Еще раз о работе факса

Работана факсимильном аппарате включает в себя два режима: отправки или приема сообщений.

Факсограмма – это документ, различного содержания передаваемый по каналам факсимильной связи. На верхнем поле содержит информацию: о дате и времени передачи и о номере абонента.

Алгоритм передачи факсимильного сообщения

Прежде всего, необходимо подготовить передава­емый документ — согласовать его размер с возмож­ностями аппарата и проверить, нет ли на нем посто­ронних элементов: скрепок, скобок, кнопок и т.д, а также обратить внимание на качество бумаги: тон­кая бумага может вызвать застревание и замятие документа в аппарате. Затем:

• Положить документ на входной лоток текстом вниз и настроить направляющие по ширине документа;

• Установить режим качества печати; Stsndart - Fine - Super fine — Halftone.

• Связаться по телефону с абонентом, которо­му необходимо передать факс, и сообщить ему об этом;

• Дождавшись появления в трубке сигнала фак­са, нажать кнопку START.

Если Вы уверены, что факсимильный аппарат вашего абонента включен, то можно, не поднимая трубки телефона, набрать номер его факса и нажать на START.

Если номер запомнен на клавише быстрого набо­ра, то можно его ввести нажатием этой клавиши.

Алгоритм приема сообщений

Если аппарат был включен и заправлен бумагой, то он примет поступившей факс в автоматическом режиме. Все, что останется сделать секретарю, так это оторвать факс от рулона, или, если аппарат снаб­жен отрезающим устройством, взять факс, выпав­ший из него.

Если факсимильный аппарат был выключен, а Вам позвонили по телефону и попросили принять факс, то нужно проверить наличие бумаги и просто включит кнопку START.

Т Е Л Е Ф О Н О Г Р А М М А

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым средством передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

ТЕЛЕФОНОГРАММА - служебное письмо срочного сообщения, передаваемое по телефону.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ТЕЛЕФОНОГРАММ

1. Передается только краткая и срочная информация.

2. Правильность записи проверяется повторным чтением.

3. Не передаются логически сложные текст, с труднопроизносимыми словами и оборотами.

4. Текст должен содержать не более 50 слов.

5. Слова, которые плохо воспринимаются на слух, передаются разбивкой по буквам.

6. Должна быть подписана лицом от имени которого она исходит.

7. Если передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений - адресатов и номера телефонов, по которым она передается.

8. Датой является дата передачи, записывается время передачи по телефону.

9. Оформляется на специальных бланках или регистрируется в журнале.

10. Прием осуществляет секретарь или ответственный делопроизводитель.

При приеме (отправке) телефонограммы записывается наименование предприятия- отправителя и получателя, должность и фамилия того, кто отправляет и того, кому адресуется телефонограмма. Также кто передает, и кто принимает телефонограмму. Фамилии, должности, номера телефонов.

Текст телефонограммы должен быть обязательно подписан руководителем учреждения.

Работники, принимающие телефонограмму, несут полную ответственность за правильность ее направления, правильность записи содержания.

Контроль за исполнением телефонограммы осуществляется в порядке, установленном для всех документов.

С П Р А В К А

СПРАВКА - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий без выводов и предложений.

ВИДЫ СПРАВОК ПО СОДЕРЖАНИЮ

1. Справки информационного характера.

2. Справки по вопросам производственной деятельности.

3. Справки личного характера.

 

1. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В заголовок к тексту может включаться дата или период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения: "О состоянии трудовой дисциплины на фабрике "Заря" за 1998 год". Подписывают справку лица, производившие проверку, обобщение опыта, анализ деятельности.

2. Справки по вопросам производственной деятельности предприятия содержат факты и события в производственной деятельности предприятия и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Оформляются на бланках для писем с соблюдением всех правил оформления исходящей корреспонденции.

3. Справки личного характера составляются по запросу заинтересованного лица и выдаются гражданам для подтверждения места работы, должности, заработной платы, о месте проживания, наличие на его иждивении детей.

Поскольку текст справок личного характера носит типовой характер, чаще всего применяются трафаретные бланки (унифицированные формы), ИЗГОТОВЛЕННЫЕ ТИПОГРАФСКИМ СПОСОБОМ.

Текст справки должен начинаться с фамилии, имени, отчества лица в именительном падеже. В тексте справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа: "Настоящая справка", "действительно учится", "Дана в том, что действительно..."

В конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется.

А К Т

АКТ - документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты и события, но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом (при ревизии).

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов (ликвидации ОС, приеме-передаче, уничтожении, инвентаризации, аварии, о несчастном случае)

Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, законодательные и нормативные акты, регулирующие данный вопрос.

Независимо от разновидности все акты составляются по единой схеме:

·  Название организации

· название документа

· дата и номер документа

· Заголовок к тексту. Он в краткой форме отражает содержание события или факта.

 

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной указывается основание для составления акта (распорядительный документ) и перечисляются составители и присутствующие.

В констатирующей описывается само актируемое событие или факт.

В конце текста помещаются сведения о количестве экземпляров и их местонахождении: «Акт составлен в двух экземплярах, один экземпляр в бухгалтерии, другой в кладовой № 6» Число актов определяется нормативными документами или практической необходимостью (особенностью текста).

Характерной особенностью текста акта является то, что он может содержать выводы и предложения по фиксируемому факту.

В актах указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.

Акт подписывают все члены комиссии, при необходимости – свидетели.

Для актов существуют постоянные – унифицированные формы, закрепленные нормативными документами.

 

КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ -разновидность акта, составляется в случае обнаружения несоответствия между имеющимся грузом и данными документов поставщика (договорным обязательствам), а также при повреждении груза или его потери.

Экспедитор обязан потребовать от транспортной организации составления акта и получить его копию.

Акт составляется в день и на месте обнаружения несоответствия, в трех экземплярах и подписывается тремя лицами:

· Начальником грузовой станции

· Экспедитором

· Приемосдатчиком станции

· Может подписать акт стороннее лицо (водитель автомобиля).

Акт включает точные и подробные описания состояния груза и обстоятельства, при которых допущена неисправность, правильно ли погружен или размещен груз, а если нет, то какие контрольные нарушения были допущены. Особое внимание уделяется описанию пломб.

Акт является основанием для предъявления или отклонения претензий, для розыска груза, расследования причин и выявления виновников хищений, недостач, порчи и повреждения груза. А также для разработки и проведения мероприятий по устранению причин не сохранности груза и улучшению организации перевозок. Акт служит основанием материальной ответственности перевозчика, грузополучателя, грузоотправителя.