Организация движения документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений (секретарей), или службу делопроизводства. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме,¹которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений. ²

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. ³

При использовании в организации автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) исполнителям обычно пересылается регистрационно-учетная форма (карточка) документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба делопроизводства только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым относятся системы электронного документооборота, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.