Образец оформления акта

Информационно-справочная система документации

 

 Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма, акты, справки, протоколы, заявления, докладные и объяснительные записки. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть просто принята к сведению.

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к оформлению информационно-справочных документов.

 

I.Служебные письма

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
      Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

     В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

В настоящее время всё более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и представляющий копию переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнёрами, организациями.

Его оформление осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите АДРЕСАТ вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

 

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат

дата

индекс документа

ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом

заголовок к тексту

текст

возможно отметка о наличии приложения

подпись

фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;

- в основной части формулируется основная цель письма.

Формуляр служебного письма

Наименование организации                                                           Адресат

________________________

Справочные данные организации

Дата _______№ ______________                  

На № ___________от __________

 

[Заголовок письма]

 

Текст

 

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

 

Фамилия исполнителя

и номер его телефона

 

 

Образец служебного письма

 

 

ООО «Куличики»                                                                                                    Директору

г. Орск, ул. Строительная, д.34, оф. 1                                                              ООО «ПродПоставки»

Тел. (958) 687-46-09                                                                                               Конюховой Е.Ф.

Дата____ №_______                                                                                             Адрес:

 

[Заголовок к тексту]

Уважаемая Елена Федоровна!

         Просим прощения за задержку оплаты за предоставленные услуги по договору № 87 от 07.05.2017 г. и гарантируем, что переведем вам всю сумму в полном объеме в срок до 01.08.2017 года. Задержка произошла по независящим от нас обстоятельствам (проблемы с банком), поэтому просим не принимать никаких мер по принудительному взысканию данных средств, а также не обращаться в судебную инстанцию.

                                 Директор                подпись                     Мошкина О.Д.

Образец письма-запроса МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ          Юридический факультет КАФЕДРА УГОЛОВНОГО ПРОЦЕССА И КРИМИНАЛИСТИКИ Исх. № _____                        “______” ___________ 200__                            г.                                  Председателю Федерального суда                                 _____________ района г. Самары                                 ______________________(Ф.И.О.)                                 Адрес________________________           Уважаемый (ая) ____________________!   Кафедра уголовного процесса и криминалистики Самарского госу-дарственного университета просит Вас предоставить в распоряжение ка-федры для пополнения ее архива ____ уголовных дел, рассмотренных Ва-шим судом, по которым истек срок их хранения в архиве суда и подлежа-щих уничтожению.  Названные уголовные дела необходимы кафедре для надлежащейорганизации учебного процесса в рамках учебной дисциплины “Уголов-ный процесс РФ”. Заведующий кафедрой,  профессор                      ___________ С.А. Шейфер

 

 

II. АКТ

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

· при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

· при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

· составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

· акты об испытаниях новых изделий, акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- гриф утверждения;

- наименование вида документа (АКТ);

- дата;

- порядковый номер акта;

- место составления;

- индекс документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если есть приложение);

- подписи председателя и членов комиссии.

 

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом в акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Образец оформления акта

III. СПРАВКА

     Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки могут быть служебные и личные.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом, например:

· справка о наличии материалов на складе, которую составляет зав. складом;

или

· справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например:

· справка с места учебы;

· справка с места работы;

· справка с места жительства;

· справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержит следующие реквизиты:

- адресат;

- название вида документа (служебная или личная не указывается, пишется просто слово «СПРАВКА»);

- порядковый номер справки;

- дата;

- место составления;

- в служебных справках заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложений; - подпись.

Отличия служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных адресат не оформляется, но в конце текста документа пишут для какой цели выдана справка, то есть, в какое учреждение она будет предоставляться. На личных справках обязательна печать учреждения выдавшего справку.

 

Образец оформления личной справки: