Единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ

1. Государственный герб

Государственный герб Российской Федерации или герб республики в ее составе наносится посредине над реквизитом «наименование министерства или ведомства». Перечень предприятий и учреждений, имеющих право приводить в штампе изображение герба, определяется вышестоящими организациями.

Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным Конституционным законом «О Государственном гербе РФ», этим законом установлены описание и порядок официального использования Государственного герба.

Изображение герба рекомендуется делать не более 20 мм диаметром, располагается на бланке с угловым расположением над серединой строки с наименованием организации.

Герб субъекта РФ

Определяется нормативными актами, применяемыми органами государственной власти республик, краев, областей.

Эмблема организации

В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб.

Помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением «Об организации). Товарный знак изображают на бланке с соблюдением требований закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара». Товарный знак регистрируется в государственном реестре.

 

Код организации  

Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОК ОГУ). На общем бланке и бланке конкретного вида документа код проставляется под наименованием вида документа, в письмах в составе справочных сведениях, а в унифицированных формах вверху справа.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с федеральным законом от 08 августа 2001г. № 129 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц».

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН, КПП)

       Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Код формы документов

Расставляется по ОКУД. Данный классификатор принят в действие постановлением Госстандартом от 30 декабря 1993 года № 299. Располагается в документах оформленных на общем бланке и на бланке конкретного вида документа справа под названием вида документа. В письмах в составе справочных данных, а в унифицированных формах в кодовой зоне.

8. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ – АВТОР ДОКУМЕНТА - КОРРЕСПОНДЕНТ

Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразделение, которое это должностное лицо представляет.

Указывается на документах в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, ниже сокращенное или иноязычное.

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций субъектов РФ.

Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства».

 Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим.

Сокращенное наименование организации приводят лишь в тех случаях, когда она закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного.

Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации. Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).

При наличии у предприятия вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия.

Федеральная архивная служба России Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела  ВНИИДАД

Пример

 

 

           

 

 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае если оно, является автором документа, и располагают ниже наименовании организации.

Автором документа может быть должностное лицо. Наименование должности располагается ниже наименования организации.

Общероссийский классификатор организационно-правовых норм. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности в хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные имущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридическое лицо должно иметь самостоятельный баланс и смету.

Представительство, обособленное подразделение юридического лица, расположенного вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту

Филиал осуществляет все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительство и филиал не является юридическим лицом.

Структурное подразделение создается в соответствии с учредительными документами организации и распорядительными документами, устанавливающими структуру организации или предприятия.

Должностное лицо  - лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представительства власти, а также занимающее постоянно или временно должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей.

 9. СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ О ПРЕДПРИЯТИИ.  

Справочные данные о предприятии включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронный адрес, ОГРН, ИНН, КПП.

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные о предприятии необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а так же для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием улицы, дома, номера офиса. республики, края, области, города, номера индекса предприятия связи. Начинается почтовый адрес с улицы.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

10. НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Вид документа (приказ, акт, справка) определяется его названием и содержанием. Состав документов издаваемых организацией фиксируется в таблице форм документов, принимаемых организацией. Указывается на всех служебных документах, кроме писем. Название «ПИСЬМО» не воспроизводится, поскольку для служебных писем выделяется специальный бланк.

 

11. ДАТА ДОКУМЕНТА.

Этот реквизит обязателен для всех видов документов, ставится при завершении оформления документа.

Дата является частью ряда других реквизитов.

Датой документа является: подписание документа, утверждения, для протокола - дата заседания, для акта – события.

При подготовки проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Например,  

«___»____20__год. Или  _______________

                                                     (дата)

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Допускается проставлять дату подписания или утверждения документа работником службы ДОУ, регистрирующим документы при условии, что регистрация документа и датирование осуществляется в день подписания или утверждения.

В некоторых ответственных чрезвычайных ситуациях может указываться не только дата, но и время его издания.

Существует словесно-цифровое и цифровое оформление даты.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности день месяца, месяц и год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например, 06.03.2015 – 6 марта 2015 года.

 Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца - 2015.О1.31

Если число и месяц выражаются однозначным числом, то перед ними следует ставить нули. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровое оформление даты – 6 января 2015 год.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Индекс. Индекс документа. Как правило, индекс состоит из 3 частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего

12. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер представляет собой условное обозначение документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и других в соответствии с принятой системой индексации. Например, 02 – 15/32; здесь 02 – индекс подразделения, 15 – номер дела, 32 – порядковый номер документа.

Документ, составленный совместно двумя и более организациями состоит из регистрационных номеров проставляемый через косую черту в порядке указания автора в документе.

Присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.

Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.