Документ и способы документирования

Документы возникли вместе с появлением письменности. Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. Их первоначальным назначением было служить средством запечатления определенных факторов, событий, явлений личной, а затем и общественной жизни. Вместе с тем на ранней стадии развития общества документы служили средством общения людей между собой. Важное значение имеют документы, представляющие собой исторические источники. В таких документах содержатся ценные сведения об истории развития общества, о героических подвигах людей в различные периоды истории.

В конце XIX века с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась с течение XX века за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX века возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых вводов документов – телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами.

В 1980-е годы началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день являются их принтерная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования. Эти средства подразделяют:

На простые (карандаш, ручка);
Механические (пишущие машины);
Электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
Электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, машинограмма, видеограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, лазерные диски, дискеты и др.)

В любом случае итогом документирования является документ. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ».

Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Функции документа

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа – информационная.

Документ в переводе с латинского – доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т.к. обладает определенной юридической силой.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, т.к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Таким образом, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фото-, фонодокументы.

По месту составления:

Входящие (поступившие в организацию);
Исходящие (отправляемые из организации);
Внутренние (составленные и используемые в самой организации).

По грифу ограничения доступа:

Открытые (несекретные);
С грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По юридической значимости документы подразделяют на:

Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
Копии ( документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

По форме изложения:

Индивидуальные – это документы, составленные по произвольному признаку;
Типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командировки, и используемые во всех организациях;
Трафаретные – это когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а другая часть вписывается при его составлении (переменная информация)

По срокам хранения: