2020-05-12
611В 2020 году заказчики обязаны поэтапно перейти на электронную приемку, и в январе начался переходный период. Казначейство показало, как функционируют настройки в ЕИС по электронной приемке и как проходит обмен электронными документами. А к июлю станет ясно, какие категории заказчиков первыми перейдут из тестовой версии приемки в боевую.
Электронную приемку уже сейчас можно протестировать в ЕИС, главное — чтобы оба, и заказчик и поставщик, были согласны подписать документы в электронном виде. Корреспондент журнала узнал подробности, что поменяется для заказчиков и поставщиков.
Вопрос 1. Покажите на схемах, как сейчас проходит бумажная приемка и как будет проходить электронная приемка?
В переходный период можно пользоваться обычной бумажной приемкой. Заказчик может, как и прежде, прикреплять документы о приемке в ЕИС к завершенному контракту в формате pdf, docx, jpeg. Все сведения заказчик вносит в личном кабинете ЕИС в структурированном виде в специально отведенные разделы: по аналогии, как сейчас, заполняют план-график.
Схема 1. Как проходит бумажная приемка 
Схема 2. Как будет проходить электронная приемка 
Вопрос 2. Какие будут этапы внедрения электронной приемки?
Первое правило электронной приемки: заказчик и поставщик должны выразить на нее добровольное согласие. Если поставщик не хочет участвовать, до 1 декабря 2020 принудить его к электронному актированию нельзя. На схеме отразили этапы внедрения.
Схема 3. Этапы внедрения электронной приемки
Вопрос 3. Как сформировать документы для электронной приемки?
Начальная часть электронной приемки универсальна. Поставщик отгружает товар, а перед этим авторизуется в личном кабинете ЕИС. У него должна быть доверенность на подписание и так же, как у заказчика, — пользовательские права на просмотр списка контрактов и подписание документов об исполнении. В единой информационной системе поставщик выбирает из списка контракт или этап контракта и формирует электронный акт из меню «Создать первичный учетный документ», как на рисунке.
Рисунок. Как выглядит первичный учетный документ в личном кабинете поставщика в ЕИС 
В форме этого документа он заполняет обязательные поля, которые не были заполнены в автоматическом режиме. Обязательные поля находятся в разделах: общая информация, контрагенты, отгруженный товар, факт отгрузки, подписанты от поставщика, принятие товара и документы. Часть сведений должна подтянуться в форму из ЕРУЗ и из данных единой информационной системе по контракту, часть заполняется вручную. Во вкладке «Общая информация» отражаются номер и дата контракта.
Если в закупке был установлен нацрежим, поставщик заполняет страну происхождения товара и прикладывает подтверждающий документ, например, сертификат СТ-1, декларацию, заключение Минпромторга.
Вопрос 4. В каком месте заказчик должен приложить документ, подтверждающий страну происхождения товара?
В разделе «Документы» укажите страну происхождения товара и приложите подтверждающий документ. Поставщик подписывает электронный акт прямо в ЕИС, распечатывает и в момент отгрузки передает заказчику в бумажном виде. Заказчик в ответ отдает поставщику бумажную расписку о получении отгруженных товаров для приемки и проводит экспертизу, если она предусмотрена контрактом. Далее есть три варианта. Первый вариант — полная приемка. В этом случае все члены приемочной комиссии подписывают бумажный акт, что принятый товар, работа, услуга соответствуют условиям контракта. Второй вариант — частичная приемка, третий — отказ от приемки. Читайте далее, как выглядит электронное актирование по каждому варианту.
Вопрос 5. Что такое полная приемка через ЕИС?
Если все члены комиссии расписались в бумажном акте о полной приемке, заказчик авторизуется в ЕИС и находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения». Открыв документ, он направляет поставщику через ЕИС извещение о получении электронного акта. Когда УПД попадает в кабинет заказчика, он подсвечивается желтым. Как только заказчик его обработает, он станет зеленого цвета. Чтобы получить документ от поставщика в ЕИС, заказчик должен сформировать извещение о получении документа. Цель этого действия на приемке — фиксация получения документа в системе ЭДО.
Вопрос 6. Как заказчик подтверждает получение документа от поставщика в ЕИС?
Сформируйте извещение о получении УПД, без него считается, что документ вы не получили. Заказчик подписывает свое действие электронной подписью. Факт подписи подтверждает получение документов от поставщика. Когда заказчик подписывает КЭП извещение о получении УПД, фиксируются дата и время получения документа, поставщик видит, что статус документа изменился.
Одновременно, как заказчик применяет универсальный передаточный документ, строчка первичного документа у поставщика переходит в статус «Принят заказчиком». Заказчик проверяет информацию в акте. Если она верна, он заполняет поля документа о приемке. Вносит дату фактического получения товаров, работ, услуг, прикладывает скан электронного акта на бумажном носителе с подписями всех членов приемочной комиссии.
На этой стадии приемки работа заказчика усложнится. Дело в том, что ЕИС автоматически формирует только электронный акт УПД. Все остальные документы прикладывают в сканированном виде с подписями и печатями. От заказчика это, например, заключение приемочной комиссии и заключение экспертизы, от поставщика — спецификация на товар, декларация на товар, документы, подтверждающие страну происхождения товара. И помимо сканирования всех документов, в ЕИС нужно будет заполнить все поля и разделы.
Заполненный документ заказчик подписывает в ЕИС и направляет поставщику электронный акт, подтверждающий полную приемку. Сделать это надо в день подписания документа приемки на бумажном носителе. Далее заказчик размещает документы об исполнении контракта в реестре контрактов.
По сведениям из Казначейства, в дальнейших версиях ЕИС документы и информация будут выгружаться автоматически. Оплата контракта будет проходить тоже автоматически через информационные системы централизованных бухгалтерий заказчика, интегрированных с ЕИС. Основанием постановки на учет товара в бухгалтерии, а следовательно, на балансе организации заказчика, будет только электронный акт, сформированный в ЕИС.
Автоматическая загрузка сведений в реестр контрактов будет большим плюсом для заказчика в электронной приемке. Однако автоматом выгрузится лишь правильно и вовремя заполненная информация. Поэтому заказчик должен следить за сроками, чтобы успеть обработать актирование и выгрузить сведения в реестр контрактов в установленные пять дней. При успешной электронной приемке документы автоматически выгружаются в реестр контрактов. Заказчику остается только нажать кнопку «Подать на размещение».
Вопрос 7. Что такое частичная приемка через ЕИС?
Если приемочная комиссия решает частично принять товар, все члены комиссии подписывают два бумажных документа. Это полученный на бумажном носителе акт с указанием только принятых товаров и мотивированный отказ от приемки в части непринятых товаров.
Как и при полной приемке, заказчик заполняет обязательные поля электронного акта, указывая, что товары приняты с расхождениями. По каждой непринятой позиции вписывает обоснование. К электронному акту прикрепляет скан документа о частичной приемке на бумаге с подписями и скан мотивированного отказа.
Поставщик берет в ЕИС электронный акт, по которому заказчик принял только часть товаров, и формирует электронный корректировочный документ. Заполняет в экранной форме обязательные поля с корректировкой информации, которую указал заказчик в расхождениях. Подписывает, направляет заказчику.
Заказчик находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения», подписывает и направляет поставщику уведомление о получении корректировочного документа. Проверяет корректировку и, если все соответствует, подписывает электронный документ о приемке. Далее все действия в ЕИС, как по стандартной приемке.
Вопрос 8. Что такое отказ от приемки в ЕИС?
Если приемочная комиссия видит, что товар или документы к нему вообще не соответствуют контракту, она формирует отказ от приемки. К электронному акту заказчик прикрепляет скан мотивированного отказа с подписями членов приемочной комиссии и направляет поставщику.
Если поставщик согласен с отказом от приемки, он устраняет нарушения, после чего заново формирует, подписывает и направляет электронный акт заказчику и повторно поставляет товары. Если не согласен — оповещает заказчика через ЕИС о намерении обжаловать отказ. Если частично согласен с отказом, то по той части, где товары приняты, формирует акт, а по части, где не согласен, — пишет обжалование.
На деле электронное актирование увеличивает работу заказчика и поставщика в разы. На механическое заполнение девяти вкладок структурированного вида и десятков полей в ЕИС будет уходить значительно больше времени, а разместить приемку необходимо в тот же день. Кроме того, в электронном виде юридически значимым является только один УПД — электронный акт, а остальные документы в печатной форме должны быть подготовлены, подписаны, отсканированы и прикреплены в ЕИС на этапе приемки товаров.
