Основные правила и требования к составлению, приемке и обработке документов

ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПИЯТИИ

Документооборот — движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Основными требованиями, предъявляемыми к правильной организации документооборота, являются:

1) полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной жизни при устранении излишнего дублирования;

2) устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников;

3) осуществление контроля над законностью фактов хозяйственной жизни и сохранностью имущества;

4) обеспечение своевременного составления необходимой отчетности;

5) равномерная нагрузка работой исполнителей, сотрудников бухгалтерии.

Основными этапами документооборота являются:

• создание документа;

• проверка документа;

• бухгалтерская обработка;

• передача документов в архив.

На этапе создания документа на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный бухгалтерский документ в момент совершения факта хозяйственной жизни или сразу вслед за ней. На этом этапе следует четко определить, кто выписывает этот документ, сколько экземпляров оформляется, кто подписывает документ, срок, в который документ должен быть оформлен.

При этапе проверки документа следует определить, кто будет осуществлять проверку документа по форме, содержанию и арифметическую, куда и в скольких экземплярах необходимо представить документ, порядок и сроки представления.

На этапе бухгалтерской обработки необходимо определить исполнителей проведения расценки (таксировки), группировки и котировки, записи в учетные регистры, а также сроки их проведения.

На этапе передачи документов в архив необходимо определить порядок подготовки документов для передачи в архив, ответственных за это, сроки передачи документов в архив.

Ответственным за организацию документооборота является главный бухгалтер.

 

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для четкой регламентации движения документов составляется график документооборота, который должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным документом, и определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота представляет собой перечень работ, ответственных за них и сроки исполнения и представления при создании, проверке, обработке и передаче в архив. Он составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

При наличии в организации подразделений каждое из них должно быть обеспечено копией графика документооборота.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах, данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ, ПРИЕМКЕ И ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ

К составлению документов предъявляют следующие требования, определенные Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

1. Документы составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно по его окончании. Это связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения сделки, события, операции.

2. Документ должен быть заполнен качественно, содержать достоверную информацию и иметь обязательные реквизиты.

3. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий).

Не принято заполнять документы чернилами либо пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин этого является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Оно означает, что произведенная запись при подсчете учитывается со знаком «минус».

4. Свободные строки в документах обязательно прочеркиваются линией или ставится знак Z.

5. Подчистки и неоговоренные исправления в документах не

допускаются. Исправления в документе допускаются только корректурным способом (уточнения). Неправильную надпись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, и сверху пишут правильную. Рядом необходимо написать: «Исправленному на_верить: подпись и дата». Если

рядом с зачеркнутой надписью нет свободного места, исправительная надпись делается на полях либо внизу. Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты внесения исправлений.

6. Денежные документы (кассовые и банковские) составляются в день совершения факта хозяйственной жизни. Сумма в документах указывается цифрами и прописью. Причем первая буква суммы должна быть обязательно заглавной. Исправления в денежных документах не допускаются. При обнаружении ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качество их составления несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации.

Поступив к бухгалтеру, оформленные документы подвергаются проверке, которая может быть:

• по форме;

• арифметическая;

• по существу.

Проверка по форме — проверка полноты и правильности оформления документа, заполнения реквизитов, наличия и подлинности подписей лиц, ответственных за совершение сделки, события, операции, их расшифровки, четкости представления измерителей, своевременности составления, указания даты составления документа.

Арифметическая проверка состоит в выяснении правильности выполненных арифметических действий при заполнении документа.

Проверка по существу заключается в проверке законности факта хозяйственной жизни, ее экономической и хозяйственной целесообразности. При этом проверяется логическая увязка отдельных показателей.

Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, поэтому отраженные на их основе факты хозяйственной жизни считаются недействительными или незаконными.

При обнаружении в документе неточностей, ошибок бухгалтер должен вернуть его для исправления или задержать до выяснения причин допущенных неточностей. Первичные документы по фактам хозяйственной жизни, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, должны быть переданы главному бухгалтеру организации для принятия решения. Лица, виновные в совершении такого факта хозяйственной жизни, могут быть привлечены к ответственности.

После проверки принятые документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировка;

• контировка;

• группировка;

• разноска;

• гашение.

Таксировка — выражение в денежном измерении количественных сведений о факте хозяйственной жизни, содержащемся в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определяются суммы.

Контировка — указание корреспонденции между счетами бухгалтерского учета по данному факту хозяйственной жизни.

Группировка состоит в подборе однородных бухгалтерских документов или однородных по экономическому содержанию фактов хозяйственной жизни.

Разноска — данные бухгалтерских документов записывают в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Гашение — обработанные первичные документы должны содержать отметку об этом (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки) для того, чтобы они не были использованы повторно, т.е. на них указывается дата записи в учетные регистры. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы или получения материальных ценностей, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Правильно составленные и своевременно представленные документы играют большую роль в организации бухгалтерского учета. Для своевременного оформления фактов хозяйственной жизни необходимо заранее установить определенный порядок продвижения документов.