Понятие и этапы проведения структурно-функционального анализа

 

Во многих областях знания объект исследования представляют в виде системы, а последующее его изучение проводят на основе базовых принципов системного подхода. Существуют биологические, технические, информационные и другие системы. Однако ни в одной области системный подход не получил столь широкого распространения и не использовался с таким эффектом, как в теории организаций.

"Системный подход - направление в методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит понимание объектов как систем. Специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину.

Система - это совокупность элементов, взаимосвязанных между собой таким образом, что возникает определенная целостность, единство. Среди наиболее общих свойств систем, которые присущи также системам типа личности и коллектива:

Целостность - свойства целого (всей системы) принципиально не могут быть сведены к сумме свойств ее элементов; у системы есть собственные свойства, которых нет ни у одного из ее элементов; поведение и свойства элемента системы зависят от его места и функций в системе.

Структурность - поведение системы обусловлено не столько свойствами ее элементов, сколько свойствами ее структуры, тем, как элементы расположены и взаимодействуют в системе.

Взаимозависимость системы и среды - система вычленяется из среды, формируется и проявляет свои свойства во взаимодействии со средой.

Автономность - система существует и развивается согласно не только общим, но и ее собственным, только ей присущим законам; уникальность присуща и системам, и их онтогенезу, т. е индивидуальному развитию.

Адаптивность - система может приспосабливаться к изменениям внешней среды. К примеру, когда в управлении персоналом игнорируется уникальность каждого работника, это означает, что руководство рассчитывает на свойство адаптивности человека. Обычно человек адаптируется к работе, которая не очень ему нравится, но в этом случае результаты значительно ниже, чем во время выполнения любимой работы.

Иерархичность - взаимодействие элементов системы может быть представлено в виде иерархии связей; характер и особенности связей элементов системы имеют не менее важное системообразующее значение, чем сами элементы. Каждый компонент системы, в свою очередь, может быть представлен как иерархическая система, а сама система - как компонент более крупной системы. Выделение системы из окружающей среды определяется задачами исследования и точкой зрения исследователя.

Уникальность - неповторимость некоторых свойств, качеств, элементов, наблюдаемая в каждой большой и сложной системе.

Множественность описаний - в силу принципиальной сложности каждой системы ее познание требует всестороннего рассмотрения, построения различных моделей".

Впоследствии к середине ХХ века структурный и функциональный анализы были переосмыслены в рамках "объединяющего" их системного подхода как два различных аспекта системного анализа, т.е. исследования систем как целостных единств, и две взаимодополняющие и взаимопроникающие друг в друга стратегии их исследования.

На сегодняшний день структурно-функциональный анализ - один из важнейших исследовательских подходов к изучению социальных явлений. Наибольшее теоретическое и практическое значение данный подход получил именно в теории организаций. Основателем концепции функционализма считают Э. Дюркгейма, который первым сформулировал проблему, связанную с функциональным разделением труда в организации, и проблему взаимосвязанности функций отдельных системных единиц. В дальнейшем проблемы функционализма разрабатывались антропологами Б. Малиновским и А. Редклифф-Брауном, которые рассматривали социальный объект (в частности, общество) как адаптивную систему, в которой все части служат удовлетворению потребностям системы как целого, обеспечивая ее существование во внешней среде.

Отправной точкой структурно-функционального анализа является понятие функции каждой системной единицы по отношению к системе как целому. Здесь не имеется в виду математическое понимание функции, скорее "функция" ближе к биологическим наукам, где она означает "жизненный или органический процесс, рассматриваемый с точки зрения того, какой вклад она вносит в сохранение организма".

Мертон различает пять значений термина "функция". В первом значении, не относимом к функциональному анализу в социологии, функция-1 выступает как общественное поручение, возложенное на конкретного исполнителя. Функция-2 - это специализированный род занятий, составляющий для индивида постоянный источник деятельности (в более узком смысле - конкретная должность, связанная с определенным социальным статусом и определенными сферами ролевой активности). Для анализа это слишком широкое понятие. Функция-3 - математическая, когда (согласно наиболее распространенному и традиционному определению) переменная есть функция другой переменной или множества переменных, если ее значение однозначно определено значением (-ями) другой переменной (-ых). Функция-4 выступает как системообразующий принцип связи структурных единиц. Функция-5 выступает как объективное следствие, благоприятное для приспособленности и интегрированности системы в отличие от субъективных намерений деятелей, с которыми они приступают к реализации своих представлений о функциональности.

Применительно к анализу организации представляется необходимым рассмотреть и конкретизировать понятие функции управления. Следует заметить, что в трактовке понятия и классификации функций управления в науке менеджмента также нет однозначного понимания. В ряде работ понятие функции управления определяется через основной процесс, составляющий управленческую деятельность. “Существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять каждый руководитель”. Необходимо добавить, что здесь понимание слова руководитель выходит за рамки одного лица, руководящего организацией. Более обоснованно здесь говорить не о руководителе, а менеджменте организации, как аппарате управления им. Эти процессы управления, общие для всех организаций и определяют как функции управления. Определяя понятие процесса, следует выйти за рамки только функций управления, ибо процессами в организации являются также и процессы коммуникаций, и процесс принятия и реализации решений. Поэтому понятие функции требует дальнейшего уточнения. Как представляется автору методологически верно определять функции управления, как вид деятельности или его направление. “Функция управления - это направление или вид деятельности аппарата управления предприятием, представляющий собой достаточно обособленный комплекс задач (работ), специфичный для данного руководителя, подразделения (специалиста) ”. Выделяя функции управления по виду деятельности, необходимо отметить, что эти виды не зависят от того, какой организацией управляют, они определяются самой спецификой управленческого труда как такового, поэтому их называют общими. К перечню общих функций управления относят разную совокупность функций управления. Но, как отмечают американские специалисты М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури, “большинство экспертов в области управления принимают следующее определение. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации”. Таким образом, к функциям управления в общем виде относят функции планирования, организации, мотивации и контроля. Можно спорить о детализации этого перечня, но как показал анализ отечественных и зарубежных точек зрения на совокупность функций управления, именно указанный перечень функций является наиболее обобщающим.

Менее проработанной в науке менеджмента является вопрос о функциях управления, отражающих направление деятельности, то есть работы, направленные на какой-либо объект управления. Вероятно, таким образом можно определить специальные функции управления. К специальным функциям относят функции управления следующими группами объектов: ресурсами, результатами и производственными процессами. К ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические виды ресурсов. Соответственно имеют место специальные функции управления запасами, управления финансами, управления персоналом, управление информационным обеспечением, управление технологией и др. Результатами деятельности предприятия являются объемы производства и реализации продукции, качество продукции, затраты и себестоимость продукции, рентабельность производства и т.д. В соответствии с этим в группу специальных функций управления результатами могут быть отнесены функции управления выпуском продукции, затратами, себестоимостью, качеством и др. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции, в соответствии с этим выделяют специальные функции и функциональные области менеджмента - управление материально - техническим снабжением, управление основным, вспомогательным и обслуживающим производствами, управление сбытом или маркетинг.

Необходимо отметить тесную взаимосвязь общих и специальных функций управления, таким образом, что общие функции управления в конечном счете конкретизируются на предприятии по объектам управления, а конкретные или специальные функции могут выполняться через совокупность общих функций применительно к конкретному объекту. Обобщая вышесказанное, отметим, что в данной работе понятие функция рассматривается как совокупность видов деятельности, наиболее часто выполняемых персоналом подразделения (организации).

Согласно теории структурно-функционального анализа, любая системная единица организации обязана быть функциональной, т.е. вносить свой вклад в деятельность по достижению организационных целей, а значит, способствовать адаптации системы в целом: повышать ее устойчивость, эффективность взаимодействия с другими организациями (адаптивная часть функции), осуществлять регуляцию внутренних связей и поведения отдельных частей системы (регулятивная часть функции). Если подразделение организации не выполняет функциональных требований, а его вклад в деятельность организации не способствует достижению организационных целей, то это подразделение следует считать дисфункциональным и реорганизовать.

При проведении структурно-функционального анализа необходимо придерживаться следует придерживаться следующих основных правил:

каждая функция, реализуемая организацией (подразделением) должна быть закреплена за конкретным организационным звеном;

одна функция не может быть закреплена за несколькими организационными звеньями.

Практическую реализацию данных правил рекомендуется осуществить с помощью матриц организационных проекций. По столбцам матрицы располагаются структурные звенья организации, по строкам - функции организации. Данные матрицы заполняются следующим образом. Если данная функция выполняется данным организационным звеном, то на пересечении соответствующего столбца со строкой ставится крестик, если иначе - нолик. Или соответствующая ячейка матрицы не заполняется. Подобная процедура позволяет вновь формируемой организации закрепить ее функции за конкретными звеньями, а действующая организация с ее помощью может провести анализ эффективности существующей системы распределения функций по собственной структуре - другими словами провести структурно-функциональный анализ.

Такой анализ позволяет:

проанализировать уровень загруженности звеньев организации, выявить перегруженные звенья и звенья, не задействованные в работе;

выявить факты дублирования функций;

определить функции, за реализацию которых не отвечает ни одно из существующих организационных звеньев.

По рекомендации консалтинговой группы "БИГ", число функций, закрепляемых за одним организационным звеном не должно превышать числа 7.

В данной работе при проведении структурно-функционального анализа использовалась методология, предложенная компанией "Bussiness Engineering Group Spb" (БИГ). По мнению В. Кондратьева, генерального директора консалтинговой группы "БИГ", современной основой регулярного менеджмента являются технологии бизнес-инжиниринга - технологии, опирающиеся на создание и поддержание в актуальном состоянии структурных, функциональных и процессных моделей, которые полностью отражают то, "как организована деятельность компании". Постоянное развитие этих технологий привело к созданию программно-методического комплекса БИГ-МАСТЕР®ПРО, который использовался в данной работе.

Следует отметить, что эксперты данной группы рассматривают организацию в следующих аспектах:

Как целенаправленную социально-экономическую систему, которая пронизана сложной системой отношений и статусов сотрудников. >

Как систему процессов, в которой любая деятельность трактуется как технологический процесс, а само предприятие рассматривается в качестве некой "машины", преобразующей ресурсы в продукцию.

Соответственно этим двум взглядам на предприятие, организация и контроль деятельности должны поддерживаться в компании на следующих уровнях:

Структурно-функциональном (1), задающим общую структуру деятельности, опирающуюся на точно идентифицированный функциональный потенциал предприятия.

Операционном, задающим технологию осуществления деятельности, которая может осуществляться путем реализации: (2) процессов, (3) проектов и (4) решения оперативных задач.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что в данной работе организация рассматривается именно на структурно-функциональном уровне.

На этом уровне должно быть зафиксировано распределение ответственности менеджеров за реализацию поставленных перед ними задач, решаемых, как правило, регулярно. Такие задачи обозначаются в бизнес-модели как "функции". Поэтому прежде всего необходимо определить совокупность функций, поддерживаемых в компании.

Средством отражения состава функций в модели ОРГ-МАСТЕР® является базовый классификатор:

http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/metodology/org_management.shtml под названием "функционал".

Этот классификатор является иерархическим. Функции верхних уровней в пределах "функциональной области" обозначают решаемую задачу - "что" надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже "как", "каким образом" эта задача решается.

Описание деятельности на уровне "операций" при построении начальной организационно-функциональной модели не является обязательным, т.к это уже шаг в область "процессного описания". Раскрытие и анализ операций здесь нужен только для того, чтобы точно понять характер решаемых задач (если такая ясность отсутствует) с целью точного наименования функций.

Отметим, что точное определение состава задач в какой-либо функциональной области позволяет провести корректный управленческий анализ и сопоставить уровень управления в этой области с "лучшей практикой".

После такой систематизации функций можно перейти к закреплению ответственности за их реализацию (регулярное воспроизведение). Такое закрепление реализуется в модели путем построения классической матрицы функциональной ответственности, которая позволяет рассмотреть организацию деятельности как в разрезе функциональных областей деятельности, так и структурных подразделений. Итогом данного анализа должно стать совершенствование организационной структуры, в ходе которого будут перегруппированы функции между организационными звеньями с тем, чтобы добиться большей равномерности в загрузке звеньев.

Подводя итог вышесказанному выделим следующие ключевые моменты:

Организация деятельности представляет собой распределение (размещение) ресурсов организации для достижения стратегических целей". Распределение ресурсов отражается в разделении труда между отделами и службами, в официальной линии власти и в механизме координации разнообразных задач.

Организация деятельности имеет очень большое значение, она основывается на стратегии. Стратегия определяет, что должно быть сделано, а организация деятельности - как выполнять задание. Инструмент, с помощью которого организация устанавливает, как распределяются функции, размещаются ресурсы и осуществляется координация между подразделениями - организационная структура.

Обобщая существующие определения организационной структуры, предлагаемые различными авторами, можно утверждать, что под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Элементы организационной структуры - это должностные позиции. Взаимодействие элементов определяется способами разделения труда и координации работ.

Изменение стратегии, как правило, требует изменения организационной структуры. Основные звенья организационной структуры формируются на базе стратегически значимых видов деятельности.

Существуют различные модели организационных структур, проверенные временем и опытом. Исторически первой возникла функциональная структура. На многих предприятиях она эффективно действует и в настоящее время. Дивизиональная структура основана на диверсификации деятельности компании и предусматривает относительную автономию отдельных звеньев от головного офиса. На сегодняшний день ее широко используют компании с большим набором видов деятельности. Помимо жестко упорядоченных структур, существуют более гибкие, способные быстро модифицироваться модели - простые и матричные, которые получили название органических структур. Каждая структура имеет свои достоинства и недостатки и свою собственную область применения, где она действует наиболее эффективно.

Отправной точкой структурно-функционального анализа является понятие функции каждой системной единицы по отношению к системе как целому. В данной работе понятие функция рассматривается как совокупность видов деятельности, наиболее часто выполняемых персоналом подразделения (организации).

Согласно теории структурно-функционального анализа, любая системная единица организации обязана быть функциональной, т.е. вносить свой вклад в деятельность по достижению организационных целей. Практическую реализацию данных правил, согласно методологии, предложенной консалтинговой группой "БИГ", рекомендуется осуществить с помощью матриц организационных проекций. По столбцам матрицы располагаются структурные звенья организации, по строкам - функции организации.

Глава 2. Исследование и оптимизация структурно-функциональной модели Службы организации перевозок ОАО "Авиакомпания "Татарстан"