2020-01-14
114
Совокупная стоимость системы складывается из стоимости покупки лицензии, внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых. В таблице 2 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.
Таблица 2. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования
| № п/п | Характеристики | На что следует обратить внимание |
| 1 | Стоимость лицензий | В Договоре необходимо уточнить спецификацию ПО, точно определить какие программные продукты будут поставлены разработчиком. Это позволит исключить ситуацию, когда необходимая функциональность единой системы бюджетирования, будет обеспечиваться множеством программных продуктов данного разработчика, каждый из которых обладает избыточной или недостаточной функциональностью. |
| 2 | Стоимость дополнительного программного обеспечения | Зачастую базовая конфигурация без дополнительных модулей не отвечает всем функциональным и техническим требованиям. Лучше узнать об этом до покупки лицензий на ПО. В случае использования в качестве базы данных программного обеспечения сторонних разработчиков необходимо уточнить наличие в банке лицензий на такое ПО и оценить его стоимость. |
| 3 | Стоимость услуг по внедрению | Услуги фирмы-поставщика, как правило, дешевле, чем услуги консультантов, например, из первой пятерки. Основной критерий выбора того, кто осуществляет внедрение это уровень знаний консультантов сторонней организации по линии данного программного продукта, специалистов фирмы-поставщика по специфике управления финансами в банке и, наконец, собственных специалистов. Можно минимизировать расходы на внедрение, если высокая квалификация собственных специалистов позволяет ограничиться обучением их навыкам работы с данной системой. |
| 4 | Техническая поддержка | Кто оказывает техническую поддержку поставщик или разработчик ПО, в случае если речь идет о зарубежной системе. |
| 5 | Срок поставки | Срок официальной поставки лицензий на зарубежное ПО может отличаться от заявленных нескольких дней. |
| 6 | Срок внедрения | Необходимо предусмотреть время на обучение сотрудников, непосредственно на внедрение и проверку функций и характеристик системы. Общий срок внедрения не должен превышать 6 месяцев. |
|
|
|
Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.
|
|
|
Второй блок проблем включает:
ü взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;
ü желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;
ü неудачный выбор времени внедрения.
1. Взаимное перекладывание ответственности обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы. Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов Заказчика и Исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов Заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.
Другой немаловажный фактор успеха - максимальное содействие Исполнителю в обеспечении его информационными материалами. Заказчику стоит еще до начала внедрения ознакомить Исполнителя с документацией, регламентирующий процесс бюджетирования, с тем, чтобы минимизировать время, необходимое Исполнителю для обследования. Это позволит избежать ошибок и неточности в реализации автоматизированной модели бюджета.
2. Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось
Схема этой проблемы такова: Заказчик стремиться за оговоренную сумму использовать исполнителя на максимум возможного, а исполнитель идет на поводу, не желая портить сложившихся партнерских отношений. При этом следует помнить, что при внедрении автоматизированной системы бюджетирования важен не процесс, а результат. Поэтому по итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план и утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне.
3.Неудачный выбор времени внедрения
Несмотря на то, что актуальным вопрос приобретения автоматизированной системы становиться именно в период составления ежегодного бюджета, это наиболее неудачный момент начала внедрения.
Создание макета бюджета на основе данных уже прошедшего периода также нельзя назвать удачным, так как ценность такой автоматизированной модели для практического применения не высока. Также неподходящим является время незадолго до начала составления бюджета, так как дополнительные трудозатраты на освоение нового ПО, составление бюджета, основных обязанностей специалистов банка может привести к естественному отторжению новой автоматизированной системы и отрицательным результатам. Наиболее подходящим можно считать период сразу после утверждения бюджета, составленного "ручным" способом.
