Рекомендации по оформлению отчетной документации

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ О РЕАЛИЗАЦИИ СОЦИАЛЬНЫХ ПРОЕКТОВ ДЛЯ МОЛОДЕЖИ

Год

Г. Улан-Удэ

Общие положения

Настоящие методические рекомендации предназначены для подготовки и оформления отчетной документации, подтверждающей реализацию социального проекта для молодежи в рамках постановления Правительства Республики Бурятия № от «4» июля 2016 г. № 292 «О предоставлении грантов в форме субсидий на реализацию социальных проектов для молодежи и об утверждении Порядка предоставления грантов в форме субсидий». Формы отчетной документации являются неотъемлемым приложением к Соглашению о предоставлении гранта в форме субсидии (Приложение № 1 в данных методических рекомендациях).

По всем этапам календарного плана проекта оформляются и представляются промежуточные отчеты. Заключительный отчет представляется по завершении проекта.

Требования к структуре отчета.

Отчетная документация (в том числе промежуточный отчет по проекту) представляется на бумажном носителе в сброшюрованном и пронумерованном виде в папке - скоросшивателе в следующем порядке (в случае неверной комплектации, Министерство спорта и молодежной политики Республики Бурятия (далее – Минспорт РБ) оставляет за собой право вернуть отчет на перекомплектацию без предварительной проверки данного отчета):

1. Титульный лист с описью документов.

2. Аналитический отчет.

3. Отчет о выполнении календарного плана.

4. Финансовый отчет.

5. Ясные и четкие заверенные Грантополучателем копии первичных финансовых документов и других сопроводительных материалов, подтверждающих расходы на реализацию проекта. Оригиналы документов должны храниться у Грантополучателя. По требованию Минспорта РБ Грантополучатель обязан предъявить оригиналы документов. Если во время проверки со стороны Минспорта РБ – оригинал документа, копия которого приложена к финансовому отчета, будет отсутствовать у Грантополучателя, Минспорт РБ оставляет за собой право пересмотреть ранее принятый финансовый отчет, в сторону его уменьшения на сумму отсутствующего документа.

Рекомендации по оформлению отчетной документации.

В аналитическом отчете:

в соответствии с приложением № 2 к соглашению о предоставлении гранта в форме субсидии необходимо отразить:

- описание содержания проделанной работы, включающий обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;

- основные результаты за период;

- значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;

- наличие и характер незапланированных результатов;

- оценка успешности Проекта;

- недостатки, выявленные в ходе реализации Проекта;

- общие выводы по Проекту;

- прочая информация.

Важно! При проведении образовательного мероприятия (круглый стол, семинар, конференция и т.д.) необходимо представить:

- список участников мероприятия с подписями участников и их контактными данными (номер телефона, электронный адрес);

- программа и/или положение о проведении мероприятия с указанием даты проведения мероприятия, места проведения, целей и задач;

- не менее 10 фотографий с мероприятия (оригиналы фотографий должны быть оформлены на листе А4). На фотографии должно быть видны данные о мероприятии (баннер, программа, листовка, флаер и т.д.);

- при проведении выездного мероприятия в муниципальные образования Республики Бурятия необходимо представить подтверждение о проведении мероприятия в муниципальном образовании (письмо от Администрации муниципального образования);

- ссылки на материалы о мероприятии в сети Интернет;

- распечатки статей из СМИ о мероприятии;

- образцы полиграфической продукции (флаер, брошюра, программа, методическое пособие, сертификат участника и т.д.).

- резюме приглашенных лекторов, спикеров с подтверждающими документами об образовании в соответствующей области.

 

Важно! При проведении спортивного мероприятия необходимо представить:

- положение о проведении спортивного мероприятия;

- протокол соревнования;

- ведомость на вручение призов с подписями победителей (копии паспортов победителей);

- не менее 10 фотографий с мероприятия (оригиналы фотографий должны быть оформлены на листе А4). На фотографии должно быть видны данные о мероприятии (например, баннер);

- ссылки на материалы о мероприятии в сети Интернет;

- распечатки статей из СМИ о мероприятии;

- образцы полиграфической продукции (флаер, брошюра, программа, сертификат участника, грамота, диплом и т.д.), а также наградной продукции (фотографии медалей, кубков и т.д.).

В финансовом отчете:

Независимо от статьи расходов (проведение мероприятия, услуги аренды, полиграфические услуги, покупка товаров и т.д.) обязательной является следующая комплектность документов, подтверждающих расход средств:

1. Основание платежа. В качестве основания может выступить: договор, контракт, счет на оплату, товарный чек.

2. Подтверждение платежа (=факт оплаты): квитанция к приходному/расходному кассовому ордеру, кассовый чек, платежное поручение при безналичном расчете, ведомость оплаты. (Важно! Товарный чек без кассового чека или приходно-кассовой квитанции не является подтверждением платежа).

3. Факт получения товара или услуги: накладная, акт приемки выполненных работ.

! В финансовом отчете первыми документами прикладываются – основание платежа, затем – подтверждение платежа и факт получения товара или услуги. В комплект финансовых документов не должны входить документы, даты которых выходят за рамки отчетного периода.

Перечень документов, требуемых для представления в финансовом отчете:

Статья «Оборудование»:

1. Договор.

2. Счет на оплату.

3. Документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

4. Накладная (документ, подтверждающий передачу товара).

5. Справка о постановке на баланс организации приобретенного оборудования (для юр. лиц.).

6. Инвентарная карточка (или копия инвентарной книги, где указано оборудование).

 

Статья «Канцелярские расходы»:

1.Договор.

2. Счет на оплату.

3. Счет-фактура (с указанием перечня канцелярских расходов).

4. Документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

5. Накладная (документ, подтверждающий передачу товара).

6. Акт целевого использования закупленных канцелярских товаров.

 

Статья «Типографские расходы и литература»:

1. Договор.

2. Счет на оплату.

3. Счет-фактура (с указанием перечня канцелярских расходов).

4. Документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

5. Акт приема – сдачи работ (с детальной сметой)/накладная.

6. Акт раздачи печатной продукции и литературы. Копия образца печатной продукции прилагается к финансовому отчету. В случае, если литература остается в организации, то к отчету необходимо представить документ с указанием списка литературы, местонахождения литературы и ответственного лица.

 

Статья «Транспортные расходы»:

1. Договор на оказание транспортных услуг (указать какая сумма согласно каких расчетов будет выплачена).

2. Счет на оплату.

3. Документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

4. Маршрутный лист с указанием даты, места, расстояния, цели и суммы).

5. Акт приема выполненных работ.

 

При возмещении транспортных расходов участнику мероприятия:

- командировочное удостоверение участника семинара;

- авиа/жд билеты, билет на автобус;

 - расходный кассовый ордер или платежная ведомость, подтверждающая факт возмещения участнику мероприятия транспортных расходов;

 

Статья «Мероприятие»:

1.  Отчет о проведении мероприятии смотреть в разделе «Аналитический отчет».

2. Питание участников:

-утвержденное меню;

-счет фактура, договор (спецификация к договору);

-документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру);

- акт на списание питания с указанием количества человек.

3. Аренда:

- договор аренды (на адрес фактического местонахождения организации);

-счет на оплату;

- документ, подтверждающий факт оплаты (при безналичном расчете - платежное поручение, при оплате наличными – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру).

- акт выполненных работ (указать стоимость 1 часа аренды, время и дата аренды).

Статья «Заработная плата»:

- трудовой договор с работником;

- табель учета рабочего времени;

- расчетно-платежная ведомость;

- расходно-кассовый ордер о выплате заработной платы или платежное поручение о перечислении средств на банковскую карточку;

- платежные поручения о перечислении налога и страховых взносов в УФНС (НДФЛ), ПФР, ФСС.

 

Приложение №1