Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 8 страница

ГЛАВА 33
ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

272. В зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные здания или помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов.

Специальные помещения для архива организации должны предусматриваться при строительстве административных зданий.

При отсутствии специальных зданий или помещений для архива организации выделяются приспособленные здания или помещения в административном здании организации.

273. Размещение архива организации в приспособленных зданиях производится после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем зданий или отдельных помещений, предназначенных для архива. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, деревянных, сырых и неотапливаемых зданий или помещений, с печным отоплением, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям и не имеющих естественной вентиляции воздуха.

274. Размещение архива в приспособленных помещениях в административном здании организации производится после проверки их соответствия установленным требованиям. Проверка проводится комиссией, создаваемой руководителем организации. В состав комиссии могут включаться представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый руководителем организации.

В дальнейшем проверки проводятся по требованию руководителя архива организации (лица, ответственного за архив), но не реже одного раза в пять лет.

275. Запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

276. Основными помещениями архива организации являются:

помещения для хранения документов (хранилища);

помещения для работников архива организации (рабочие кабинеты);

помещения для приема, акклиматизации, обеспыливания и временного хранения документов;

помещения для работы пользователей (читальный зал).

277. Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантированы от затопления и иметь запасной выход.

В хранилищах не должно быть труб газо- и водоснабжения, канализации. Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

278. В помещениях хранилищ не допускается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать электронагревательные приборы, хранить легковоспламеняющиеся вещества, взрывоопасные предметы и продукты питания, курить.

279. Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации устанавливаются в соответствии с Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов ППБ 2.18-2003, утвержденными приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 21 октября 2003 г. № 187.

ГЛАВА 34
ТРЕБОВАНИЯ К РЕЖИМАМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

280. Соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги.

281. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим требованиям:

в помещениях с регулируемым климатом (оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %;

в помещениях с нерегулируемым климатом (не оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 14–20 °С, относительная влажность воздуха 45–60 %.

Резкие колебания температуры и влажности в помещениях хранилищ не допускаются.

282. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха.

283. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха (температура воздуха и относительная влажность) в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю; при нарушении режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности согласно приложениям 40, 41 к настоящим Правилам.

284. Номенклатура контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров, электронных термогигрометров), порядок измерения и регистрации параметров определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище на одном щитке в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

285. Соблюдение светового режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия солнечного света.

286. Не допускается освещение документов в хранилищах прямым солнечным светом. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в переплетах, коробках, папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, применением на окнах светозащитного оборудования

При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон.

287. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

288. Защита документов от прямого воздействия солнечного света должна осуществляться во всех помещениях архива организации при любых видах работы с ними.

289. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

290. В хранилищах производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами средств хранения (стеллажей, шкафов, коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают 2%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ.

291. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Периодичность проветривания хранилищ определяется с учетом показаний влажности наружного и внутреннего воздуха.

Открывающиеся в теплое время года окна помещений архива организации, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

292. Для своевременного обнаружения насекомых, грызунов, плесени не реже двух раз в год, как правило, в начале и по окончании отопительного сезона, документы (выборочно) и хранилища подвергают обследованию.

При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит служба санитарно-эпидемиологического надзора.

Пораженные насекомыми документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов проводится дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, шкафы, коробки протираются водными растворами антисептиков повышенной концентрации и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов принимаются безотлагательные меры по устранению причин и последствий плесневения с привлечением представителей специализированных служб.

293. Соблюдение охранного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от хищений и утрат.

Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище.

294. Наружные двери хранилища должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна хранилищ устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки.

В нерабочее время помещения архива организации опечатываются и пломбируются. В рабочее время хранилища должны быть закрыты на ключ.

295. Помещения для работников архива организации и помещения для работы пользователей должны быть изолированы от хранилищ.

296. Право доступа в хранилище имеет только руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив). В архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, право доступа в хранилище имеет только заведующий данным архивохранилищем.

Иные лица допускаются в хранилища только с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) и в присутствии работника архива организации (хранилища).

ГЛАВА 35
ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

297. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Применение передвижных металлических стеллажей допускается только в хранилищах с регулируемым климатом.

Для хранения секретных, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы.

Выбор конструкции оборудования для хранения документов особого формата определяется размерами и особенностями этих документов. Для хранения чертежей, калек и картографических документов и материалов, как правило, используется оборудование закрытого типа – шкафы с выдвижными ящиками и вертикальные подвесные системы, в которых хранение документов осуществляется в развернутом виде или в папках.

298. В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В хранилищах без окон стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения.

Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

299. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

расстояние между стеллажами – 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 50 см;

расстояние между полками по высоте – не менее 40 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа – не менее 15 см.

ГЛАВА 36
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

300. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и оперативный поиск.

Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

301. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

Обособленному хранению подлежат документы: секретные; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении материальные ценности; на разных носителях; пораженные радионуклидами.

302. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, документы временного хранения – в коробках или связках.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в неразобранном виде, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

303. Расстояние между верхней крышкой коробки (верхним краем связки) и полкой стеллажа, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно составлять не менее 5 см. Толщина связки не должна превышать 20 см.

В зависимости от условий хранения помещенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально.

304. К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: наименования организации (фондообразователя)и структурного подразделения, номера фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда.

305. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища), а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз.

306. В целях закрепления места хранения и быстрого поиска документов в архиве организации составляются топографические указатели. Топографические указатели могут быть постеллажными и пофондовыми.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются по форме согласно приложению 42к настоящим Правилам на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого отдельного хранилища.

Карточки пофондового топографического указателя составляются по форме согласно приложению 43к настоящим Правилам на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

ГЛАВА 37
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ. ТРАНСПОРТИРОВКА ДЕЛ

307. Дела выдаются из хранилищ:

работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;

пользователям в читальный зал архива организации для использования;

работникам организации во временное пользование;

сторонним организациям – организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (ремонта, реставрации и др.), создания страхового фонда, фонда пользования, экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством –во временное пользование.

Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также специальной обработке с целью улучшения их физического состояния не выдаются.

308. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

один месяц – работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование;

три месяца – во временное пользование сторонним организациям;

шесть месяцев – для экспонирования документов.

Срок выдачи дел для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке с целью улучшения физического состояния документов определяется договорами со сторонними организациями на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации, выдачи во временное пользование сторонней организации – по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

309. Выдача дел работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами осуществляется с разрешения руководителя архива организации.

Выдача дел в читальный зал архива организации и во временное пользование работникам организацииосуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Выдача дел во временное пользованиесторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния.

310. Выдача дел из хранилища оформляется:

работникам архива организации, пользователям в читальный зал архива организации и работникам организации во временное пользование – заказами на выдачу дел согласно приложению 44 к настоящим Правилам;

сторонним организациям (организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством) – актами о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 45 к настоящим Правилам;

сторонним организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения физического состояния документов, создания страхового фонда, фонда пользования – актами о выдаче дел во временное пользованиедля выполнения работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 46к настоящим Правилам и актами о выдаче дел во временное пользование для изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 47 к настоящим Правилам.

Исполненные заказы пользователей, работающих в читальном зале архива организации, хранятся в личных делах пользователей.

Акт о выдаче дел во временное пользование сторонней организации составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве организации, другой выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются печатями организаций (при наличии – гербовыми). После возвращения дел в двух экземплярах акта делаются соответствующие отметки.

311. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи дел из хранилища:

работникам архива в рабочие помещения и работникам организации во временное пользование;

пользователям в читальный зал архива организации;

сторонним организациям во временное пользование.

Книги выдачи ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи по форме согласно приложениям 48, 49 к настоящим Правилам.

312. Перед выдачей дел из хранилища проверяются соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи, нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

313. Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело должно иметь лист использования дела по форме согласно приложению 50 к настоящим Правилам.

314. При выдаче дел из хранилища взамен подкладывается карта-заместитель дела по форме согласно приложению 51 к настоящим Правилам.

При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

315. При возвращении дел пользователем в его присутствии работником архива организации, принимающим дела (лицом, ответственным за архив), проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. При обнаружении недостачи дел, дел с отсутствующими или поврежденными листами составляется акт и принимаются меры по их розыску. Если меры по розыску не дали результата, экземпляр акта направляется в уполномоченный контролирующий (надзорный) орган для привлечения лиц, виновных в утрате или повреждении документов, к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

316. При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

ГЛАВА 38
КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ ДЕЛ

317. В целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, в архиве организации проводятся проверки наличия и состояния дел. В процессе проведения проверки наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие консервационно-профилактической, реставрационной и технической обработке.

318. Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке.

Проверки наличия и состояния дел постоянного хранения проводятся раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив независимо от срока проведения предыдущей проверки.

Проверки наличия и состояния дел по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения проводятся раз в 10 лет.

Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

после перемещения дел в другое хранилище;

после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;

при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – при смене заведующего архивохранилищем);

при ликвидации организации.

319. Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива организации или специальнойкомиссией, создаваемой руководителем организации.

Перед проведением проверки наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок.

320. В ходе проверки наличия и состояния дел проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в сводных описях дел и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.

Дела, выданные работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, пользователям в читальный зал архива организации, работникам организации во временное пользование, проверяются на общих основаниях по книгам выдачи дел из хранилища.

Дела, выданные сторонним организациям во временное пользование, в том числе для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния, проверяются по книгам выдачи дел из хранилища, актам о выдаче дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.

321. В ходе проверки наличия и состояния дел путем визуального просмотра оценивается физическое состояние дел. По результатам просмотра выявляются:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;

документы с повреждением материальной основы;

документы с повреждением текста;

влажные документы.

Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

322. При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения (коробках, папках);

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать неправильно подложенные дела других фондов и передавать их руководителю архива, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем;

изымать не внесенные в опись дела и передавать их руководителю архива организации, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем;

составлять на каждое необнаруженное дело (документ) карточку учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к настоящим Правилами формировать их в картотеки учета необнаруженных дел (документов) согласно требованиям пункта 330 настоящих Правил;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела, информируя об этом руководителя архива организации.

В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:

вносить в описи дел неучтенные дела;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел или других учетных документах архива организации.

323. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда согласно приложению 53 к настоящим Правилам. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные графы.

Лист проверки составляется отдельно на каждую опись. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел фонда.

Листы проверки наличия и состояния дел фонда подписываются работниками, проводившими проверку, и нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда.

После окончания проверки наличия и состояния дел лист (листы) проверки включаются в дело данного фонда.

324. На основании листа (листов) проверки наличия и состояния дел составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда по форме согласно приложению 54 к настоящим Правилам.

Акт проверки наличия и состояния дел составляется и подписывается работниками, проводившими проверку, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и включаются в дела соответствующих фондов после их утверждения.

При необходимости одновременно с актом проверки наличия и состояния дел фонда составляются акты о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55 к настоящим Правилам, об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, неучтенных дел согласно приложению 56 к настоящим Правилам, о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к настоящим Правилам.

325. В соответствии с актами и листами проверки наличия и состояния дел проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

Дополнительно обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дела включаются в соответствующие сводные описи (годовые разделы сводных описей) согласно требованиям пункта 118 настоящих Правил и фиксируются в дополнительной графе листа проверки согласно требованиям части первой пункта 323 настоящих Правил.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи после заверительной надписи делается запись «Проверено», указывается дата, должность, подпись и расшифровка подписи работника, проводившего проверку.

При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к сводной описи (годовому разделу сводной описи)неучтенных, литерных, пропущенных, повторных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

326. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы архива организации.

ГЛАВА 39
ОРГАНИЗАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

327. При обнаружении недостачи дел (документов) организуется их розыск.

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к настоящим Правилам.

328. Розыск дел (документов) организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение года. Срок розыска может быть продлен по решению руководителя организации, но не более чем на один год.

При розыске необнаруженных дел (документов) осуществляется:

изучение описей, по которым дела из структурного подразделения передавались в архив организации;

изучение документов, на основании которых дела выдавались из хранилища;

изучение в деле фонда актов о выделении документов и дел к уничтожению;

проверка правильности подкладки дел фонда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с аналогичными номерами;

проверка правильности подкладки дел с аналогичными номерами в других фондах;

организация розыска необнаруженных дел в структурном подразделении, в деятельности которого они образовались.