Информационная система управления

В рассмотрении процесса коммуникации, можно выделить 2 взаимосвязанные составляющие: клиент - администратор, администратор - обслуживающий мастер.

Клиенты (потребители услуг) обращаются в салон красоты с просьбой оказания косметологических и парикмахерских услуг либо посредством непосредственного обращения к администратору салона красоты, либо путем записи на услугу через телефонный звонок. Администратор, учитывая предпочтения клиента и график оказания услуг, записывает клиента в удобное для него время на обслуживание в салоне красоты, после чего с клиентом заключается договор на оказание услуг салоном красоты (Приложение А), договор закрепляется подписями и печатями: 1 экземпляр отдается клиенту - заказчику, другой - отправляется в архив договоров. На основании регистрации заявок администратор оповещает обслуживающих мастеров о количестве заявок на услуги, в результате формируется отчет о загрузке обслуживаемого мастера по времени рабочей смены. После оказания услуги обслуживающий мастер предоставляет администратору наряд на услугу (один экземпляр которого передается клиенту), благодаря которому администратор подсчитывает стоимость оказанной услуги (исходя из стоимости использованных расходных материалов и стоимости работы мастера) и сообщает клиенту о сумме к оплате. Затем клиент оплачивает услугу и получает кассовый чек (и прикрепленный к нему наряд на услугу). Получив денежные средства от клиентов, администратор перечисляет их в банк на расчетный счет салона красоты и получает от банка выписку о выполненной операции. Для возобновления своей деятельности (покупка расходных материалов, выплата заработной платы и т.п.) салону красоты необходимо иметь наличные денежные средства в кассе, поэтому директор обращается в банк с требованием обналичить денежные средства с расчетного счета салона красоты и получает их. Данный процесс имеет циклический характер и повторяется заново (Приложение 6).

Коммуникационная связь также осуществляется между салоном красоты и органами государственного надзора, санитарно-эпидемиологической службой.

Организацию делопроизводства в салоне красоты осуществляет администратор.

К списку форм входных документов относятся: список заявок на услуги, договор (Приложение 4), отчет о проведенных процедурах, отчет о загрузке обслуживающего мастера по времени рабочей смены, банковская выписка.

К списку форм выходных документов относятся: договор, кассовый чек, наряд на услугу (Приложение 5).

В ближайшее время директором было решено автоматизировать систему управления салона красоты необходимой техникой и программным обеспечением. В результате была составлена смета (таблица 13).

Таблица 13. Смета автоматизации салона красоты «Кокетка»

Главная цель автоматизации системы управления салона красоты «Кокетка» - это поднять на новый качественный уровень процессы управления за счет использования информационных технологий в деловых взаимоотношениях, при работе с документами, а также совершенствование системы коммуникаций с клиентами.

Ниже представлен список документов для проверяющих различных органов.

Для налоговой службы:

уставные документы (свидетельства о регистрации и постановке на учет, ИНН, устав)

кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции со всеми регистрационными документами;

журнал администратора;

бухгалтерская отчетность об уплате налогов;

товарные накладные с чеками;

трудовые договора с сотрудниками, оформленные трудовые книжки.

Для санитарных служб:

сертификаты на продукцию;

сертификаты на оборудование;

мед. книжки персонала;

журнал производственного контроля;

журнал стерилизации.

Для пожарной инспекции;

договор на обслуживание пожарной сигнализации;

план эвакуации;

приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность.