В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08 (название организации). Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты заголовочной части в угловом расположении можно размещать одним из способ:
· Центрированным (начало и конец каждой строчки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
Три вида служебных бланков для ОРД:
- общий бланк
- бланк письма
- бланк конкретного вида документа, кроме письма
ОБЩИЙ БЛАНК используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут быть добавлены: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации.
Научно-производственное объединение
"Информационные технологии"
БЛАНК ПИСЬМА. Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим справочные данные предприятия.
Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк для писем включает реквизиты:
- наименование организации (может быть герб, эмблема)
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, ОГРН, ОКПО, ИНН/КПП)
В бланке обозначается места расположения реквизитов:
- дата, номер
- ссылка на номер и дату.
Научно-производственное объединение
"Информационные технологии"
Отдел маркетинга (другая структура или должностное лицо)
пр. Мира, д. 56, Москва, 234123
Тел.234-578-987 Факс 234-67-89
E-mail. mail@npo-48ю.ru
ОКПО 012345687 ОГРН 2158963
ИНН/КПП
______________N___________
На N______ от _____________
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА включает реквизиты:
- наименование организации
- наименование вида документа
- место составления или издания документа
В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов:
- дата документа, номер.
Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблему, наименование вышестоящего органа и код формы документа по ОКУД
Научно-производственное объединение
"Информационные технологии"
П Р И К А З
Дата Номер
Место составления
Если правом подписи документов обладают не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки структурных и должностных лиц:
Научно-производственное объединение
"Информационные технологии"
Коммерческий отдел
(Зам. директора по социальным вопросам)
П Р И К А З
Дата Номер
Место составления
При изготовлении бланков используют два основных стандартных формата бумаги А4 (210 * 297) и А5 (147 * 210). Допускается использование бланков формата А3 (240 * 297) и А6 (148 * 105).
Бланки должны иметь поля не менее
Левое и верхнее - 20 мм
Правое и нижнее - 10 мм
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером N 12 - 15 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).