Оформление организационно-кадровой документации

ЛЕКЦИЯ 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Кадровая политика в современных условиях. В современной России значительно повысилась роль кадровой политики на предприятии и в организациях. Это связано с переходом от командно-административных методов управления персоналом к использованию экономических и нравственно-психологических стимулов.

Кадровая политика должна решать следующие задачи:

1. Обеспечивать организацию опытными высококвалифицированными работниками, заинтересованными в общем успехе предприятия.

2. Эффективно использовать мастерство и потенциальные возможности каждого работника.

3. Создавать в организации такие условия, чтобы каждый работник был удовлетворен своей работой.

4. Создавать и сохранять достойный моральный климат в коллективе.

5. Поддерживать в работниках интерес к достижению общей выгоды своего коллектива и организации в целом.

Решение этих задач предъявляет высокие требования к деловой и профессиональной квалификации работников службы управления персоналом.

Работники кадровой службы должны знать:

1. Трудовое законодательство.

2. Нормативно-правовые материалы, касающиеся работы с персоналом.

3. Основы документационного обеспечения управления.

4. Основы психологии, педагогики, социологии, психологии.

5. Методы оценки персонала.

6. Технологию профориентационной работы и т.д.

На сегодняшний день в работе с кадрами наступил новый период: возрастает внимание к личности работника, к поискам новых стимулов, социальных гарантий; ориентация на сближение интересов работника с интересами организации.

Система управления персоналом. Управление персоналом осуществляется руководством организации и работниками ряда специализированных подразделений, к которым относится кадровая служба.

Управление персоналом предполагает не командование людьми, а создание условий, обеспечивающих наилучшее использование человеческих ресурсов организации. Следовательно, цель кадровой политики – создание производительного и сплоченного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегии организации.

В систему управления персоналом входят следующие виды деятельности:

1. Организация найма, отбора, приема персонала.

2. Деловая оценка персонала.

3. Обучение, профориентация и адаптация работников.

4. Содействие деловой карьере.

5. Мотивация и организация труда.

6. Управление конфликтами.

7. Социальное развитие организации.

8. Высвобождение персонала.

В современных условиях у организации должны быть следующие приоритеты:

1. ГЛАВНАЯ ЦЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ – ЕЕ РАБОТНИКИ.

2. ЗА ПРЕДЕЛАМИ ОРГАНИЗАЦИИ ГЛАВНАЯ ЦЕННОСТЬ – ПОТРЕБИТЕЛИ.

 

Контрольные вопросы:

1. Как изменилась роль кадровых служб в современных условиях?

2. Какими должны быть приоритеты организации на современном этапе развития экономики?

3. С какими факторами связано изменение роли кадровой службы?

4. Какие задачи должна решать кадровая служба, работающая по-новому?

5. Какова цель кадровой политики?

6. Какие виды деятельности входят в понятие «управление персоналом»?

ЛЕКЦИЯ 2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРОСНАЛОМ

 

Понятие кадрового делопроизводства. Кадровое делопроизводство – это:

1. Совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации.

2. Создание, получение, обработка и организация движения документов по персоналу.

Основными функциями документационного обеспечения управления по персоналу являются:

1. Своевременная обработка поступающей кадровой документации.

2. Регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу.

3. Разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам.

4. Доведение кадровых документов до соответствующих работников для исполнения.

5. Контроль исполнения кадровых документов.

6. Справочно-информационная работа по персоналу.

7. Формирование кадровых документов в дела и их хранение.

8. Оформление кадровых документов для передачи в архив.

9. Защита кадровой информации в соответствии с законодательными и нормативными документами в области защиты информации.

Требования к оформлению кадровых документов базируются на требованиях УСОРД и ГОСТа Р 6.30 – 2003.

Классификация документации, используемой в управлении персоналом.

Организационно-кадровая документация: устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, инструкции по выполнению разных видов работ, должностные инструкции.

Организационно-распорядительная кадровая документация: приказы по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, справки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Информационно-справочные документы: письма, телеграммы, факсы, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, служебные записки.

Оформление организационно-кадровой документации.

Устав организации разрабатывается и утверждается учредителями. Если организация создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального предприятия утверждается государственным органом местного самоуправления.

Устав определяет предмет деятельности организации, права, обязанности; Закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, местонахождение, органы управления, порядок распределения прибыли и убытков; условия реорганизации и ликвидации.

 

Устав предприятия оформляется на общем бланке. Обязательными разделами текста являются:

1.Общие положения. В этом разделе определяются цели и задачи создаваемой организации.

2. Организационная структура. Данный раздел определяет состав структурных подразделений, их названия, функции и взаимосвязь.

3. Регламент организации. В данном разделе определяются формы и методы управления, права и обязанности руководящего состава.

4. Финансово-материальная база. В данном разделе определяются основные и оборотные средства организации, источники финансирования, порядок распоряжения средствами и ценностями.

5. Отчетная и ревизионная деятельность. Данный раздел устанавливает виды и периодичность ревизионных проверок и сроки отчетности.

6. Порядок ликвидации организации.

 

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем и собранием членов коллектива предприятия. Оформляются на общем бланке предприятия. Подписываются руководителем кадровой службы.

Обязательными разделами текста правил внутреннего трудового распорядка являются:

1. Общие положения. В этом разделе определяется цель создания документа – установление трудового распорядка, укрепление трудовой дисциплины, улучшение организации труда, рациональное использование рабочего времени, обеспечение высокой производительности труда, повышение прибыльности предприятия. Дается указание на то, что правила внутреннего трудового распорядка обязательны для всех работников. Дается ссылка на то, что правила разработаны в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих. В данном разделе должны быть раскрыты следующие вопросы:

2.1. Какие документы должен предоставлять гражданин при поступлении на работу.

2.2. Каковы условия заключения трудового договора (срочный, бессрочный, на выполнение разовых работ и т.д.).

2.3. Порядок проведения собеседования и инструктажей.

2.4. Правила выдачи или заполнения трудовых книжек.

2.5. Условия прекращения трудового договора.

3. Основные обязанности работников: добросовестная работа, соблюдение дисциплины труда, точное выполнение поручений руководства, использование рабочего времени для производительного труда, доброжелательное и уважительное отношение к коллегам и клиентам, уважение достоинства и личности каждого работника организации, неразглашение конфиденциальной информации, исполнение всех нормативных актов, регулирующих работу в организации.

4. Права работников: участие в управлении через общие собрания, различные рабочие общественные органы; внесение предложений по улучшению работы, по вопросам социального и бытового обслуживания; вознаграждение за труд не ниже установленного законом минимального размера заработной платы; право на отдых, возмещение ущерба (вреда), на нормальные условия труда, на рабочее место, соответствующее санитарным и гигиеническим нормам; право на обращение к руководству.

5. Права администрации: определение и корректировка трудовых функций работников в соответствии с ТК РФ; право давать указания, обязательные для исполнения всеми работниками; право на оценку труда подчиненных и поощрение работников за хороший труд; право на применение методов дисциплинарного взыскания; право проведение собеседований с работниками.

6. Обязанности администрации: организация труда работников, обеспечение здоровых и безопасных условий труда, обеспечение соблюдения трудовой и производственной дисциплины, соблюдение трудового законодательства, внимательное отношение к работникам.

7. Рабочее время и его использование. В данном разделе определяется время начала и окончания работы, время обеденного перерыва; график сменности; порядок учета прихода на работу и ухода с работы.

8. Время отдыха. В данном отделе определяется очередность предоставления ежегодных отпусков; условия для предоставления дополнительного отпуска по заявлению работника; сроки составления и согласования графика отпусков.

9. Поощрение за успехи в работе. В данном разделе определяются виды поощрений в соответствии с ТК РФ и правила документационного оформления поощрений.

10. Ответственность за нарушение дисциплины труда. В данном разделе должны быть указаны виды дисциплинарных взысканий в соответствии с ТК РФ и с Положением о наложении дисциплинарных взысканий в организации; порядок документирования наложения дисциплинарных взысканий.

 

Виды нарушений, за которые могут быть наложены дисциплинарные взыскания:

- неисполнение должностных обязанностей;

- причинение ущерба предприятию;

- неявка на работу без уважительной причины;

- опоздания на работу;

- отсутствие на рабочем месте в течение рабочего дня.

Контрольные вопросы:

1. Что входит в понятие «кадровое делопроизводство»?

2. Каковы функции документационного обеспечения кадровых служб?

3. Каковы общие требования к оформлению организационно-кадровой документации?