Меры предосторожности при работе с электронной почтой

Проблемы, возникающие при использовании обычной почты, также применимы и к сообщениям, передаваемым с помощью электронной почты. Например, отправитель письма может быть не тем, за кого он себя выдает. Если вы не используете специальные программы для обеспечения безопасности электронной почты, может оказаться очень трудным определение того, кто же на самом деле послал письмо. Это означает, что электронная почта не подходящий способ ведения коммерческой деятельности. Очень легко подделать сообщение электронной почты, чтобы оно казалось пришедшим от какого-то другого лица.

Другой проблемой, возникающей при использовании электронной почты, является конфиденциальность писем. Электронные письма передаются через Интернет между компьютерами. При передаче письма между компьютерами, а также при нахождении его в почтовом ящике на сервере в ожидании обращения пользователя к почтовому серверу электронное письмо доступно для прочтения другими людьми. Поэтому желательно дважды подумать перед тем, как посылать конфиденциальную или очень личную информацию с помощью электронной почты. Вы никогда не должны посылать номера кредитных карт и другие важные данные с помощью незащищенных электронных писем. Для решения этой проблемы имеются специальные программы (например, PGP); часть из них интегрирована прямо в программы электронной почты. Одним из удобных средств, которые обеспечивает электронная почта, является пересылка писем (forward) с одного адреса на другой. Эта возможность должна использоваться крайне осторожно. Представьте себе следующий сценарий: Пользователь имеет учетную запись у Интернет-провайдера и хочет получать с его помощью всю электронную почту. Она конфигурирует почтовую программу на своем рабочем месте так, что все приходящие письма будут пересылаться на ее личный почтовый адрес. Теперь все письма, которые она должна получить на работе, передаются по Интернет в ее личный почтовый ящик. Но при такой передаче ее электронные письма уязвимы к перехвату кем-либо. Конфиденциальное электронное письмо, посланное ей кем-либо из ее начальников, может быть прочитано хакером, установившим сетевой анализатор в одном из большого числа каналов, через которые передается письмо по Интернет. Отметим, что письмо, отправленное с рабочего места или полученное на рабочем месте, может не быть частным. Спросите свое начальство о том, могут ли другие сотрудники (в тех или иных случаях) читать или использовать ваши письма на законном основании. Статус конфиденциальности электронных писем зависит от законодательства конкретной страны.

Многие почтовые программы позволяют включать в письма файлы-5приложения. Файлы, пришедшие с электронным письмом - такие же файлы, как и все другие. Любой способ, посредством которого файл попадает на компьютер, потенциально опасен. Если файл-приложение - это просто текстовое сообщение, то ничего страшного в нем нет. Но этот файл может быть не только текстовым сообщением! Если этот файл - программа или выполняемый скрипт, требуется предпринять меры предосторожности перед тем, как запустить его.

Помните, что сохраненными электронными письмами нужно обращаться осторожно. Копии посланных или полученных писем у Интернет-провайдера могут быть уязвимы. Риск заключается в том, что кто-то может получить доступ к вашей учетной записи и прочитать ваши старые письма. Держите файлы с письмами, которые на самом деле являются важной информацией, у себя на машине.

Вопросы для повторения:

1. Представление о контекстном поиске.

2. Принципы контекстного поиска.

3. Запросы и их виды.

4. Логические связи и выражения. Поиск методом исключений.

5. Поисковые системы русскоязычного пространства. Интернета. Глобальные (англоязычные поисковые) системы.

6. Рекомендации по правильному формированию запросов.

7. Электронная почта, принципы ее организации и работы.

8. Правила ведения переписки с использованием электронной почты.

9. Меры предосторожности при работе с электронной почтой.

Организация электронного документооборота

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных и оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.