Ведение дел вне номенклатуры не допускается

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям:

1. В дело ПОМЕЩАЮТ только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

2. В дело НЕ ПОМЕЩАЮТ документы: - не соответствующие заголовку дела; - неправильно оформленные (возвращают на доработку); - подлежащие возврату; - черновики; - размноженные копии (например, на ксероксе). В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие: - вопросный (по вопросам, затрагиваемым в документах), - хронологический (по датам документов), - алфавитный (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений- корреспондентов), - нумерационный (группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.) Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.