Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:
почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);
номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:
код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.
--------------------
<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 "О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).
|
|
Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.
Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).
Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.
Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.
Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.
Например:
Федеральное государственное унитарное предприятие "Почта России" (ФГУП "Почта России") ПРИКАЗ | |
01.02.2018 | N 12 |
Москва |
Федеральное государственное унитарное предприятие "Почта России"
(ФГУП "Почта России") АКТ | |||
01.02.2018 | N 08 | ||
Москва |
Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата акта может являться:
- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);
- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.
Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.
В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.
Например, на бланке письма:
17.03.2018 N 21/07-10 |
на бланке приказа:
Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт "Восход" (ФГБУ НИИ "Восход") ПРИКАЗ | |
16 апреля 2018 г. | N 125 |
Москва |
В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.
Например:
Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт "Восход" (ФГБУ НИИ "Восход") АКТ |
| |
02.03.2018 | N 15 | |
Москва | ||
В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита "подпись".
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.
Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.