Построение организационной структуры

Лабораторная работа № 1

СОЗДАНИЕ ПРИКЛАДНЫХ МОДЕЛЕЙ СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT OFFICE VISIO

ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ РАБОТЫ

Практическое освоение прикладных методов системного анализа: метода создания организационной структуры системы, метода дерева целей, метода разработки причинно-следственных диаграмм.

СОСТАВ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ АППАРАТНО-ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Персональная ЭВМ класса IBM PC стандартной конфигурации с выходом в Internet. Приложение Microsoft Office Visio.

УКАЗАНИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ

Перед выполнением лабораторной работы каждый студент должен изучить правила техники безопасности и пожарной безопасности при работе с ПЭВМ в лаборатории.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

4.1. Ознакомиться с теоретическими сведениями, изложенными в методических указаниях.

4.2. Изучить содержание работы, быть готовым к ответу на контрольные вопросы.

4.3. Заготовить установленную форму отчета по лабораторной работе. На титульном листе указать номер и название работы, в отчете записать цель и задачи работы, кратко отразить теоретические сведения.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Сущность системного анализа как метода исследования систем

Окружающие нас производственные, социальные, организационные, технические и природные объекты обладают множеством различных свойств: они достаточно сложны, распределены в пространстве, динамичны во времени, поведение их описывается как детерминированными, так и стохастическими законами и т.д.

В управлении такими системами задействовано большое количество людей, громадные природные, материальные и энергетические ресурсы. В этой связи подход к объектам управления как к сложным системам выражает одну из главных особенностей современного этапа развития общества.

Умение распознать систему, декомпозировать ее на элементарные составляющие, определить законы управления каждой подсистемой и вновь синтезировать систему требует разработки ряда специальных формальных моделей, процедур, алгоритмов.

Наука, в рамках которой получили развитие исследования, направленные на решение выше обозначенных проблем, получила название «теория систем» - «системный подход» - «системный анализ». Эта теория зародилась в 30-х годах ХХ века и в 50-е годы сформировалась как самостоятельное научное направление. У ее истоков стояли биологи Л. Берталанфи, Р. Жерар, специалист по математическим проблемам в области биологии и психологии А. Рапопорт, экономист К. Боулдинг.

Суть системного анализа состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде совокупности более простых компонент.

Системный анализ включает методы исследования, проектирования и развития сложных систем различной природы – технических, технологических, социальных, а также смешанных.

Методы и модели системного анализа в первую очередь используются на ранних этапах проектирования или развития сложных систем: «анализ проблем», «предпроектное обследование», «этап научно-исследовательских работ» и т.д. К числу работ, выполняемых на ранних этапах, относятся:

· выявление проблем (узких мест) в существующих системах;

· выявление целей, направлений проектирования;

· определение перспективных вариантов структуры системы;

· формирование задач управления и т.д.

Эти работы являются слабоформализуемыми, «творческими» и одновременно очень важными, поскольку они формируют основу проектируемого объекта, основные направления проектирования системы, которые в дальнейшем прорабатываются, уточняются, детализируются. Решения, принимаемые на ранних этапах, в первую очередь определяют качество конечного результата. Применяя модели и методы системного анализа, можно повысить качество этих работ, избежать грубых ошибок при их проведении, а также сократить трудоемкость и сроки проведения работ.

Несмотря на общепризнанную целесообразность применения системного анализа при проектировании сложных систем, масштабы реального, а не просто декларируемого использования аппарата системного подхода не велики. Это объясняется не только нехваткой специалистов-системщиков и недостаточными масштабами обучения данной дисциплине. Дело в том, что методики, разрабатываемые в рамках системного анализа, как правило, не доведены до пошаговых формализованных процедур и зачастую представляют собой набор эвристических приемов и рекомендаций, требующих творческого осмысления и применения. Во многом они основаны на опыте и здравом смысле, врожденной способности декомпозировать сложные проблемы на составляющие элементы. Есть мнение, что для применения аппарата системного подхода требуется особое «системное» мышление, которое развито далеко не у всех. Системный анализ пока еще не стал технологией, доступной для широкого круга специалистов, разрабатывающих сложные системы в различных областях человеческой деятельности.

Моделирование систем

Множество окружающих нас предметов и явлений обладают различными свойствами. Процесс познания этих свойств состоит в том, что мы создаем для себя некоторое представление об изучаемом объекте, помогающее лучше понять его внутреннее состояние, законы функционирования, основные характеристики. Модель – это идеальная конструкция, образ, отображение оригинала, объекта анализа, построенное средствами мышления, сознания.

Любая модель есть объект-заменитель объекта-оригинала, обеспечивающий изучение некоторых свойств оригинала.

Замещение одного объекта другим с целью получения информации о важнейших свойствах объекта-оригинала с помощью объекта-модели можно назвать моделированием, т.е. моделирование - это представление объекта моделью для получения информации об объекте путем проведения эксперимента с его моделью.

В автоматизированных системах обработки информации и управления в качестве объекта моделирования могут выступать производственно-технологические процессы получения конечных продуктов; процессы движения документов, информационных потоков при реализации учрежденческой деятельности организации; процессы функционирования комплекса технических средств; процессы организации и функционирования информационного обеспечения АСУ; процессы функционирования программного обеспечения АСУ.

Преимущества моделирования состоят в том, что появляется возможность сравнительно простыми средствами изучать свойства системы, изменять ее параметры, вводить целевые и ресурсные характеристики внешней среды. При этом одну и ту же систему можно описать различными типами моделей.

Как правило, моделирование используется на следующих этапах:

1. исследования системы до того, как она спроектирована, с целью определения ее основных характеристик и правил взаимодействия элементов между собой и с внешней средой;

2. проектирования системы для анализа и синтеза различных видов структур и выбора наилучшего варианта реализации с учетом сформулированных критериев оптимальности и ограничений;

3. эксплуатации системы для получения оптимальных режимов функционирования и прогнозируемых оценок ее развития.

Сложные системы потому и называются сложными, что они плохо поддаются формализации. Для них целесообразно использовать содержательные модели. Содержательные модели незаменимы на ранних этапах проектирования сложных систем, когда формируется концепция системы. Методы системного анализа, используя декомпозиционный подход, позволяют выявить упорядоченное множество подсистем, элементов, свойств системы и их связей. Интегрированная содержательная модель системы позволяет представить общую картину, составить обобщенное описание, в котором подчеркнуты основные сущности, а детали скрыты. Главное в такой модели - краткость и понятность. Такая модель может служить основой для построения более детальных моделей, описывающих отдельные аспекты, подсистемы. Таким образом, содержательная модель может служить каркасом для построения других моделей, в том числе и математических. Она служит также для структуризации информации об объекте.

Модель, с помощью которой успешно достигается поставленная цель, называется адекватной этой цели. Понимание адекватности не полностью совпадает с требованиями полноты, точности и правильности (истинности): адекватность означает, что эти требования выполнены не вообще (так сказать, безмерно), а лишь в той мере, которая достаточна для достижения цели.

Построение организационной структуры

Организационная структура (англ. Organizational structure) — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы (англ. organigram) ‒ графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Организационная структура ‒ документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей.

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков.

По принципу деления на равные по размеру группы. Применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

По функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам и т. д.

На основе выпускаемой продукции. Получает все большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы к усложнению структуры.

По территориальному признаку. Распространен в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов.

На основе интересов потребителя. В тех отраслях, где покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации.

Ни рис. 1 и рис. 2 представлены примеры организационных структур предприятий.