Организация работы экспертной комиссии суда

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе реализации своей процессуальной компетенции и полномочий судами, создаётся экспертная комиссия (ЭК). Положение о данной комиссии утверждается председателем соответствующего суда. В Судебном департаменте при Верховном Суде РФ действует центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертная комиссия создается приказом председателя суда (судебной коллегии) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должности — один из судей, секретарем — работник суда, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего государственного архива, для которого суд является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного архива должно приниматься председателем суда. Экспертная комиссия суда работает в соответствии с «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Функции Экспертной комиссия суда: • организует деятельность суда по ежегодному отбору документов для дальнейшего архивного хранения и уничтожения; • дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее — судебных дел (нарядов), апелляционных, кассационных производств по судебным делам и по документам общего делопроизводства; • рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу долговременного хранения; • оказывает содействие и методическую помощь судьям, работникам аппарата суда, проводит консультации и учёбы по вопросам организации архивного делопроизводства в суде; • осуществляет методическое руководство деятельности по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по формированию номенклатуры дел, в случае необходимости даёт экспертную оценку в вопросах организации ведения архивного делопроизводства в суде; • рассматривает и выносит на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ проекты номенклатуры дел суда (1 раз в 5 лет), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу; • подготавливает и выносит на рассмотрение ЭПК соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; • рассматривает акты о выделении и уничтожении документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению; • представляет на утверждение председателя суда: акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу; • участвует в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива суда. При осуществлении возложенных функций экспертная комиссия вправе: • давать рекомендации структурным подразделениям суда, ответственным работникам аппарата суда по вопросам разработки номенклатуры дел суда, формированию дел (материалов, нарядов, журналов) в текущем делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу; • запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, а также предложения и заключения, необходимые для определения хранения сроков документов; • заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты; • приглашать на заседания экспертной комиссии консультантов и экспертов; • не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы; • информировать председателя суда по вопросам, относящимся к компетенции комиссии; • в установленном порядке представлять суд на заседаниях ЭПК соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ. Экспертная комиссия районного суда организует свою деятельность во взаимодействии с компетентным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере организации архивного дела и соответствующим Управлением Судебного департамента при Верховном Суде РФ. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда (судебной коллегии). Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем суда (судебной коллегии), в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

Организация и осуществление уничтожения документов суда, сроки хранения которых истекли, является одним из направлений деятельности архива суда. Своевременное уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, позволяет разгружать архивохранилища судов для обеспечения приёма вновь поступающих документов.

Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения (ГОСТ Р.0.8.-2013).

Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляют работники архива суда ежегодно. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях суда на дела с истекшими сроками хранения составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений суда отдел делопроизводства (судебная коллегия) суда составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рис.2). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения. В конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.

Суд имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, только после того, как экспертно-проверочная комиссия государственного архива утвердит составленные в суде сводные описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

При уничтожении единиц архивного хранения в судах необходимо соблюдать следующие правила: • дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию); • электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов; • из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставлять подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения; • из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносится: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются; • процедура уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется под контролем и при участии экспертной комиссии суда; • уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, должно иметь под собой нормативные основания; • непосредственные действия по уничтожению документов должны осуществляться таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность любой содержащейся в них информации; • документальное отражение уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, имеет строго унифицированные формы. Способы уничтожения документов в судах судебной системы Российской Федерации вырабатываются на основе предыдущего опыта работы и организации взаимодействия по данному вопросу с иными компетентными структурами органов государственной власти и местного самоуправления. Наиболее распространённым способом уничтожения является сжигание в промышленных печах, которое должно приводить к полной ликвидации материального носителя. В последние годы для данных целей используется шредирование. Шредирование — процесс измельчения бумаги до мелкой стружки, размеры которой определяются категорией безопасности шредера. Некоторые из моделей данных технических устройств позволяют обеспечивать надлежащее уничтожение не только бумажных носителей информации, но и электронных носителей — дисков, пластиковых карт и т. д.

В крупных городах предоставляется услуга выездного шредера, где в закрытом кузове размещается шредер высокой производительности до 2 т в час, при этом такие устройства способны измельчать бумагу до четвёртого уровня безопасности, что превосходит возможности обычных шредеров.