Возможные случаи возникновения ошибок

Если в таблице, которая являлась источником данных для формы, будет переименовано или удалено поле, включенное в форму, то при выводе формы в режиме формы будет в соответствующем ему окошке выводиться строка «#Имя?». Это является примером нарушения целостности базы данных, когда был изменен один элемент базы данных и не изменен связанный с ним другой элемент (в данном случае – поле таблицы базы данных и базирующийся на нем элемент экранной формы). Если поле было переименовано, то для соответствующего элемента формы надо скорректировать свойство Источник данных. Если поле было удалено из таблицы, то соответствующий ему элемент надо удалить из формы.

Поэтому желательно при первоначальном проектировании и создании таблиц максимально продумывать проектные решения и с осторожностью подходить к дальнейшей корректировке структуры таблиц баз данных.

При создании форм ввода надо соотносить состав полей, включенных в форму, с составом полей и, главное, с ограничениями целостности, которые наложены на эти поля при описании таблиц баз данных. Так, если в форму не будут введены поля, на которые наложены ограничения на значения, то новые записи в таблицу не смогут быть введены из-за несоблюдения этих ограничений.

 

Создание отчетов

Общая характеристика отчетов.

Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации, так называемые генераторы отчетов. Отчеты позволяют:

ü Проводить группировку данных;

ü Вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;

ü Вводить в отчеты вычисляемые поля;

ü Выводить в отчеты данные из разных источников;

ü Включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;

ü Использовать различные формы представления информации;

ü Качественно оформлять выводимые данные.

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл. Чаще всего отчеты используются для вывода информации на печать (т.е., для получения так называемых «твердых копий»). Для документов, даже одинаковых по содержанию, могут использоваться разные приемы оформления, в зависимости от того, куда осуществляется вывод информации. Например, при выдаче информации на экран могут использоваться специальные эффекты («мигание», динамические изображения, полосы прокрутки и т.п.).

Источниками для получения отчетов могут быть не только таблицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров.

Отчеты могут быть разной формы. Различают отчеты анкетной и табличной форм. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т.п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа – его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.

Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названием атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом из объектов представляются в одной строке.

Табличные документы могут включать одну таблицу – однотабличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) – многотабличные документы.

В зависимости от объема и выбранного способа оформления документ может занимать одну или несколько страниц.

В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные зоны могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу – заголовок отчета и примечание документа (итоговая зона, оформительская часть). Заголовок и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно, либо выноситься на отдельные листы.

Для каждой страницы выделяют верхний и нижний колонтитулы. Основной областью является область данных. В ней размещаются данные из базы данных. Кроме того, в документе может быть обеспечена группировка данных, причем, в отличие от запросов, группировка может быть многоуровневой. В этом случае для каждого уровня группировки могут быть созданы зоны заголовка и примечания группы.

Группировки обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т.д.). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки и смешанных – содержащих как детальные строки, так и итоговые.

Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках, в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в табличных документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.

В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.

Кроме документов, содержащих в основном фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и документы, которые включают какой-то текст, с добавлением данных из базы данных (документы типа «письма»).

В документах фактографического типа можно различать просто какой-то текст, не имеющий жесткой связи с элементами базы данных (например, название документа, поясняющее текст), названия элементов из базы данных (например, «Фамилия») и значения этих элементов (например, Иванов, Петров), элементы оформления (линия, рисунок).