В процессе работы над шестым разделом курсовой работы по дисциплине «Менеджмент организаций» у студентов формируется умение подготавливать сметы расходов, необходимых для осуществления комплексов ОТМ по совершенствованию и повышению эффективности бизнес-деятельности.
Исходя из прогнозируемых затрат, указанных для каждого мероприятия в соответствующей графе плана-графика Гантта, подготавливается смета расходов для осуществления ОТМ по повышению эффективности бизнес-деятельности. Под сметой расходов здесь будем понимать - группировку по экономически однородным статьям предстоящих плановых затрат, необходимых для выполнения ОТМ Программы ПЭД. Смета расходов является плановым документом, определяющим объем, целевое направление и распределение средств для осуществления мероприятий Программы.
Смета расходов подготавливается в разрезе сформированного для данной Программы перечня статей в результате структурирования, группирования и разнесения затрат по принятым в перечне статьям расходов. Структурирование, группирование и разнесение по соответствующим видам (статьям) прогнозируемых и отраженных в графике общих затрат на каждое мероприятие осуществляется через формирование промежуточной таблицы, пример которой приведен ниже (таблица 3.12).
Расходы на выполнение ОТМ по повышению эффективности бизнес-деятельности могут структурироваться, например, по следующим основным типовым статьям:
- фонд оплаты труда персонала на выполнение ОТМ, который может и далее структурироваться в рамках данной статьи по категориям персонала: - административно-управленческий персонал/АУП, основной рабочий персонал/ОРП, младший обслуживающий персонал/МОП и т.п.);
- приобретение оборудования (может в свою очередь структурироваться в рамках данной статьи по видам оборудования);
- аренда помещений (в случае привлечения новых арендных площадей);
- выполнение проектных (подрядных) работ;
- монтаж и отладка оборудования (подрядные работы);
- приобретение материалов/информации (необходимых для выполнения ОТМ);
- выполнение планировочных и ремонтных работ;
- приобретение оборотных средств/товаров (для отработки и отладки при
реализации ОТМ);
- могут выделяться и другие статьи расходов (необходимых для выполнения
ОТМ Программы);
- непредвиденные расходы (могут приниматься в размере 10-15%% сметы).
Структура статей расходов и их группирование может строиться иначе, чем приведено в примере, и учитывать другие особенности и потребности выполнения ОТМ по повышению эффективности бизнес-деятельности, отражающие соответствующую их конкретику и специфику.
На основании данных таблицы 3.12, в которой приведено структурирование сумм по статьям расходов для каждого оргтехмероприятия (ОТМ), формируется смета расходов путем объединения (суммирования) в рамках каждой из выделенных статей аналогичных расходов по всем ОТМ.
Р1 - Оплата персонала (Фонд Оплаты Труда / ФОТ) =
= 1,0 + 2,0 + 0,5 + 3,0 + 0,2 + 6,0 + 6,5 + 7,0 + 6,0 + 7,5 + 20,0 + 0,5 = 60,2 тыс.руб.
Р2 - Получение информации = 0,5 + 1,0 = 1,5 тыс. руб.
Р3 - Оплата консалтинга = 12,0 тыс. руб.
Р4 - Оплата проектных организаций = 15,0+2,0 = 17,0 тыс. руб.
Р5 - Оплата аренды помещения (на период выполнения ОТМ) = 37,0 тыс.руб.
Р6 - Оплата за получение лицензий и их регистрацию = 1,8 тыс. руб.
Р7 - Оплата подрядных организаций = 35,0+15,0 = 50,0 тыс. руб.
Р8 - Оплата рекламных мер и мероприятий по запуску = 25,0+3,0 =28,0 тыс. руб.
Р9 - Закупка оборудования, материалов, оснащения = 42,0 +1,5+1,5+1,5+5,5 = 52,0 тыс. руб.
Для покрытия возможных неучтенных, непредвиденных расходов вводится дополнительная статья – «Непредвиденные расходы», которые, исходя из практики, целесообразно принимать в размере ~ 10 – 15 %% от общей суммы.
Смета расходов может включать и другие статьи расходов, необходимые для выполнения ОТМ Программы, которые учитывают соответствующую их специфику.
Таблица 3.12 – Суммы расходов на ОТМ по повышению эффективности бизнес-деятельности (пример)
№ п/п | Организационно технические мероприятия | Статьи расходов | Сумма расходов, тыс руб |
Подготовительные меры | |||
1.1 | Формирование идеи, основных подходов к разработке Программы | Без учитываемых расходов (Б/Р) | - |
1.2 | Определение основных участников и исполнителей | Без учитываемых расходов (Б/Р) | - |
1.3 | Изучение и подготовка методики формирования Программы | Получение и изучение информации (в т.ч. ФОТ- 1,0) | 1,5 |
1.4 | Изучение состояния бизнес-деятельности и выделение проблем | Получение и изучение информации (в т.ч. ФОТ- 2,0) | 3,0 |
1.5 | Разработка концепции Программы | Оплата бизнес-консультанта за разработку Концепции | 12,0 |
1.6 | Подготовка технической проектной документации | Оплата проектных организаций | 15,0 |
1.7 | Согласование технической проектной документации | Оплата проектных организаций – 2,0 и ФОТ – 0,5 | 2,5 |
1.8 | Аренда помещения на период выполнения ОТМ | Поиск (ФОТ – 3,0) и оплата аренды помещения (37,0) | 40,0 |
… | …………………….. | …………………….. | |
1… | Получение лицензий и их регистрация | Оплата за получение и регистрацию лицензий(в т.ч.ФОТ – 0,2) | 2,0 |
Организационные меры | |||
2.1 | Подготовка планировок | Оплата специалиста (ФОТ) | 6,0 |
2.2 | Подготовка помещений (ремонт, перепланировка, технические системы) | Оплата подрядных организаций | 35,0 |
2.3 | Приобретение оборудования, материалов, оснащения | Закупка оборудования, материалов, оснащения | 42,0 |
2.4 | Обучение персонала | Обучение(ФОТ – 6,5, материал-1,5) | 8,0 |
2.5 | Монтаж, отладка и запуск оборудования | Оплата подрядных организаций | 15,0 |
… | ……………………. | ………………….. | |
2… | Разработка новой оргструктуры, должностных инструкций, оргсистем | Оплата специалистов (ФОТ) | 7,0 |
Инновационные мероприятия | |||
3.1 | Разработка/освоение новой технологии деятельности | Оплата специалистов (ФОТ- 6,0) и материалов (1,5) | 7,5 |
3.2 | Постановка новых оргсистем (учет, маркетинг, оперативное управление, управление персоналом и др.) | Оплата специалистов (ФОТ- 7,5) и материалов (1,5) | 9,0 |
3.3 | Новая реклама, презентации | Оплата рекламных мероприятий | 25,0 |
… | ………………….. | …………………….. | |
3.4 | Опытная эксплуатация (апробирование) и отладка ОТМ | Оплата персонала (ФОТ-20,0) и материалов (5,5) | 25,5 |
3.5 | Запуск новой технологии | Оплата мероприятий по запуску новой технологии | 3,0 |
3.6 | Оценка исходной (начальной) эффективности Программы | Оплата специалиста (ФОТ) | 0,5 |
4.1 | Неучтенные расходы | Непредвиденные расходы (15 % общей суммы)) | 39,0 |
Итого: | 298,5 |
Результаты расчетов служат основой для формирования сметы, которую оформляют в виде таблицы (пример приведен в таблице 3.13).
Таблица 3.13 – Смета расходов на выполнение ОТМ по повышению эффективности бизнес-деятельности (пример)
№ п/п | Статьи расходов | Сумма расходов тыс.руб. |
Р1 | Оплата персонала (ФОТ) | 60,2 |
Р2 | Получение информации | 1,5 |
Р3 | Оплата консалтинга | 12,0 |
Р4 | Оплата проектных организаций | 17,0 |
Р5 | Оплата аренды помещения (на период развертывания проекта) | 37,0 |
Р6 | Оплата за регистрацию предприятия | 1,8 |
Р7 | Оплата подрядных организаций | 50,0 |
Р8 | Оплата рекламных мероприятий и мероприятий по запуску | 28,0 |
Р9 | Закупка оборудования, материалов, оснащения | 52,0 |
Р10 | Непредвиденные расходы (15 % от общей суммы) | 39,0 |
Итого: | 298,5 |
Таким образом, общие расходы на выполнение ОТМ Программы по повышению эффективности бизнес-деятельности развертыванию, принятой в качестве примера, - составят ориентировочно около 300 тыс руб.
Далее строится круговая диаграмма, отображающая структуру расходов на выполнение ОТМ Программы ПЭД. (сделать диаграмму).
В приложении З представлен пример сметы расходом и графика финансирования плана мероприятия по предприятию ГУПС «Водоканал».