2020-06-08
295
Управление коммуникациями проекта, (т.е. управление взаимодействием, информационными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, обработки, распределения и хранения необходимой проектной информации по проекту.
К информации проекта предъявляются определенные требования. К основным из них относятся: своевременность, достоверность, адресность, удобство представления, многократность использования, возможность кодировки, высокая скорость сбора. Это решается путем использования в рамках УП современных информационных технологий.
Коммуникации проекта совместно с сопутствующей им информацией являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий всех участников проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Основными потребителями информации проекта являются:
1) проект-менеджер – для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия соответствующих решений по проекту;
2) заказчик – для осведомленности о ходе выполнения работ по проекту;
3) поставщики – при возникновении потребности в материалах и оборудовании, необходимых для выполнения работ;
4) проектировщики – при необходимости внесения изменений в проектную документацию;
5) непосредственные исполнители работ на местах.
Планирование и управление коммуникациями включает в себя следующие подпроцессы (или работы):
1) планирование системы коммуникаций, т.е. определение информационных потребностей всех участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
2) сбор и распределение информации, (т.е. процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участников проекта);
3) отчетность о ходе выполнения проекта на базе обработки фактического состояния работ проекта;
4) документирование хода работ, т.е. сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
Планирование коммуникаций является составной частью общего процесса разработки сводного плана проекта (см. схему процессов планирования). Оно формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта).
План коммуникаций включает:
1) план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
2) план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
3) детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые термины;
4) план ввода в действие различных видов коммуникаций.
Системы сбора и распределения информации включают следующие виды коммуникаций:
1) внутренние (т.е. внутри команды проекта) и внешние (т.е. с руководством компании, заказчиком и т.д.);
2) формальные (т.е. отчеты, запросы, совещания) и неформальные (например, обсуждения);
3) письменные и устные;
4) вертикальные и горизонтальные.
В проекте могут использоваться неавтоматизированные (бумажные носители, проведение совещаний) и автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия участников проекта, такие, например, как электронная почта, системы сотовой связи, спутниковая связь, пейджинговая связь, видеосвязь.
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в соответствующих отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.
Отчетность о ходе выполнения работ по проекту включает:
1) информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных его разделов и показателей;
2) информацию об отклонениях от плановых показателей;
3) прогнозирование будущего состояния проекта.
Документирование хода работ может включать:
1) сбор и проверку окончательных данных;
2) анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
3) архивирование результатов с целью их дальнейшего использования, в том числе посредством современных программных средств – электронные архивы, базы данных и т.д.
