2020-04-20
212
В соответствии с п.1 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно п.3 ст.6 Закона о бухгалтерском учете при формировании учетной политики помимо рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, правил документооборота, утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.
Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной, вещественной проверки).
Основными целями инвентаризации основных средств являются:
- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества. В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;
- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств. Основу инвентаризации имущества составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией.
Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.
В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.
В каждом конкретном случае состав разовой комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии.
Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результата инвентаризации недействительным.
До начала инвентаризации необходимо проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг или описей;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели [8, C.101].
Порядок проведения инвентаризации и отражения в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. N 49.
Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых
операций, по учету результатов инвентаризации".
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации форма N ИНВ-22, являющийся письменным заданием, в котором указываются конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
- осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
- заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
- соответствуют ли должности материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
- созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;
- оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
- существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;
- хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
- назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.
Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.
После проверки фактического наличия основных средств составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи N ИНВ-1. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.
Например, ОП Барышские электрические сети ОАО «Ульяновскэнерго» на основании приказа № 97 от 15.10.2004 г. проводило инвентаризацию основных средств. Бухгалтерской службой были составлены инвентаризационные описи основных средств № ИНВ-1 (приложение Ж), с указанием наименований основных средств, инвентарных номеров и данных бухгалтерского учета о наличии основных средств по подотчетным лицам.
В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости. Расхождений по результатам инвентаризации у данного подотчетного лица не обнаружено.
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации и именно он принимает окончательное решение о списании недостачи на финансовые результаты.
Из нормативных актов следует, что отражение в учете недостач имущества зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. N 94н, общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" [3, C.90].
По дебету счета 94 отражается фактическая стоимость недостающих или полностью испорченных ценностей.
По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 в корреспонденции с соответствующим субсчетом счета 01 "Основные средства".
По кредиту счета 94 отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета.
При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в дебет счета 97 "Расходы будущих периодов". По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 97 в корреспонденции со счетом 91 «Внереализационные расходы» [10, C.21]
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально-ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 и кредиту счета 98. Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" и кредитуется счет 94. По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 и дебетуется счет 98.
Таким образом, на счете 94 собираются все потери и недостачи, выявленные
в ходе инвентаризации.
Фактически счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» выполняет две основные функции:
- статистическая функция (отражает количество недостач в организации). На основании этой функции можно судить о степени работы администрации организации. Ведь там, где обеспечены должный учет и контроль, недостачи, как правило, случаются довольно редко;
- указывает на величину, которую необходимо квалифицировать как недостачу или потерю. Выявив недостачу и отразив данную сумму первоначально на счете 94, организация должна ее классифицировать, т.е. определить, является ли данная сумма именно недостачей. Если да, то администрация организации должна взыскать данную сумму с виновного лица. Если же данная сумма будет классифицирована как потеря от порчи ценностей, то в этом случае организация имеет право списать данную сумму на убытки. Эта функция счета 94 является достаточно важной, так как от "статуса" данных сумм зависят правила их списания.
Определение размера причиненного ущерба. Согласно положениям ст.246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества [21, C.873].
В бухгалтерском учете списание недостающего или испорченного имущества и возмещение работниками ущерба отражаются следующими проводками:
Дебет 01 "Выбытие основных средств" - Кредит 01 - списана первоначальная (восстановительная) стоимость объекта основных средств;
Дебет 02 – Кредит 01 "Выбытие основных средств" - списана сумма начисленной амортизации";
Дебет 94 Кредит 01 - отражена остаточная стоимость недостающих (полностью испорченных) основных средств;
Дебет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - отражена сумма причиненного ущерба, отнесенная за счет виновных лиц;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – отражена сумма, предъявленная к взысканию и удержанная из зарплаты работника;
Дебет 50 "Касса" Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – отражена сумма, предъявленная к взысканию и внесенная работником в кассу организации;
Дебет 91 Кредит 94 - при отсутствии виновных лиц остаточная стоимость недостающего (испорченного) объекта основных средств списана в состав внереализационных расходов.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена по современной стоимости их воспроизводства соответственно прейскурантам (сметной стоимости), утвержденным в установленном порядке, а износ должен быть установлен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами:
Дебет 01 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – отражена первоначальная стоимость основных средств, выявленных при инвентаризации как излишки;
Дебет 91 Кредит 02 – отражена амортизация основных средств, выявленных при инвентаризации;
Инвентаризационная комиссия обязана выявить, когда и по чьему распоряжению возведены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на возведение их, и отразить это в протоколе.
Например, при проведении ежегодной инвентаризации основных средств ОП
Барышские электрические сети ОАО «Ульяновскэнерго» приняло на баланс на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств № ИНВ- 18 (приложение К) и акта о приеме – передачи объекта основных средств ОС–1 (приложение Л), нематериальных активов объект основных средств ВЛ-10кВ р.п.Поливаново, находящийся в Барышском районе Ульяновской области. Ввод основного средства оформлен приказом № 99 от 25.11.2004 г. Дата принятия на баланс определена датой начала инвентаризации, т.е. 01.11.2004 г. Примерный год ввода и техническое состояние объекта предоставила техническая служба предприятия. Рыночная стоимость объекта основных средств определена итоговым заключением независимой компании ООО «Инфо-Центр «Аудит» в размере 278640р. Объекту основных средств присвоен инвентарный номер 03.030006, определен код по ОКОФ 12 45211125 и соответственно седьмая амортизационная группа, со сроком службы объекта основных средств от 15 до 20 лет включительно. Техническая служба предприятия определила срок службы объекта из выше предложенных границ как 15 лет.
Норма амортизации К в процентах к первоначальной (восстановительной) стоимости объекта амортизируемого имущества при линейном методе начисления амортизации рассчитывается по формуле
К = (1 / n) х 100 %, (1)
где n – срок полезного использования данного объекта амортизируемого имущества, выраженный в месяцах, если необходима норма амортизации в месяцах, или годах, если годовая норма амортизации. Для данного объекта основных средств годовая норма амортизации составила 6,67%.
На основании акта о приеме – передачи объекта основных средств ОС-1 № 1 от 29.11.2004 г. бухгалтер ОП Барышские электрические сети дает проводки:
Дебет 01 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – отражена первоначальная стоимость основных средств, выявленных при инвентаризации как излишки, в размере 278640р.
Основные средства заносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что произведенные работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Одновременно комиссия должна установить виновных в этом лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.
Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Присвоенные инвентарным объектам основных средств номера, как правило, не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.
Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.
