Шаг 5. Передайте график руководителю на утверждение

Сведите информацию в единый график по компании, оформите на документе необходимые реквизиты, в том числе гриф утверждения, подпишите как составитель. Если надо, согласуйте документ, например, с юристом и главбухом, и учтите мнение профсоюза, если он есть. После этого передайте проект графика на утверждение руководителю. Составьте к проекту пояснительную записку. См. Рисунок 1. Она необязательна, но поможет руководителю снять вопросы, сэкономит и ему, и вам время. После того как руководитель утвердит график, разделы по подразделениям направьте их начальникам.

Рисунок 1. Пример пояснительной записки к графику отпусков.

Пояснительная записка к графику отпусков на 2020 год

График отпусков сотрудников ПАО «Мир» на 2020 год составили руководители структурных подразделений. Начальник отдела кадров проверил сведения и свел их в один документ.

1. При составлении графика руководители учитывали: время пиковой нагрузки на подразделение, даты сдачи проектов, отчетные периоды, взаимозаменяемость сотрудников.

2. В график без изменений включили даты, которые назвали сотрудники, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Пожелания других сотрудников учитывались. В случае несогласия с пожеланиями руководители договорились о варианте, который устроил всех.

3. График без замечаний согласован и главным бухгалтером, и юристом.

4. Информация о запланированных в 2020 году днях отпуска по месяцам и количестве неиспользованных дней отпуска по каждому сотруднику передана в бухгалтерию.

 

Начальник отдела кадров                                                     Громов                             А.А. Громов

Шаг 6. Ознакомьте сотрудников под подпись с утвержденным графиком

Лучше знакомить сотрудников с графиком отпусков. Так избежите и претензий ГИТ, и споров с сотрудником. Выберите один из способов:

· включите в график отдельный столбец,

· приложите к графику лист ознакомления,

· используйте журнал ознакомления работников с документами работодателя.

Когда будете знакомить работников с графиком, уведомите их о времени начала отпуска, ч. 3 ст. 123 ТК. Но не позднее чем за две недели до начала отпуска предупредите о дате отпуска сотрудника еще раз, иначе сотрудник может потребовать перенести отпуск, ч. 2 ст. 124 ТК. Предупредить можете по e-mail – подпись работника о том, что его известили о начале отпуска, у вас есть в графике, письмо Роструда 30.07.2014 № 1693-6-1.

Предусмотрите в графике отпусков две графы. В одной работник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, в другой – укажет дату, когда его уведомили о начале отпуска, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Роструд разъяснил, что можно указывать в графике только месяц отпуска, без конкретной даты его начала. Но ведомство рекомендовало указывать точные даты отпуска во избежание недоразумений между работодателем и работником.

Шаг 7. Не меняйте утвержденный график в течение 2020 года

Вносить в график изменения или переутверждать его не надо. Ведите график в течение календарного года, то есть регистрируйте отклонения. Фиксируйте в графике ситуации, когда разделяете отпуска на части, переносите отпуск по просьбе работодателя или работника на другой рабочий год, предоставляете отпуск в другие даты.

Храните график в отделе кадров. Поясняйте в нем, почему запланированные и фактические даты отпусков не совпадают. Вам это поможет доказать, что предоставляете отпуска по закону. Проверьте, чтобы у вас были необходимые документы, например, заявления работников.

 

Главное в уроке:

1.Составьте подсказки для руководителей подразделений, касающиеся отпусков сотрудников.

2.В график отпусков не включайте только сотрудников-новичков.

3.Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков.

4.Не переутверждайте график отпусков. Вносите в него изменения, подтвержденные документами.