Информационные технологии в настоящее время предоставляют широкие возможности по организации общей системы работы склада, а так же оптимизации складских остатков. Информационные системы управления складирование позволяют в первую очередь синхронизировать, оценивать объемы отгружаемой продукции и складских остатков в режиме реального времени и принимать соответствующие решения по их реализации. Ведь в итоге оптовая компания является главным финансовым и товарным звеном между производителем и конечным потребителем (рис.1).
Рис. 1. Оптовая компания как финансовый и торговый оператор
В торговых компаниях наиболее оптимально использовать общую информационную систему, которая интегрирует различные бизнес-процессы и может совмещаться с программами бухгалтерского учета, в частности 1С. Проще говоря, необходимо создать универсальный интерфейс, к которому должны иметь доступ менеджеры различных целевых подразделений - в первую очередь менеджеры склада и отдела сбыть. Функционирование такого программного интерфейса строится на основе определенного алгоритма, предполагающего совместную работу персонала склада и менеджеров по продажам:
|
|
- информационная система позволяет обрабатывать все входящие заявки клиентов, начиная с выставления счетов и заканчивая выпиской документов и выдачей сертификатов соответствия на отгружаемую продукцию
- менеджеры по продажам, получив заявку от клиента на перечень продукции, проверяет ее на соответствие складским остаткам и в случае наличия выставляют счет на оплату, а так же производят необходимый пересчет продукции согласно целому количеству мест
- в случае оплаты клиентом счета, подтверждения факта оплаты и зачисления денежных средств на расчетный счет компании, менеджер по продажам переводит заявку из состояния бронирования в состояние распоряжения на отгрузку, удостоверяя ее соответствующими подписями уполномоченных лиц.
- печатается задание на погрузку, в котором указываются расчетные значения отгружаемой продукции
- при отгрузке мастер склада указывает фактическое значение отгруженной продукции, внося при этом коррективы в задание на погрузку или в погрузочную ведомость
- на основании заполненного задания на погрузку менеджеры склада вносят в программу необходимые данные и распечатывают счета-фактуры, товарно-транспортные и товарные накладные
- после соблюдения необходимых документальных формальностей составляется пакет сопутствующих документов- сертификатов соответствия, счета-фактуры и т.п.
Вышеописанная последовательность действий показывает взаимосвязь сотрудников в цепочке "менеджер- кладовщик".
|
|
Также важным моментом является оприходование продукции на склад, которое осуществляется по следующему алгоритму:
- ежедневно перед началам смены производится комиссионная проверка функционирования всего необходимого для приемки складского оборудования (погрузчиков, штабелеров).
- при получении документов от перевозчика, менеджер складского подразделения проверяет товарносопроводительнве документы
- в момент приемки груза у перевозчика сотрудниками производится первичный визуальный осмотр поступающих транспортных средств, целостность пломб и товарно-материальных ценностей на предмет повреждения.
- лица, осуществляющие приемку продукции, должны знать и строго соблюдать порядок приемки
- товарно-сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, сертификаты качества) передаются экспедитором или водителем транспортного средства до начала выгрузки менеджеру складского подразделения
- мастер-кладовщик дает бригаде грузчиков указание на разгрузку автотранспорта, после чего производится приемка
- в листе приемки в товарно-транспортной накладной делается указание о дате и времени начала и окончания разгрузки
-в случае полного соответствия количества продукции, полученного при проверке листа приемки и данных, указанных в товаросопроводительных документах, менеджер складского подразделения производит оприходование товарно-материальных ценностей
- в случае выявления несоответствия фактических количеств с указанными в товарной накладной, менеджер складского подразделения действует на основании соответствующих Актов, об установленных расхождениях в ходе приемки по качеству и количеству, делая необходимые примечания
Использование информационных технологий в оптимизации работы склада позволяет достичь высоких результатов как непосредственно в торговле, так и скорости реагирования на нестандартные ситуации. Типовой обмен информацией в оптовой торговой компании выглядит следующим образом (рис.2).
Отдел обработки корреспонденции
Рис.2. Схема информационного взаимодействия подразделений оптовой компании
Основными проблемами, которые возникают при неэффективной работе информационной системы, обеспечивающей взаимодействие складских и сбытовых подразделений, или ее полном отсутствии, являются следующие:
- затруднение быстрого доступа к необходимой информации
- отсутствие прозрачности деятельности всех уровней организации
- затруднение контроля исполнительской дисциплины и управляемости
- увеличение затрат рабочего времени на согласование, сбор подписей, регистрацию документов и т.п.
- снижение качества работы с клиентами
- снижение эффективности работы организации.
Применение информационных технологий в складской логистике направлено на решение такой задачи, как обеспечение достоверности сведений о наличии и размещении товара. [9]