Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Фудзияма» отсутствует служба делопроизводства, поэтому никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[40] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[41]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
· Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
· Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
· Организация контроля исполнения документов.
· Поисковая система по документам.
· Составление номенклатуры дел.
· Формирование и оформление дел.
· Экспертиза ценности документов.
· Передача дел в архив[42].
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации[43]. Подразделения ООО «Фудзияма» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура и должностные инструкции на некоторых сотрудников организации.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Фудзияма» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:
Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота организации. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.
Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел организации.
Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. А при переходе организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.
Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив.
Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение на основе принятых критериев.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
- Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
- Основные задачи экспертной комиссии.
- Основные функции.
- Права экспертной комиссии.
- Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.
В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение[44].
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.
Опись дел составляется в двух экземплярах:
- 1 экземпляр передается вместе с делами в архив;
- 2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии.
Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел, подлежащих хранению в архиве;
- составление и оформление описей дел;
- передача дел в архив организации.