Создание и изменение ключевых полей

Для создания ключевых полей таблицы:

1. В режиме конструктора выделить одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля нужно щелкнуть область выделения строки нужного поля (кнопка слева строки). Выделить несколько полей можно, удерживая при выборе каждого поля клавишу "Сtrl".

2. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Создание индекса

Создать индексы, как и ключи, можно по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют при отборе данных группировать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения. Индексировать поля требуется для выполнения частых поисков, сортировок или объединений с полями из других таблиц в запросах. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени и требуется осуществлять поиск и сортировку значений в поле. Если предполагается, что будет часто выполняться сортировка или поиск одновременно по двум и более полям, можно создать составной индекс. Например, если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей Имя и Фамилия, то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс. При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю и т. д.

Чтобы создать индекс для одного поля надо:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (верхняя часть окна) выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

2. В панели свойств (нижняя часть окна) для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)".

Убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, можно, выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы создать составной индекс:

1. В режиме конструктора на панели инструментов нажать кнопку Индексы.

2. В первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.

3. В поле Имя поля нажать стрелку и выбрать в списке первое поле, для которого требуется создать индекс.

4. В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле (для данной строки поле Индекс следует оставить пустым). Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В составном индексе может быть до 10 полей.

Важно: По умолчанию, установлен порядок сортировки "По возрастанию". Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов нужно указать значение "По убыванию". Хочу заметить, что поля индекса могут не быть ключевыми.

Ограничение Onigue

Ограничение Unigue предотвращает ввод в поле повторяющихся значений. Этот тип ограничения может быть установлен как для одного поля, так и для нескольких полей составного ключа. Назначение ключевого поля (для одного поля) автоматически запрещает ввод в него повторяющихся значений, тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор. Однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других, не ключевых, полей.

Чтобы установить ограничение Unigue для одного поля таблицы:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы выбрать поле, в котором допускается ввод только уникальных значений.

2. В панели свойств для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы установить ограничение Unigue для нескольких полей таблицы:

1. В режиме конструктора открыть окно индексов и создать составной индекс, включив в него поля, в которые должен быть, запрещен ввод повторяющихся значений.

2. Выбрав имя индекса, в панели свойств индекса в ячейке свойства Уникальный индекс установить значение "Да".

Общая картина ограничений и поддержания целостности данных

 

Ограничение – некоторое ограничивающее условие. В базе данных – общее понятие, охватывающее широкий круг аспектов управления базой данных: ключи, значения, типы и форматы данных и т. д. Ограничения устанавливают для пользователя некоторые рамки при вводе, изменении или удалении данных приложения. Вся система ограничений при создании приложения базы данных строится с целью обеспечения целостности данных.

Целостность данных представляет собой набор правил, используемых процессором базы данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Например, ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что каждый служащий в базе данных будет относиться к какому-либо отделу или что пользователи не смогут случайно ввести отрицательное значение для цены товара.

Ограничения можно определять на двух уровнях:

1. В базе данных. Ограничения в базе данных ассоциируются с определениями объектов-таблиц. Например, для таблицы может быть установлено ограничение, которое требует, чтобы каждое значение в столбце было уникальным.

2. В приложении Access (в программном коде или свойствах объектов). Ограничения в приложении ассоциируются с объектами приложения, которые формируют интерфейс к информации базы данных. Например, текстовое поле может иметь ограничение, которое требует, чтобы все вводимые в него значения были больше 20.