и т.д. с фирменным логотипом предприятия).

1. Пробудить заинтересованность в переговорном процессе.

С этой целью используют методы, основанные на любопытстве, новостях, преимуществах сотрудничества и т. д.

3.    Детально обосновать разумность согласия с предложенными идеями и предложениями, приносящими выгоду предприятию. Для этого используется убедительная аргументация.

4.    Выявить интересы и устранить сомнения партнера.

В основе принципа – нейтрализация и опровержение замечаний с помощью выяснения и разграничения желаний.

5.    Преобразовать интересы партнера в окончательное решение.

Наряду с этими пятью принципами целесообразно руководствоваться следующими рекомендациями по ведению переговоров:

1).   Заранее написать план переговоров и сформулировать наиболее важные положения.

2).   Использовать положения психологии о периодическом воздействии на партнера:

· неблагоприятные факты чередовать с положительными;

· в начале и конце переговоров использовать только положительные факты;

3).   Постоянно помнить о движущих мотивах партнера, а именно:

· об ожиданиях;

· о преимуществах, которых он добивается посредством этих переговоров;

· о позиции;

· о его желании самоутвердиться;

· о чувстве справедливости;

· о его самолюбии.

4).   Избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет».

5).   Повторять в ходе переговоров основные мысли партнера, следить за своими высказываниями.

6).   Избегать отклонений от предмета переговоров и использования превосходной степени сравнения.

7).   Внимательно выслушивать собеседника до конца, поощрять говорить о себе.

8).   Избегать недоразумений и неверных толкований. Изложение мыслей должно быть ясным, понятным, систематизированным и наглядным. При любой неясности необходимо уточнить смысл высказывания.

9).   Необходимо уважительно относиться к партнеру, быть внимательным и предупредительным к собеседнику.

10). Всегда быть вежливым, дипломатичным и тактичным. Вежливость должна быть в меру, без лести и подобострастия. Дипломатичность предполагает осторожность, сообразительность и учтивость.

1).   Уклоняться от спора, сохранять хладнокровие, когда возникают спорные моменты.

2).   Никогда не говорить прямо, что партнер неправ. Если неправы вы, необходимо признать свои ошибки быстро и решительно.

13). Попытаться в ходе переговоров для достижения поставленной цели найти приемлемые компромиссы.

В ходе переговоров следует пытаться расположить к себе партнера. Способность располагать к себе людей, завоевывать симпатию называется способностью формировать аттракцию.

Приемы, с помощью которых можно сформировать аттракцию, следующие:

ü искренний интерес к собеседнику;

ü внушение партнеру сознание его значимости;

ü разговор о том, что волнует партнера, о его проблемах;

ü контроль за мимикой лица, там, где уместно, чаще улыбайтесь;

ü помните, что на любом языке имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук.

После завершения переговоров необходимо провести их анализ, пытаясь ответить на следующие вопросы:

· что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

· какие возникали трудности, как они преодолевались, что было не учтено при подготовке к переговорам, почему;

· какие возникли неожиданности в ходе переговоров;

· каково было поведение партнера на переговорах;

· какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать в следующих переговорах.

Деловые переговоры заканчиваются рассмотрением, уточнением разделов договора и его подписанием. Рассмотрим процедуру оформления и заключения коммерческого договора.

3.Заключение договора поставки, его структура.

В условиях рыночных отношений резко повышается роль договоров. Договор является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров и продукции материально-технического назначения.

Гражданский кодекс определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

По договору купли - продажи продавец обязуется передать вещь (товар) в собственность покупателя, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную сумму денег.

Договор купли-продажи бывает следующих видов:

· договор розничной купли-продажи;

· договор поставки;

· договор поставки государственных нужд;

· договор контрактации;

· договор энергоснабжения;

· договор продажи недвижимости;

· договор продажи предприятий.

В этом разделе рассматриваются вопросы, связанные с договором поставки.

Общий порядок заключения договоров предполагает направление продавцом оферты (письменного предложения заключить договор) заинтересованной стороне (покупателю).

Оферта должна:

1. быть адресована одному или нескольким конкретным лицам;

2. быть достаточно определенной;

3. выражать намерение лица, сделавшего предложение, заключить договор с адресатом;

4. содержать существенные условия договора.

Продавец может направить публичную оферту – предложение, содержащее все существенные условия договора, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется. Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, рассматриваются как приглашение делать оферты.

Покупатель, получив оферту, отсылает продавцу акцепт (ответ о принятии оферты). Молчание не является акцептом. Акцептом считается совершение лицом, получившим оферту, в установленный для ее акцепта срок действия по выполнению указанных в ней условий договора. Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями, существенно изменяющими предложение, он посылает продавцу контроферту с указанием своих условий и срока для ответа. Условиями, существенно меняющими предложение, являются цена, количество, качество, срок поставки, порядок разрешения споров.

По договору поставки лицо-поставщик обязуется передать в определенные сроки или срок лицу-покупателю в собственность определенную продукцию (товар); лицо-покупатель обязуется принять продукцию и оплатить ее по установленным между поставщиком и покупателем ценам.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиями договора и он должным образом подписан сторонами, юридические адреса которых в нем указаны. Договор может быть подписан только лицами, имеющим права подписи документов. Количество экземпляров договора должно соответствовать числу участников договора. Если продавец и покупатель находятся в разных местах, возможно подписание всех экземпляров договора одной стороной и пересылка их на подпись другой стороне, которая возвращает после подписи первой стороне ее экземпляр.

Договор может быть заключен в любой форме (письменной или устной), предусмотренной для совершения сделок.

Договоры могут заключаться на любой период, различают краткосрочные, сезонные договоры, а также на разовые поставки (единовременная закупка партии товаров). Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров в форме спецификации, прилагаемой к договору.

Заключение договоров на поставку товаров, помимо непосредственного обращения одной стороны к другой с офертой, может осуществляться на товарных или товарно-сырьевых биржах, оптовых ярмарках.

Распространенной формой заключения договора является порядок, когда сторона по договору (поставщик или покупатель) направляет другой стороне проект договора в двух экземплярах с приложенной к нему спецификацией, т.е. ассортиментным перечнем на поставку товаров.

При несогласии с какими – либо условиями предложения составляется протокол разногласий. В протоколе разногласий указывают формулировки договорных условий стороны, представившей договор, и стороны, не согласной с этими условиями.

Сторона, получившая протокол разногласий, обязана в установленный срок рассмотреть его, включить в договор все принятые предложения, а спорные вопросы передать в тот же срок на разрешение в арбитраж, а в случаях, предусмотренных законодательством, – в суд.

Изменение, расторжение или продление срока действия договора оформляется дополнительным соглашением, подписываемым сторонами, либо путем обмена письмами и т.д.

Сторона, получившая предложение об изменении или о расторжении договора либо о продлении срока договора, обязана дать ответ другой стороне в установленные сроки.

Сторонам, заключающим договор поставки, необходимо знать, что любой договор должен состоять из четырех частей:

1.    Преамбула или вводная часть.

2.    Предмет договора. Права и обязанности сторон.

3.    Дополнительные условия договора.

4.    Прочие условия договора.

1. Преамбула (вводная часть) договора должна содержать следующие основные положения:

·наименование и регистрационный номер договора,

·дата и место подписание договора,

·полное фирменное наименование контрагентов, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации,

·название сторон по договору,

·подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества лиц, подписывающих договор, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.

Точное название договора поясняет о каких правоотношениях идет речь.

Дата заключения договора означает момент вступления в договорные отношения.

Место подписания договора может определять право какой стороны применяется при рассмотрении споров.

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон.

Данная часть содержит следующие условия договора:

·обязанности и права первой стороны по договору,

·обязанности и права второй стороны по договору,

·срок выполнения своих обязательств сторонами,

·место исполнения обязательств каждой из сторон,

·способ исполнения обязательств каждой из сторон (порядок действий, последовательность и сроки).

3. Дополнительные условия договора

Настоящий раздел любого договора включает в себя условия, наличие которых существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их исполнения:

1)    срок действия договора,

2)    ответственность сторон,

3)    способы обеспечения обязательств,

4)    основания долгосрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора,

5)    условия о конфиденциальности информации по договору,

6)    порядок разрешения споров между сторонами по договору.

1). Срок действия договора необходимо указать даже тогда, когда указаны сроки выполнения обязательств сторонами. Это обусловлено тем, что необходимо знать когда договор прекращается и можно предъявить соответствующие требования и претензии к контрагенту за отказ от его исполнения.

2). Условие об ответственности сторон обеспечивает исполнение обязательств на случай нарушения одной из них условий договора. Обычно оно содержит определение различного рода санкций в виде неустойки (пени, штрафе), уплачиваемых одной стороной, не выполнившей своих обязательств в отношении одного из согласованных условий.

При составлении договора может быть предложен следующий подход - против каждой обязанности контрагента предусматривается соответствующая ответственность в виде штрафной неустойки.

3). Для успешной коммерческой операции важно определить способы обеспечения обязательств, которые представляют собой дополнительные меры имущественного воздействия на виновную сторону.

Российское законодательство знает четыре основных способа обеспечения обязательств: неустойка, залог, поручительство (гарантия), задаток.

4). Как показывает арбитражная практика, споры предприятий по вопросам одностороннего расторжения довольно распространены. В этом случае в условиях договора можно предусмотреть, что в случае одностороннего расторжения договора все авансовые платежи должны быть возвращены в течение определенного периода.

5). В соответствующем пункте договора следует определить какие условия договора являются конфиденциальными и не подлежат разглашению сторонами.

6). Как правило, все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном порядке, независимо от того, предусмотрено данное условие в договоре или нет. В пункте договора о порядке разрешения споров должно быть отражено срок обращения в арбитраж, место проведения арбитража, арбитражные оговорки.

4. Прочие условия договора.

В этом разделе в первом пункте возможна следующая формулировка: «В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством».

Во втором пункте указываются условия о согласовании связи между сторонами, а именно:

а) лица полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей;

б) способы связи. Это может быть телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием их номеров и иных данных.

В третьем пункте «Преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора» содержится положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписании настоящего договора все предварительные договоренности теряют силу.

В пункте «Реквизиты сторон» указываются:

а) почтовые реквизиты;

б) местонахождение (адрес предприятия);

в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО, данные расчетно-кассового центра, корреспондентский счет банка,

г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок и т. д.).

Пункт «Количество экземпляров» обычно содержит следующую формулировку:

«Настоящий договор составлен в… подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон».

В конце каждый договор должен быть подписан лицами, представляющими стороны в договоре.

Правильное для сторон согласование в договоре указанных выше условий является важной коммерческой задачей, требующей знания конкретной практики и организации поставок товаров, способов устранения для сторон невыгодных организационных, финансовых и прочих условий, особенностей поставок отдельных видов товаров, гражданско-правовых норм хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями.

4.Размещение и отсылка заказа.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа, которое предусматривает заполнение формы заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупателем и продавцом.

Все организации разрабатывают собственные формы заказа. Важным требованием к любой из них является наличие серийного номера, даты заполнения, адреса и названия поставщика, описания заказанных товаров, требуемой даты поставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие закупки осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, предоставленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован, покупателя или продавца, зависит от статуса обеих сторон, характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа.

Заказ на покупку – это часть юридического контракта, который заключается между потребителями и поставщиками. Но пока он не принят к исполнению поставщиком, т. е. не получена форма «подтверждение», посланная поставщиком в отдел закупок предприятия-заказчика, заказ на покупку не является контрактом.

Документальное оформление заказа. Приемка продукции (товаров)

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих служб целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

1. Название документа. 

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.

2. Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7. Описание товаров.

8. Адрес поставки.

В случае, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

9. Цену.

10. Расчетный счет.

В реализации плана закупок важным моментом является приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

1. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и затрат необходимо, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы. Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к дополнительным расходам по возврату бракованных и недоброкачественных товаров. Возможные методы приемки товаров приведены в таблице 5.

Таблица 6. Методы приемки товаров

Методы приемки партий	Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль 1.приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, 2.непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, 3.приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии, 4.приемочный выборочный контроль по качественным признакам, 5.ревизионный выборочный контроль	А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение качества показателей продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

 

Как правило, все фирмы стремятся установить с поставщиками, чья продукция соответствует необходимому уровню качества, и которые предоставляют наиболее выгодные условия оплаты и обслуживания, долговременные отношения взаимовыгодного партнерства. Установление стратегических партнерских отношений позволяет сократить трансакционные издержки (ТАИ) – издержки, сопровождающие процесс осуществления сделки. ТАИ – это затраты на информацию и проверку надежности поставщика, на переписку, банкеты, подарки, юридическую подготовку сделки, оплата неустоек, затраты на решение дел в суде и т. д. Все предприятия, осуществляющие закупки на рынке, можно отнести к той или иной модели поведения. Знания этих моделей позволяют поставщику установить долговременные партнерские отношения. Модель Минимальная цена является простейшей моделью поведения фирмы при закупке. Так как фирмы стремятся к максимизации прибыли, они вынуждены приобретать средства производства (земля, труд, капитал, сырье и т. д.) по минимальной из возможных цен и добиваться наиболее эффективных методов их эксплуатации. Предполагается также, что организация, осуществляющая закупки, владеет полной информацией обо всех поставщиках, работающих на данном рынке. Чтобы заключить сделку, поставщику нужно использовать критерий самой низкой цены.

 Модель Наименьшая общая цена является детальной проработкой первой модели, только с учетом общих затрат, к которым может привести закупка. То есть учитываются все затраты по ведению переговоров и заключению сделки (ТАИ).

 Модель Взаимные закупки ориентирована на решение определенных задач. Взаимность в данном случае подразумевает практику закупки у поставщиков при условии, что они, в свою очередь, закупят продукцию данной фирмы, т. е. бартер. В России, как и в мире в целом, бартерные операции распространены и очень популярны.

 Модель Ограниченный выбор концентрируется на том факте, что большинство решений относительно выбора поставщика включает в себя выбор из ограниченного ряда потенциальных поставщиков, которые находятся в поле зрения фирмы-покупателя.

  Модель преданности предполагает, что сила инерции – это основная детерминанта поведения при закупке, и отличается тенденцией отдавать предпочтение предыдущим поставщикам. Конечно, эта модель актуальна, если с поставщиками легко поддерживать и сохранять отношения и фирма-покупатель удовлетворена этими отношениями. Существует несколько причин такого поведения, включая затраты, связанные с поиском новых поставщиков и установлением новых связей, предпочтением фирмой постоянных источников продукции (сырья, материалов и т. д.), небольшой риск или отсутствие риска при сделках с уже известными поставщиками, а также уже установленные личные взаимоотношения покупатель–продавец. Новых поставщиков рассматривают только тогда, когда в ситуации закупки возникают совершенно новые для фирмы элементы и усилия потенциальных поставщиков преуспевают в убеждении покупателей.

5.Рационализация базы поставщиков.

База поставщиков - это количество, характеристика, адреса постав­щиков, которые снабжают предприятие сырьем и материалами. Они могут быть организованы по группам товаров или поставщиков либо содержать информацию обо всех поставщиках, с которыми работает предприятие. На тип базы поставщиков влияют факторы: основные направления бизнеса предприятия; решения дилеммы «производить или покупать»; использование аутсорсин­га и привлечение субподрядчиков; решения, принимаемые единолично, коллективно или на основе парт­нерства; система уровней поставщиков; международные или глобальные источники; встречная торговля, внутренняя корпоративная торговля, взаимная торговля; риски поставок и т.п.

Оптимизация или рационализация базы поставщиков заключается в определении числа поставщиков. Потребность в ней определяется необходимостью: контроля ценообразования и процесса закупок; исключить из базы поставщиков, не способных вы­полнить требования покупателей, или тех, доля поставок которых со­ставляет ничтожную часть. Целью оптимизации является потребность уравновесить возможности службы закупок предприятия, с одной стороны, с минимальным количеством надежных поставщиков, предоставляющих товары и услуги высокого качества, на основе конкурентоспособной цены - с другой.

Преимуществами рационализации базы данных поставщиков явля­ются: экономия административных расходов; осуществление около 80% поставок поставщиками, выбранными в соответствии с требованиями покупателя; развитие долгосрочных партнерств и ассоциаций поставщиков; совершенствование стандартизации; исключение или уменьшение количества случайных закупок; уменьшение совокупных производственных издержек.

Возможные рискисокращения базы поставщиков: гиперзависимость от единственного поставщика; риск срыва поставок из-за забастовок, поломки оборудования, сти­хийных бедствий и т.п.; потеря доверия к поставщикам; сложность поиска новых или более конкурентоспособных поставщиков.