Возможности компьютеризации кассовых операций

 

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

"1С:Бухгалтерия" — это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

Гибкие возможности учета: Ввод, хранение и печать любых первичных документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные отчеты, работа с распределенными информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, масштабируемость, многопользовательский режим (в сетевых версиях и версия для SQL).

"1С:Бухгалтерия" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Рассмотрим сопровождение в 1С: Бухгалтерии операции выдачи денежных средств по расходному ордеру.

При выдаче наличных денег работнику под отчет заполняется расходный кассовый ордер.

В конфигурации документ "Расходный кассовый ордер" вызывается выбором мышкой команды меню "Документы=>Касса=>Расходный кассовый ордер" (рис.1).

В появившейся экранной форме документа заполняются следующие поля:

- номер и дата документа;

- касса;

- корреспондирующий счет;

- сотрудник;

- основание;

- приложение;

- по документу;

- сумма.

 

Рисунок 1 – Экранная форма расходный кассовый ордер

 

Номер и дата документа присваиваются автоматически. При этом дата соответствует текущей рабочей дате. В случае необходимости номер и дата расходного ордера могут быть изменены.

При переходе на поле "Касса" автоматически вызывается справочник "Кассы" (рис. 2).

 

Рисунок 2 – Экранная форма "Справочник: Кассы"

 

Справочник "Кассы", а также другие справочники, предусмотренные для вызова при заполнении документов, можно вызывать, щелкнув мышкой по кнопке, расположенной в правой части редактируемого поля.

Из этого справочника необходимо выбрать кассу, из которой будет выдаваться подотчетная сумма, дважды щелкнув мышкой по соответствующей строке. Такая строка может отсутствовать, если на предприятии существует только одна касса.

При переходе на поле "Сотрудник" автоматически вызывается справочник "Сотрудники" (рис. 3).

 

Рисунок 3 – Справочник Сотрудник

 

Нужный вариант также выбирается из справочника двойным щелчком мышки по соответствующей строке либо с использованием клавиши Enter.

При выдаче подотчетной суммы в поле "Корр. счет" необходимо выбрать счет 1251. В результате после проведения документа "Расходный кассовый ордер" будет сформирована следующая бухгалтерская проводка: Дебет 1251 Краткосрочная дебиторская задолженность работников по суммам, выданным в подотчет – Кредит 1010 "Денежные средства в кассе" в сумме 100 000 тенге.

В следующем поле "Основание" указывается основание для выдачи суммы, например, командировочные расходы, транспортные расходы и тому подобное.

В поле "По документу" вводятся данные по документу, предъявляемому при получении наличных денег из кассы. И в последнем поле "Сумма" набирается подотчетная сумма.

Теперь можно сформировать печатную форму документа, щелкнув мышкой по кнопке "Печать" (рис. 4).

 

Заключение

 

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность – одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, организации необходимы определенные запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции – и к прямым потерям за счет их обесценивания.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Выполнение всех операций с наличными деньгами в ТОО "ТАиС" возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

Все кассовые операции на предприятии оформлены унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Министерством финансов РК.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. ТОО "ТАиС" ведет только одну кассовую книгу. Эта книга прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ТОО "ТАиС".

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. Группа счетов 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" предназначена для обобщения информации о наличии и движении денег в национальной валюте в кассе организации. Сальдо счета 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счетов и отражаются в журнале-ордере №1. Учет операций по кассе ведется в машинограмме или других учетных регистрах, которые ведутся по дебету и кредиту счета 1010 "Денежные средства в кассе в тенге". Записи в регистры производятся по мере поступления в бухгалтерию предприятия ТОО "ТАиС" отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счетам группы счетов 1010 "Денежные средства в кассе в тенге".

Список использованной литературы

 

1. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 26.12.1995г. №2732 (с изменениями и дополнениями от 24 июня 2002 г., №329-11).

2. О труде в Республике Казахстан. Закон Республики Казахстан от 10.12.1999г. № 493-I, Алматы: Юрист, 2002г.

3. Стандарты бухгалтерского учета. – Алматы: "ЮРИСТ", 2002 г.

4. Постановление правительства Республики Казахстан №1034 от 6 августа 2001г. "Правила применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью"

5. План счетов по МСФО: Приказ МФ РК от 22.12.2005г. №426

6. Инструкция (основа) по разработке Рабочего плана счетов для организаций, составляющих финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (приказ МФ РК от 22.12.2005г. №426)

7. Комментарии к Гражданскому Кодексу Республики Казахстан., 2-е изд., испр. и доп./ Под ред.М.К. Сулейменова, Ю.Г. Басина. – Аламты: Жеті Жарғы, 2003. – 528с.

8. Международные стандарты финансовой отчетности – М.: Аскери, 2005. – 316с.

9. Абдрасимова Ж.К. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие, Караганда, 2001 г.

10. Документооборот по учету денег и расчетов компании. – Алматы: Издательский дом "БИКО", 2006 – 32с.

11. Жакупова О.М. Финансовый учет КЭУК 2001 г., часть 3.

12. Качалин В.В. Финансовый учет и отчетность в соответствии со стандартами СААР. Москва, 2000

13. Китебаева А.К. Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по дисциплине: Принципы учета 1,2, Караганда 2005г.

14. Нидлз Б., Андерсон Х., Колдуэлл Н. Принципы бухгалтерского учета – Москва, 1996.

15. Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. Учебное пособие в 2-х частях – КЭУ, 2005.

16. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях/ Учебное пособие. – Алматы, 2006.-427с.

17. Мычкина О.В. МСФО: рекомендации по применению рабочего плана счетов. Практическое пособие. – Алматы: Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104с.

18. Попова Л.А. Бухгалтерский учет: Финансовый аспект - Учебное пособие. Караганда, 2003 – 257с.;

19. Радостовец В.К. Финансовый и управленческий учет на предприятии – Алматы: НАН "Центраудит", 1997г.

20. Радостовец В.К., Радостовец В.В., Шмидт О.И. Бухгалтерский учет на предприятии. Алматы: Центраудит-Казахстан, 2002.

21. Сейдахметова Ф.С. Современный бухгалтерский учет. Учебное пособие. - Алматы: Экономика, 2000 г.

22. Скала Н.В., Скала В.И. Сборник бухгалтерских проводок г.Алматы, 2005г.

23. Толпаков Ж.С. Бухгалтерский учет на предприятиях торговли. Караганда, - 2002

24. Гилек Ю.Н Международные стандарты финансовой отчетности. Краткий перекрестный конспект-комментарий// Вопросы учета и налогообложения. – 2006, №4. –с.7-19

25. Платонова К. Разработка учетной политики предприятия // Бюллетень бухгалтера, № 36, сентябрь 2004 г., с.14-17.

Приложение 1

 

Приложение 2

ТАИС

Приложение 3

ДОГОВОР О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

 

ТОО "ТАиС", далее именуемое "Работодатель", в лице руководителя Стогнушенко Ю.В., действующего на основании устава, с одной стороны, и кассир Шувалова М.Ф. именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.

6. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.

7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

 

Приложение 4

"УТВЕРЖДАЮ"

Директор ТОО "ТАиС"

Стогнушенко Ю.В.________________

"____"_______________200_г.