Организация работы с конфиденциальными документами

Введение

Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния, состоит из процессов: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущее и архивное хранение документов.

Деятельность многих организаций неразрывно связана с получением и использованием различного рода информации. В современных условиях информация представляет собой товар, имеющий определенную ценность. Часто наиболее ценной является информация, которую он использует для достижения целей организации (предприятия, учреждения) и разглашение которой создает угрозы безопасности. Не вся информация может, в случае ее разглашения, создавать эти угрозы, существует определенная часть, которая нуждается в защите. Такую информацию называют конфиденциальной.

Конфиденциальная информация – это документированная (то есть зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. Часть этой коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

Данная тема рассматривается в статьях Артонкиной Н.И. «По секрету всему свету», или как организовать конфиденциальное делопроизводство».

Тема исследования: организация работы с конфиденциальными документами.

Цель исследования: изучить организацию работы с конфиденциальными документами

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности в организации.

Предмет исследования: организация работы с конфиденциальными документами.

Задачи исследования:

1) изучить и проанализировать литературу, нормативные и методические документы по теме исследования.

2) рассмотреть особенности организации работы с конфиденциальными документами.

3) организовать работу с конфиденциальными документами.

Методы исследования:

1) эмпирические (документное исследование, проектирование документов)

2) теоретические (анализ, синтез, индукция, дедукция)

 

 

Организация работы с конфиденциальными документами

Многие руководители для защиты своих интересов засекречивают информацию. Засекречивание информации приводит к постоянному совершенствованию средств и методов добывания охраняемой информации; и к со Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных организациях, организациях, имеющих нескольких собственников, представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в организации делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: «Общие положения» – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; «Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну» – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; «Организация работы с документами» – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну»

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в организацию и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

 Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока, в течение которого она действует.

 По истечении срока возможны различные действия:

1) гриф может быть продлен;

 2) гриф может быть снят и документ становится открытым;

 3) документ уничтожается.

 Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот, кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода совершенствованию средств и методов защиты информации.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;

2. Деловая информация.

Научно – техническая информация включает:

- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

- организация системы безопасности организации.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой стороне деятельности организации;

- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

- сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;

- планы развития организации;

- планы и объёмы реализации продукции;

- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;

- планы рекламной деятельности;

- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;

- кадровый состав и его формирование;

- сведения из деловой переписки.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов. Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

- учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;

- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

- использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;

- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну организации, к которым работник будет иметь доступ;

- установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и организацией;

- создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники организации должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут, известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;

- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Работники организации, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны организации. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного организации, подписывается заместителем директора и утверждается директором организации.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт организации. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права организации на них, порядок их использования и т.п. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники организации не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства организации отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя. При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками организации, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства организации в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников организации:

- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников организации;

- ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам организации и работать на их ПК;

- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел организации. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем организации в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с организацией, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель организации по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

Таким образом, конфиденциальная информация это – информация, требующая защиты доступ к которой ограничивается в соответствии с действующим законодательством, а также настоящим Регламентом. Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений организации необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников организации за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения конфиденциальных сведений организации влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые не оправдывали бы риск и затраченные на это усилия.