Организация учета топлива и запасных частей в местах хранения

 

Для хранения топлива, запасных частей и других производственных запасов на предприятиях создается складское хозяйство.

Прием, хранение, отпуск и учет топлива и запасных частей по каждому складу возлагается на должностных лиц (заведующие складами, кладовщики и др.), с которыми заключаются договоры о материальной ответственности и которые несут ответственность за правильный прием, хранение, учет и сохранность производственных запасов, за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску этих ценностей.

Хранение горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, соответствующих требованиям, установленным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30 сентября 2004 г. № 31 «Об утверждении Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов» [27].

Хранение топлива в организации СУП «Агросервис - ССК» осуществляется на складе ГСМ, который имеет соответствующий технический паспорт. При эксплуатации склада соблюдаются требования правил технической эксплуатации складов ГСМ, правила пожарной безопасности Республики Беларусь для объектов хранения, транспортирования и отпуска нефтепродуктов. В филиале при организации работ на складе ГСМ учитывают специфические свойства нефтепродуктов: токсичность, испаряемость, пожароопасность, взрывоопасность и в связи с этим применяют все необходимые меры предосторожности. Топливо принимается и отпускается через специальные сливо-наливные устройства. Тара для топлива соответствует стандартам и техническим условиям, имеет маркировку и обеспечивает сохранность и качество нефтепродуктов.

Хранение запасных частей в организации СУП «Агросервис - ССК» осуществляется на складе, вместе с другими товарно-материальными ценностями. За их сохранность несет ответственность материально ответственное лицо-заведующий складом. Склад для удобства хранения оборудован прочными высокими стеллажами.

Для оперативного учета движения топлива и запасных частей в местах их хранения предназначена карточка складского учета (ф. №211-АПК). Записи в карточку складского учета производятся только в натуральных измерителях. Бланки карточек нумеруются и выдаются материально ответственному лицу бухгалтером организации под расписку в специальном журнале регистрации.

Карточка складского учета открывается материально ответственным лицом на каждое наименование (сорт) топлива и запасных частей с обязательным указанием их учетной цены. В случае изменения учетных цен в карточке делается дополнительная запись [2, c.130].

В местах хранения ценностей карточки складского учета размещаются в специальных картотеках по учетным группам и подгруппам и хранятся в малодоступных для посетителей шкафах. Для удобства пользования карточки складского учета можно размещать в картотеке в алфавитном или другом определенном порядке и отделять разделителями с указанием на них букв алфавита (другого признака). При учете запасных частей карточки складского учета целесообразно размещать в картотеке по группам и маркам машин.

На основании первичных документов заведующий складом (кладовщик) указывает в карточке дату совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). Записи в них делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки материалов.

В карточках складского учета каждая операция записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых операций делается одна запись с отражением общего количества. В этом случае в содержании записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "Остаток перенесен в карточку 200_ года № ___"), брошюруются и сдаются в архив [26].

На складах (кладовых) с небольшой номенклатурой топлива или запасных частей вместо карточек применяют книгу складского учета (ф. №212-АПК). Записи в ней производятся только в натуральных измерителях.

Книга складского учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами на то уполномоченными.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер топлива или запасных частей открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в порядке, установленном для нумерации карточек складского учета. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги складского учета помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований топлива и запасных частей с их отличительными признаками и количества листов.

Записи в книгу складского учета производятся ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск топлива, запасных частей и других товарно-материальных ценностей. Количество поступивших ценностей отражается в графе «Приход», выданных со склада - в графе «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании топлива и запасных частей в книге выводится остаток, путем прибавления к остатку на начало операции количества поступивших и вычитания выбывших топлива и запасных частей.

В соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячных материальных отчетах отражается информация о движении топлива, запасных частей и других материалов (приходе или расходе) в данном месяце, стоимость (по приходу, расходу и остаткам) ценностей. Стоимость материалов заполняется бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу в установленные сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера [19].

Для учета движения и использования автопокрышек применяется карточка учета использованных автопокрышек (ф. №214-АПК). Она открывается и заполняется ответственным за учет шин - заведующим гаражом или автомехаником. В ней по каждому автомобилю производится запись серийного номера автошины, указывается завод-изготовитель, дата постановки и снятия шины с автомобиля, пробег покрышки за год и с начала эксплуатации. С обратной стороны этого документа отражается информация о произведенном ремонте (дата сдачи и получения с ремонта, вид ремонта и т.д.)

При снятии шины с автомобиля в карточке учета шин в графу «Причины снятия шины с эксплуатации» записывается ее полный пробег, техническое состояние и направление ее использования (в ремонт, на восстановление, в утиль). При выбытии шин из эксплуатации в карточке отмечается причина выбытия.

Карточка является основанием для поощрения за сверхнормативный пробег шин, а также выполнения своевременного их ремонта.

Для обобщения информации о наличии и движении топлива в местах хранения материально ответственные лица заполняют Отчет о движении топлива и смазочных материалов раздельно по каждому наименованию и марке.

Складской учет топлива в натуральном выражении на нефтескладах ведется: жидких - в единицах объема (литрах) и твердых - в единицах массы (килограммах). В этих же единицах учитываются нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, на производственных участках, в цехах, отделениях, бригадах) [26].

Информация о наличии и движении запасных частей на складах обобщается в Отчете о движении продукции и материалов.

На СУП «Агросервис - ССК» учет топлива, запасных частей и других производственных запасов в местах их хранения возложен на материально ответственных лиц (заведующих складом, кладовой, хранилищем).

На данном предприятии информация о движении топлива, запасных частей и других производственных запасов на складах отражается в Книге складского учета (ф. №212-АПК). Карточки складского учета вообще не используются.

В течение месяца в ней накапливаются данные об остатках на начало, ежедневный приход и расход с указанием первичных документов. Остатки в отдельной графе выводятся после каждой операции и заверяются подписями ответственных лиц.

Данные об используемых автопокрышках содержатся в Карточке учета использования автопокрышек формы № ПЗ - 15.

Данная форма документа практически аналогична Карточке учета использованных автопокрышек (ф. №214-АПК). В ней также содержится следующая информация о шинах: завод-изготовитель, размер, пробег, причина выхода из эксплуатации, сведения о проведенном ремонте и т.д. В используемом на предприятии документе не предусмотрена отдельная строка для данных о водителе, за которым закреплено транспортное средство. Поэтому материально ответственное лицо делает об этом пометку в свободном месте карточки, т.к. данная форма документа является основанием для поощрения за сверхлимитный пробег покрышек.

Таким образом, одной из основных задач учета топлива и запасных частей является своевременное и полное оформление операций по их поступлению и списанию соответствующими первичными документами. Форма и содержание документов по расходу запасных частей зависят от каналов выбытия. Следует отметить, что в организации СУП «Агросервис - ССК» этот участок работы организован достаточно эффективно. В организации не используется требование-накладная для оформления разового отпуска материалов. Оперативный учет топлива, запасных частей и других материальных ценностей в местах их хранения является обязательным условием для обеспечения сохранности производственных запасов и достоверного отражения принадлежащих предприятию запасов. Все операции по поступлению и отпуску со склада топлива и запасных частей оформляются соответствующими первичными документами и отчетами.

топливо аудит инвентаризация запас