Тема 2. Общая характеристика методики рабочего обследования системы ДОУ

Тема 1. Теоретические основы рационализации структур и процессов в системе ДОУ

Понятие рационализации

Рационализация (лат. rationalis – разумный, nation – разум) усовершенствование, более целесообразная организация чего- либо.

Принципы рационализации структур и процессов в системе ДОУ

Необходимо отметить следующие принципы рационализации структур и процессов в системе ДОУ

1. Правовая обоснованность– эконо­мико-правовое регулирование процессов создания подразделения ДОУ, соблюдение международных и национальных нормативных ак­тов, регламентирующих различные процессы. Этот принцип дает снижение субъективизма в управле­нии, создание правового поля, отвечающего международным тре­бованиям, глобализацию национальной экономики, развитие международной интеграции и кооперирования, сохранение эко­системы. Условием реализации этого принципа является нали­чие нормативных актов по созданию организаций, отвечающих концепции, стратегии и тактике развития общества.

2. Структуризация целей системы ДОУ – построение дерева целей по организации в целом и по каждому подразделению. Этот принцип позволяет ранжировать цели и задачи по их важности и эффективности, рационально использовать ресурсы для дос­тижения целей.

3. Обеспечение количественной определенности структуры системы ДОУ – количественное выражение параметров структу­ры (числа компонентов и связей, производительности, прочнос­ти, долговечности и т д.) в конкретных натуральных единицах. Этот принцип позволяет лучше познать структуру систем, их со­держание, взаимосвязи и повысить качество управления.

4. Ориентация на проблемы – при проектировании структу­ры ДОУ организации можно ориентироваться на использование типовых стандартных компонентов и связей, либо на создание новых компонентов для решения конкретной проблемы. Этот принцип позволяет создавать конкурентоспособные организационные структуры из оригинальных компонентов.

5. Сокращение числа компонентов и связей в системе – про­стота конструкции (проекта) – мерило ума конструктора (про­ектировщика). Этот принцип позволяет снизить трудоемкость проектирования, создания и обслуживания системы.

6. Применение комплексного подхода к формированию струк­туры организации – подход, учитывающий все аспекты форми­рования структур. Он позволяет всесторонне изучить проблему, создать работоспособную структуру организации. Игнорирова­ние хотя бы одного из аспектов формирования структур снижа­ет эффективность системы.

7. Применение интеграционного подхода к формированию структуры организации – подход, нацеленный на исследование и усиление взаимосвязей. Он позволяет получить дополнительный эффект взаимодействия (эффект синергии), повысить орга­низованность управления, оперативность принятия решений, уровень специализации работников.

8. Применение нормативного подхода к формированию струк­туры организации – подход, который заключается в установлении нормативов управления по всем подсистемам системы менеджмента на стадии проектирования структуры.

9. Применение ситуационного подхода к формированию струк­туры организации – принцип, ориентированный на изучение влияния конкретных ситуаций на процесс разработки структуры организации. Виды ситуаций, характеризующие изменение факторов внешней и внутренней среды. Он позволяет прораба­тывать альтернативные варианты достижения целей и в момент принятия решения принимать к исполнению вариант, максималь­но отвечающий требованиям конкретной ситуации. Обеспечивает адаптацию к внешним и внутренним ситуациям, повышает гиб­кость организации.

10. Унификация компонентов структуры. Унификация – это сведение многообразных конструктивных элементов к общему виду.

11. Стандартизация: научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании системы стандартов. Стандартизация — деятельность по установлению в стандартах и других нормативных докумен­тах норм, правил и характеристик стандартизируемых объектов с целью повышения их качества, эффективности и взаимозаме­няемости.

Стандарт – это образец, эталон, применяемый для сопоставления с ним других подобных объектов.

Объектами стандартизации могут быть: процедуры, (например, процедура приёма на работу, оформления отпуска, увольнения и т.д.).

 

Тема 2. Общая характеристика методики рабочего обследования системы ДОУ

 

В современных условиях важным фактором конкурентоспособности организации является повышение качества управленческих решений, которое, в свою очередь, во многом определяется уровнем организации документационного обеспечения управления (ДОУ). В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов автоматизации документооборота и системы ДОУ в целом.

Чтобы не перенести в автоматизированную систему ДОУ (АСДОУ) все ошибки, допущенные в «ручной» системе ДОУ, необходимо привести её в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям. Это может стать итогом соответствующего обследования организации.

Целью анализа состояния системы ДОУ в организации является [1]:

· классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов,

· упорядочение в целом ДОУ организацией,

· оптимизация документооборота,

· повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ).

Анализ позволит выявить специалистов, наиболее «загруженных» документами; исключить лишнее согласование или визирование документов; сократить количество возвратных движений документов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов.

· До начала внедрения ИТ в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве..

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

1. Построение структурной схемы предприятия, цель:

• определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;

• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2. Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре), цель:

• определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления,

• определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы, как, например, на рисунке;

• получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;

• приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации, цель:

• определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;

• выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель - выявить отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству;

5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации (на предприятии), цель:

• определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.

6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации, цель:

• определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);

• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

• выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

7. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, цель:

• выявить документопотоки (сложившиеся в организации или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние),

• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано),

• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.

8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью является проверка следующих моментов:

• как формируются заголовки дел;

• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;

• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;

• как подшиваются документы с разными сроками хранения;

• соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;

• нумеруются ли листы дела;

• составляются ли описи дел;

• проводится ли экспертиза ценности документов;

• как организовано уничтожение документов.

9. Разработка перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:

Номенклатуры дел,

Положения о службе ДОУ,

Должностных инструкций в службе ДОУ,

Инструкции по делопроизводству,

Табеля и Альбома форм документов,

Положения об экспертной комиссии организации,

Положения об архиве.

Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и анализа ДОУ в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой, облегчить процесс принятия решений руководителями и подготовить условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.