График документооборота

 

Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии, в обязанности делопроизводственной группы входит и разработка графика документооборота. Причем результативного управления бухгалтерскими документами можно достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми его исполнителями.

Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступающей в организацию.

При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Утверждает график документооборота руководитель организации.

Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Он же осуществляет и контроль исполнения бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующее дело.

 

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАДРОВОГО РАБОТНИКА:

У КАЖДОГО ДОКУМЕНТА СВОЙ ПУТЬ И СВОЕ МЕСТО

 

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67, вести трудовые книжки - ст. 66, создать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных") или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у предпринимателя, можно отнести:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые договоры с работниками.

3. Штатное расписание.

4. Приказы по основной деятельности.

5. Приказы по личному составу.

6. Личные карточки работников.

7. График отпусков.

8. Табель учета рабочего времени.

9. Трудовые книжки работников.

10. Положение о защите персональных данных работников.

11. Инструкции по охране труда.

12. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

13. Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.

14. Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.

15. Журналы регистрации приказов.

16. Журналы регистрации выданных справок работникам.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

1. Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).

2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).

3. График сменности работников (если работа носит сменный характер).

4. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).

5. Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).

6. Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

 

Оформление

 

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированная система документации - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

 

Таблица 1

Полный перечень документов, входящих в УСПУД

Код формы	Номер формы	Наименование формы
1	2	3
По учету кадров
0301001	Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу  (Приложение 1)
0301015	Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
0301002	Т-2	Личная карточка работника       (Приложение 2)
0301017	Т-3	Штатное расписание       (Приложение 3)
0301003	Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического    работника
0301004	Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу                                                                   (Приложение 4)
0301018	Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
0301005	Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику  (Приложение 5)
0301019	Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
0301020	Т-7	График отпусков    (Приложение 6)
0301006	Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником                                        (Приложение 7)
0301021	Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками
0301022	Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника        в командировку                                                    (Приложение 8)
0301023	Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников       в командировку
0301024	Т-10	Командировочное удостоверение                        (Приложение 9)
0301025	Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
0301026	Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника          (Приложение 10)
0301027	Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

 

 

                           Литература.

 

М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства.- Москва- Новосибирск, 2000.

 

В.В. Паневчик. Делопроизводство.- Минск, 2000.

 

Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

 

ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97