2020-05-25
73
Подавляющее большинство документов отправляемых из учреждения или направляемых им, являются справочно-информационными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждении, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: письма, справки, докладные записки, сводки, акты, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.
Немного из истории развития служебного письма
Понятие письмо зародилось в XVIII веке, но в начале XIX века было вытеснено общим понятием "переписка". Обмен информации между организациями осуществлялась с помощью следующих видов документов:
· Циркуляр
· Отношения
· Доношения
· Рапорт
· Прошение
· Официальное письмо.
Циркуляр появляется в середине XIX века - это ведомственный правовой акт, содержащий определенные предписания подчиненным органам. Оформлялся на бланке с угловым расположением реквизитов. Этот вид документов относился к разновидности документов, которые не называли себя, т.е. не было названия на документе. (Формуляр циркуляра представлен в дополнении к конспекту)
|
|
|
Характерные черты:
· Отметка "циркулярно" в правом верхнем углу.
· Отметка о секретности, о срочности
· Подписывается тремя лицами. Но фактически подпись ставит только последний. Перед должностью первого лица писалось слово "подписал", а в скобках фамилия подписавшего документ. Ниже правее писалось слово "скрепил", должность в скобках фамилия. В самом конце проставлялась отметка "верно" или "с подлинным верно", должность (делопроизводитель или секретарь), личная подпись.
Отношения - Наиболее встречаемый документ середины 19 века для связи между организациями. По виду больше всех походил на современное письмо. Оформлялось на бланке на бланке с угловым расположением реквизитов. Адресат располагался на уровне наименования вышестоящей организации, ниже на 4 см с красной строчки писался текст. В данном документе закреплялись отношения между учреждениями. Текст ответа на отношение начинался со слов "На отношение оного" или "В следствии отношения от…"
Доношения посылались нижестоящими организациями в вышестоящие органы, их содержание носило справочно-информационный характер. Реквизиты оформлялись в продольном расположении.
Рапорт подавался на имя начальника, давшего предписание. Реквизиты как в донесении оформлялись. Схожа и схема расположение реквизитов, только название документа другое.
|
|
|
Прошение адресовались на имя Императора. По центру большими буквами писалось: "Его Императорскому величеству". Далее указывалось от кого. От кого в падежном падеже. В одной строке с текстом указывалась дата документа, номер документа, подпись.
Официальное письмо – это личная переписка чиновников, адресат указывался на левом поле внизу.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - наиболее массовый вид управленческих документов между учреждениями и частными лицами. Они составляют 80% входящей и исходящей документации.
Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания.
ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте). ПИСЬМО одно из основных средств связи между предприятиями и частными лицами, основное средство передачи информации на расстоянии.
Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
1. ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ. Цель приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации. Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам о повестке дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и другую информацию. В тексте используют обороты: "Приглашаем Вас на заседание...", "Просим принять участие в выставке работ учащихся".
2. ИНФОРМАЦИОННОЕ. В тексте сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию (открытие новых специальностей).
3. РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО посылают конкретным адресатам. Содержит описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
4. ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ составляется для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Начинается словами: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии". Этот вид письма близок к информационному письму.
5. ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ уведомляет отправителя о получении документа, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Используемые фразы: "Подтверждаем получение Вашего заказа", "организация не возражает против совместного строительства", "подтверждаем поставки партии телевизоров", "подтверждаем телефонный разговор 20.02.99 по вопросу поставки...". Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля, исключает отправку письма-напоминания, о характере исполнения или цели направления предложенного документа. Текст начинается словами: "Направляем", "возвращаем", "представляем на утверждение (согласование)".
6. ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия. Письмо направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Фразы: "напоминаем, что срок аренды истекает ОО.ОО.ОО", "Просим ускорить ответ на № 11-02/123 от 16.04.99 О подготовке...". "Вам направлена претензия от _______ №___________ на переплаченную по вашему счету от______ № ___________сумму в размере __________. Вторично просим перечислить указанную сумму на наш расчетный счет, не дожидаясь принудительного взыскания через суд".
|
|
|
7. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. В тексте письма адресату гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, жилья, помещения). Организация-адресат берет на себя определенные обязательства. Поэтому письмо имеет правовую функцию. "Качество продукции фирмы гарантирует", "просим изготовить и выслать комплект мебели по вашему каталогу, рис 4. Оплату гарантируем." Такие письма подписываются и главными бухгалтерами и скрепляются гербовой печатью предприятия.
8. ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЯ. Такие письма посылают предприятия-покупатели в адрес организации-поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии (заявителем), основание требования, если необходимо подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Подписывается руководителем или его заместителем. ПРЕТЕНЗИЯ - просьба о добровольном устранении нарушения закона и договорных обязательств.
9. ПИСЬМА-ОТВЕТЫ. Текст такого письма носит характер зависимый, инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, предложения, требования. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего документа, на который дается ответ: "На N_____ от ___________. При отсутствии номера входящего документа в ссылке указывается дата поступления входящего документа, на который дается ответ. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной форме. Если в письме содержится отказ, от должен быть хорошо аргументирован. Фразы: "Мы не можем принять Ваше предложение из-за...", "К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем", "Ваше предложение отклонено по следующим причинам".
10. ПИСЬМО ИНОСТРАННОМУ ПАРТНЕРУ должно иметь четкую структуру.
Размер полей на бланке по 1 дюйму (2,54 мм)
Расположение реквизитов:
| 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2 |
|
|
|
2. Юридические адреса фирмы: почтовый, телеграфный адреса, N телефонов, тефаксов, банка. Этот реквизит может быть помещен перед первым реквизитом.
3. Номер документа в цифровой или буквенной, а также буквенно-цифровой форме. В письме-ответе указывают исходящий номер инициативного письма.
4. Дата в буквенно-цифровой форме без добавления
"th" к числу.
5. Адрес получателя (открытая пунктуация, т.е. без запятых и точек), располагают Имя, фамилия получателя, название компании, номер дома, улицы, город, цифровой индекс страна.
6. Через 4 межстрочных интервала от реквизита 5 - вступительное обращение.
7. Заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне).
8. Текст письма.
9. Через два межстрочных интервала после 8 реквизита заключительная формулировка вежливости (обращению Dear Mr (Mrs) Ms соответствует заключительная формула вежливости Sincerely yours - Искренне Ваш, в обращении Dear Sir (Sirs) Madam - Yours faithfully - преданный Вам.
10. Через 5 межстрочных интервалов после реквизита 9 личная подпись автора письма. Ниже подписи - ее расшифровка. На следующей строке должность лица, подписавшего документ.
11. Указания на приложение, если оно есть. Enclosur - приложение или в сокращенной форме - End
12. Указание на наличие копий ("Сarbon copy" или "сс") и адресов куда они высланы.
