Отдел по связям общественностью в системе PR – деятельности предприятия

 

Синарский трубный завод - это крупное промышленное предприятие, поэтому для эффективного управления используется иерархический тип структуры управления – линейно–функциональная. В основе такой структуры лежит "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Поэтому можно выделить следующие преимущества:

· четкая система взаимных связей функций и подразделений;

· четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

· ясно выраженная ответственность;

· быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Наряду с преимуществами такая структура имеет ряд недостатков:

· отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

· тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

· малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

· критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;

· тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

· большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

· перегрузка управленцев верхнего уровня;

· повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

В соответствии с линейно-организационной структурой ОАО «СинТЗ» все структурные подразделения имеют такую же организационно- линейную структуру управления. Организационная структура подразделения «Пресс-служба» выглядит следующим образом:

 

Рисунок 1. Организационная структура подразделения пресс-службы ОАО «СинТЗ»

 

Отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения «Пресс-служба». Отдел имеет следующую организационную структуру: начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника Пресс-службы и находится в его непосредственном подчинении), два специалиста по связям с общественностью, которые подчиняются начальнику отдела по связям с общественностью.

На основании должностных инструкций начальника отдела по связям с общественностью и сотрудников отдела можно выделить основные направления деятельности PR-отдела:

- Организация, обеспечение и контроль работ по создания взаимодействия со средствами массовой информации;

- Разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью;

-Подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности;

-Рекламная деятельность.

Функции PR-деятельности отдела можно разделить на внутренние и внешние, в зависимости от целевой аудитории.

Функции внутренней PR - деятельности.

1.Р азработка концепции внутренней политики предприятия в области связей с общественностью.

2.Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «СинТЗ» для коллектива предприятия.

3.Реализация внутренней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-4.Организация и проведение акций, способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективах ОАО «СинТЗ.

5.Обеспечение защиты информации, которая является государственной, служебной и коммерческой тайной ОАО «СинТЗ».

6.Составление проекта годового бюджета пресс-службы, ведение финансовой отчетности.

7. Разработка и реализация внутренних антикризисных информационных мероприятий.

8.Обеспечение поддержки основных фондов подразделения в работоспособном состоянии.

9.Внедрение прогрессивных технологий в работу отдела.

10.Ведение учета и хранения данных по видам деятельности подразделения.

Функции внешней PR - деятельности.

1.Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «СинТЗ» для региональной общественности.

2.Реализация внешней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-службы.

3. Координация деятельности по сбору и анализу экономической, общественно-политической и социологической информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ОАО «СинТЗ», при необходимости подготовка обзоров.

4.Подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.

5.Обеспечение обновления на интернет-сайте ОАО «СинТЗ».

6.Установление контактов с организациями, различными группами общественности, рекламными агентствами, представителями средств массовой информации по указанию начальника пресс-службы.

7.Взаимодействие со СМИ в целях полного и объективного освещения деятельности ОАО «СинТЗ», обеспечение формирования позитивного общественного мнения о работе предприятия, а также поддержание корпоративного имиджа и имиджа руководителей в рамках реализации PR-проектов и рекламных акций.

8.Распространение информационно - рекламных материалов о деятельности предприятия в СМИ (в том числе электронных) в виде пресс-релизов (текстовых, аудио, видео) пресс-конференций, пресс-визитов на предприятие по согласованию с начальником пресс-службы.

9.Подготовка ответов на критические публикации в центральных, региональных, областных или городских СМИ, с привлечением работников юридического отдела и специалистов ОАО «СинТЗ», согласуя свои действия с руководством завода и начальником пресс-службы.

10.Организация и проведение акций, способствующих взаимодействию заводских структур и органов власти различных уровней.

11. Разработка и реализация внешних антикризисных информационных мероприятий.

12. Разработка внешней концепции предприятия в области связей с общественностью.

В своей деятельности отдел по связям с общественностью использует следующие формы и методы:

1.Публикации. Отдел по связям с общественностью готовит итоговые отчеты о деятельности предприятия, совместно с другими подразделениями готовит сборник материалов «Информационный вестник» по итогам года, составляет фототеку, видеотеку, подготавливает имиджевые статьи, PR-заметки в корпоративные и местные СМИ.

2. Мероприятия. Отдел по связям с общественностью совместно с другими структурными подразделениями проводит пресс-конференции, пресс-визиты, PR-акции, специальные мероприятия: заводские конкурсы, ежегодные эстафеты на приз газеты «Синарский трубник», юбилей завода, организация конкурсов профессионального мастерства, проведение презентаций, проведение научно-технических конкурсов, ежегодное чествование молодых специалистов.

3. Новости. Специалисты по связям с общественностью готовят и рассылают пресс-релизы в СМИ (городские и региональные), постоянно публикуют пресс-релизы на корпоративном сайте.

4. Выступления. PR-отдел готовит тексты поздравлений сотрудников с праздниками от имени управляющего директора и его заместителей.

5.Участие в общественной деятельности. Так как отдаленная внешняя целевая аудитория –это местное население, то ОАО «СинТЗ» постоянно участвует в благотворительной деятельности: например, PR-акция – строительство ледового корта для учеников школы, акция «День первоклассника», 1 июня – PR –акция «Чужих детей не бывает» в Синарском детском доме к 1 июня.

6. Средства идентификации. Отдел по связям с общественностью совместно с Департаментом внешних и внутренних связей ТМК постоянно осуществляет PR-деятельность по продвижению корпоративного имиджа: распространение эмблем, логотипа с помощью визитных карточек, брошюр, выпуска заводской газеты, канцтоваров, униформы сотрудников.

Ежегодно на предприятии выпускаются нормативные документы, в которых определяется цель деятельности предприятия в области качества. В 2007 году цель в области качества звучала так: «выполнение требований заказчика в части развития имиджа и репутации Завода и его руководителей с целью создания благоприятных условий для деятельности Завода и Группы «ТМК» в целом».

Так как отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение, то цели в области качества отдела по связям с общественностью и Пресс-службы АО «СинТЗ» будут едины. Поэтому были разработаны и проведены следующие мероприятия:

1. Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода - ежемесячно;

2. Выпуск пресс-релизов о социально значимых событиях - по возникновению информационного повода;

3. Освещение в городских СМИ социально значимых событий:

- Празднование «Дня Победы» - май.

- Празднование «Дня металлурга» - июль.

- PR-акция «Подарок первокласснику» - сентябрь.

- Спец.мероприятие: конкурс «Мисс и мистер «СинТЗ» - октябрь

-Итоговое интервью с А.И. Брижаном «Трубы делают люди» - декабрь

Итоги проведенных мероприятий отражаются в ежегодных отчетах о деятельности Пресс-службы ОАО «СинТЗ».

 

Отчет о достижении целей в области качества пресс-службы за 2007 г.

Мероприятия	Сроки	Планируемый результат	Фактический результат, причины невыполнения
1. Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода   2. Выпуск пресс-релизов о социально значимых событиях 3. Освещение в городских СМИ социально значимых событий 3.1.Празднование дня Победы 3.2. Празднование «Дня Металлурга»   3.4 Проведение заводского туристического слета в лагере «Дружба» 3.5 PR-акция «Подарок первокласснику» 3.6 Проведение научно-технической конференции молодежи ОАО «СинТЗ» 3.7. Проведение конкурса «Мисс и Мистер ОАО «СинТЗ» 3.8 Проведение заводского фестиваля команд КВН 4. Участие ОАО «СинТЗ» в городском конкурсе ледовых городков 5. «СинТЗ. 6 лет вместе с ТМК 5.1 «Трубы делают люди» - Интервью с управляющим директором ОАО «СинТЗ», депутатом А.И. Брижаном	Ежемесячно   По возникновению информационного повода     Май   Июль     Август   Сентябрь   Октябрь   Октябрь     Ноябрь     Декабрь   Декабрь	Создание общественного мнения посредством формирования положительного имиджа завода и компании	Выполнено: - выпущено 11 пресс-релизов по итогам месяца, 4 по итогам квартала и 1 – полугодия   -выпущено 16 пресс-релизов Публикации в газетах: «Каменский рабочий»- 5, «Новый компас» -20, «Удача» -З. 1 полугодие Трансляция в эфире телекомпаний: «Рим-ТВ» - 8 сюжетов, «Компас-ТВ» - 4 сюжета, «Гонг» - 3 сюжета. Изготовление поздравительных роликов к Дню Победы и Дню металлурга - на 1 канале. 2-е полугодие Публикации в газетах «Каменский рабочий»- 4, «Удача»-3 и «Новый компас» -24, журнале «Время и деньги»- 2. Трансляция сюжетов в эфире телекомпаний «РИМ-ТВ» -10, «Компас-ТВ» - 8, «Гонг-ТВ» -7.   Съемка и трансляция новогоднего поздравления управляющего директора ОАО «СинТЗ» А.И. Брижана в эфире 1-го канала и канала «Россия». Изготовление в рекламной группе «Браво» баннеров и растяжек «СинТЗ и ТМК поздравляют горожан с Новым годом и Рождеством»

 

По итогам 2007 года с управляющим директором Анатолием Илларионовичем Брижаном было проведено интервью «Трубы делают люди». Цель: выяснить, роль СинТЗ в реализации стратегических задач ТМК, социальную направленность предприятия. Интервью проводила начальник Пресс-службы Елена Шеремет. В ходе интервью А.И. Брижан рассказал о планах модернизации завода, что ведет к увеличению производственных мощностей завода и улучшению качества характеристик продукции. Также завод является социально ответственным предприятием, в соответствии с целями ТМК – организация высокой социальной эффективности. Интервью опубликовано в журнале «Вестник ТМК» №3-4 2007. (Приложение 1)

В феврале 2008 года начальник пресс-службы предложил корректирующие действия по координации деятельности пресс-службы ОАО «СинТЗ» с отделом по связям с общественностью ОАО «ТМК» в Уральском Федеральном Округе по тематике и объему публикаций в региональных СМИ.

В 2008 году перед Пресс-службой были поставлены следующие цели в области качества [57]: формирование положительного имиджа завода - его руководителей в глазах местного сообщества - для создания благоприятных условий для деятельности предприятия и Компании, а также повышение информированности работников предприятия о деятельности «СинТЗ» и Трубной Металлургической Компании. Для оценки деятельности пресс-службы в достижении цели был запланирован следующий результат: формирование общественного мнения об ОАО «СинТ3» как социально ответственном предприятии; повышение доверия сотрудников предприятия к руководству ОАО «СинТЗ» и Трубной Металлургической компании в целом.

Для предоставления информации о проделанной работе Пресс-служба составляет «Отчет о достижении цели в области качества» 2 раза в год. В отчете отражаются мероприятия, сроки, медиапланирование.

В соответствии с этим отчетом за 1 полугодие 2008 года были проведены следующие мероприятия:

1. Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода, по социально значимым событиям на предприятии.

2. Освещение в городских СМИ социально значимых событий.

-Открытие филиала медико-санитарной части – январь;

-Проведение эстафеты на приз газеты «Синарский трубник» - апрель;

-празднование Дня Победы - май;

-Подготовка и проведение заводского конкурса «Мисс ОТК» - май - июнь;

-проведение дня металлурга.

Отчет о достижении целей в области качества отдела «Пресс-служба» За 1 полугодие 2008 года

Мероприятия	Сроки	Планируемый результат	Фактический результат, причины не выполнения
Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода     2. Выпуск пресс-релизов о социально значимых событиях 3. Освещения в городских СМИ социально значимых событий 3.1 СинТЗ - социально ответственное предприятие 3.2. Проведение конкурса на знание охраны труда и промышленной безопасности 3.3. Проведение эстафеты на приз газеты «Синарский трубник»   3.4. Празднование дня Победы 3.5. Проведение конкурса Мисс ОТК» 3.5 Социальное партнерство в действии ПЛ «Синарский» и ОАО «СинТЗ» 3.5 Празднование дня металлурга	Ежемесячно   По возникновению информационного повода   Январь - февраль     январь     Апрель     Май   Май   Май-июнь   Июнь   Июль	Формирование общественного мнения за счет использования возможностей прессы Формирование положительного имиджа завода и компании	Выпущено 6 пресс-релизов. Мероприятия выполнены. Планируемый результат достигнут.     Выпущено 10 пресс- релизов.     Публикации в газетах: «Комсомольская правда» Моржи Синары (январь).     «Портал «Виртуальный Каменск» -статья «Нужный подарок» (январь). Публикации в городских СМИ: «Новый компас», «Каменский рабочий» Сюжеты в городских телекомпаниях: «Рим-ТВ», «Гонг – ТВ», «Компас – ТВ» Публикации в газетах «Каменский рабочий», «Новый компас», «Удача». Трансляция в эфире телекомпаний: «Рим-ТВ» - 12 сюжетов; «Компас-ТВ» - 10 сюжетов + «Диалог с М.С.Астаховым»; «Гонг» - 10 сюжетов + «Телевизионные портреты»: о династии Челековых и лучшем в профессии - Дмитрии Семянникове (из цеха Т-1). «Диалог с А.И. Брижаном» Компас-ТВ и публикация в журнале «Время и деньги» «Человек дороже труб» Проведение прямых эфиров: на радио «Шансон» - к дню Победы, на трех FМ-станциях - в день металлурга. Изготовление и размещение рекламных баннеров: о ПЛ «Синарский», «СинТЗ - гордость, надежда и опора ТМК», растяжек к дню металлурга на стадионе «Синара». Мероприятия выполнены. Планируемый результат достигнут.

Отдел по связям с общественностью ежемесячно выпускает пресс-релизы по итогам работы завода, которые затем публикуются на официальном сайте ТМК:www.tmk-group.ru. Синарский трубный завод - динамично развивающийся завод, поэтому завод стремится привлечь на работу молодых специалистов.

Отдел по связям с общественностью проводит различные специальные PR – мероприятия, направленные на повышение имиджа завода и ТМК как в глазах сотрудников, так и жителей города.

Так, например, впервые, 25апреля 2008 года был проведен конкурс по охране труда и промышленной безопасности среди молодых работников предприятия. Цель конкурса: привлечение внимания молодых заводчан к вопросам охраны труда (ОТ) и промышленной безопасности (ПБ), повышение качественного уровня знаний в этой сфере, формирование ответственного отношения к правилам и нормам, прописанным в инструкциях по ОТ и ПБ, воспитывать чувство гордости за родной завод. Участники: 12 команд из основных и вспомогательных цехов завода, в каждой команде по 3 человека до 30 лет. База: Дворец культуры и народного творчества «Орбита». Для реализации конкурса были разработаны этапы конкурса: 1) Выявление теоретических и практических знаний, умений, навыков по охране труда, промышленной безопасности; 2) знание трудового законодательства; 3) знание правил внутреннего распорядка; 4) Показать умение оказать доврачебную помощь пострадавшему; 5) заключительный этап – представление проекта «Условия труда в структурном подразделении к 2015 году». В ходе конкурса все участники проявили большую компетентность в области охраны труда и промышленной безопасности. Победителем стала команда отдела технического контроля (ОТК). Подводя итоги конкурса, важно отметить, что цель конкурса достигнута, такие конкурсы будут проводиться на заводе каждый год. По итогам конкурса пресс-службой был выпущен пресс-релиз (приложение 2).

Для повышения социальной значимости пресс-служба выпускает пресс-релизы о наиболее значимых событиях в жизни касающихся как сотрудников, так и жителей города, целью этих пресс-релизов является формирование положительного имиджа завода и компании. Уже в течение 50 лет ОАО «СинТЗ» ежегодно к 9 мая устраивает эстафету на приз газету «Синарский Трубник». В ней участвуют как заводчане, так и ученики подшефных школ, профессионального лицея «Синарский». Это мероприятие настолько стало привычным, что его уже с нетерпением ждут как сами участники, так и члены их семей. Эстафета является связующим звеном целевых аудиторий: внутренней и внешней среды (работники завода, жители микрорайона, где расположен завод) (приложение 3).

Синарский трубный завод в соответствии с целями ТМК в области социальной политики позиционирует себя как социально-ответственное мероприятие. Поэтому СинТЗ всегда уделяет большое внимание профилактике и поддержанию здоровья своих работников. Так, например, одним из таких событий является открытие филиала медсанчасти, посещать которую смогут не только заводчане, находящиеся на заслуженном отдыхе, но и пенсионеры города, которые живут в районе, где расположен завод. Для повышения статуса этого события были приглашены мэр города С.М. Астахов (до вступления в должность выполнял на заводе обязанности директора по управлению персоналом), управляющий директор ОАО «СинТЗ» А.И. Брижан. По итогам пресс – релиза были опубликованы статьи в городских СМИ, также были сняты сюжеты городскими телекомпаниями: «РИМ – ТВ», «Компас – ТВ» (приложение 4).

СинТЗ является социальным партнером профессионального лицея «Синарский». С лицеем заключен договор, по которому Лицей обучает своих студентов профессиям, необходимым в первую очередь, для работы на ОАО «СинТЗ». Учащиеся лицея проходят практику в цехах заводов, участвуют в конкурсах профессионального мастерства. Так, например, в цехе В-3 проходил конкурс профмастерства машинистов крана, цель которого – выявить уровень теоретических и практических навыков, необходимых для этой профессии, формировать интерес и желание к лидерству в профессии машинист крана. Зрителями конкурса стали учащиеся профессионального лицея «Синарский», которые проходили практику в этом цехе, и которым предстоит в будущем работать в этой профессии (приложение5).

Ежегодно в июле проводится День Металлурга. Основная цель: формировать положительный имидж завода, поддерживать престиж рабочих специальностей, создавать позитивный настрой и гордость за родной завод. Синарский Трубный завод всегда с большим размахом отмечает этот день. Для заводчан устраивается масштабный праздник на стадионе «Синара» с участием известных и любимых звезд эстрады, так например, в 2008 году была приглашена группа «Машина Времени». Ежегодно в День Города цеха заводов участвуют в городском карнавальном шествии. В 2008 году карнавальная колонна Синарского Трубного завода была признана лучшей, а участники получили титул «Мистер и Мисс Карнавал». Были изготовлены поздравительные растяжки и баннеры с логотипом «СинТЗ – гордость, надежда и опора ТМК» (приложение 6).

Таким образом, глядя на «Отчет о достижении цели в области качества» за 1 полугодие 2008 года: можно сделать вывод, что цели в области качества в 1 полугодии достигнуты все и в полном объеме, мероприятия проведены, планируемые результаты получены.

В заключение, 2 главы можно сделать следующие выводы: Синарский трубный завод - одно из крупнейших специализированных предприятий России по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. ОАО «СинТЗ» входит в состав Трубной Металлургической компании, что позволяет удерживать высокие конкурентные позиции на внутреннем и мировом рынках. ТМК проводит социально ориентированную политику, поэтому все предприятия холдинга ведут социально ответственную деятельность. Не является исключением и ОАО «СинТЗ». Это выражается в постоянной технической модернизации производства, развитии кадровой политики, охране труда и промышленной безопасности, во внимании к здоровью своих сотрудников, развитии благотворительной деятельности.

Отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения Пресс-служба. В штатном расписании 3 человека – начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника пресс-службы), 2 специалиста по связям с общественностью.

Отдел по связям с общественностью осуществляет свою деятельность в нескольких направлениях – эффективное взаимодействие со средствами массовой информации; разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью; подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности; рекламная деятельность. PR-отдел в своей работе использует следующие средства достижения PR – целей: формирование паблисити (пресс-релизы,, освещение и проведение спонсорской деятельности, связи с местным населением, самый главный элемент – отношения со СМИ. Но к сожалению, работа ведется лишь с 3 целевыми аудиториями: СМИ, местное население, персонал.