Работу клубных учреждений постоянно контролируют областное управление культуры, районный (городской) отдел культуры. По итогам своей работы клубные учреждения систематически отчитываются перед вышестоящими органами культуры, перед населением. Заслушивают отчеты на районных и областных семинарах клубных работников, на Совете отдела культуры райисполкома или Коллегии управления культуры облисполкома.
Существуют три основных вида отчетности:
1. Статистический (форма 1 — клубная).
2. Информационный (текстовой).
3. Отчет перед населением.(творческий)
Каждый из видов отчета имеет свое целевое назначение и определенную специфику.
1. Годовой статистический отчет (по форме 1 — клубное учреждение) клубные учреждения сдают в отдел культуры райисполкома до 10 января. Он заполняется на специальном бланке, утвержденном Постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь. Статистический отчет заполняется только в цифрах, разборчивым подчерком без помарок и исправлений. Он состоит из следующих разделов:
|
|
раздел 1 «Материально-техническая база на конец года»;
раздел 2 «Клубные формирования, их участники, клубная работа»;
раздел 3 «Типы студий, любительских коллективов художественного творчества, их участники»;
раздел 4 «Культурно-просветительная работа»;
раздел 5 «Сведения о персонале».
2. Информационный отчет. Одновременно со статистическим отчетом клубное учреждение представляет отделу культуры письменный (текстовой) отчет. Это своего рода объяснительная записка с подробным обоснованием, пояснением и дополнением цифровых данных, содержащихся в статистическом отчете.
В годовом информационном отчете необходимо отразить следующую информацию:
1. Материально-техническая база клубного учреждения.
2. Наличие культурно-досуговых программ (название, цель, задачи, сроки реализации, основные мероприятия программы).
3. Поддержка и развитие народного творчества.
4. Работа с фольклористами, хранителями традиций.
5. Работа с детьми, подростками, молодежью, людьми пожилого возраста, семьей.
6. Патриотическое воспитание.
7. Работа по профилактике наркомании, правонарушений среди подростков.
8. Клубные формирования, анализ их деятельности. Участие коллективов в международных республиканских фестивалях, смотрах, конкурсах.
9. Наличие коллективов, имеющих звание «Народный», «Образцовый», коллективов любительского художественного творчества.
10. Выездные формы работы, количество, тематика.
11. Наличие информационно-методических кабинетов, отделов, центров.
12. Выход в интернет, наличие электронной почты.
|
|
13. Наличие аудио-, видеоматериалов, отражающих информационную, методическую деятельность учреждения, творческую работу художественных коллективов, руководителей коллективов и отдельных исполнителей.
14. Сотрудничество с местными средствами массовой информации, отражение в СМИ деятельности учреждения.
15. Размещение тематических страниц в печатаных СМИ, подготовка совместных программ и проектов.
16. Наличие банка данных на коллективы, их руководителей и отдельных исполнителей.
17. Наличие методического, книжного фондов. Изменение, приобретение, пополнение фондов за отчетный период.
18. Доходы учреждения культуры.
Кроме того, к информационным отчетам необходимо приложить:
1. Карточки объединений, коллективов любительского художественного творчества.
128
2. Перечень мероприятий, проведенных учреждением за отчетный период.
3. Видеоотчет о деятельности клубных учреждений, руководителей, художественных коллективов, отдельных исполнителей, народных мастеров.
4. Методические и информационно-издательские материалы, рекламную продукцию, пригласительные билеты и др.
5. Наиболее интересные сценарии из опыта работы клубного учреждения с указанием автора.
Информационный отчет должен содержать не перечень мероприятий за год, а описание наиболее удачных и интересных мероприятий, проектов, анализ деятельности творческих коллективов, анализ материально-технической базы учреждения, в том числе привести перечень приобретения материально-технических ценностей (световое, звуковое, музыкальное оборудование, сценические костюмы). В нем также необходимо осветить взаимодействие и работу учреждений культуры клубного типа с другими организациями (школа, молодежная организация, социальное обеспечение). Кроме того, необходимо указать имеющиеся проблемы в деятельности клубного учреждения и задачи на предстоящий год.
3. Важнейшим и ответственнейшим видом отчетности является отчет перед населением.(творческий)
Это своеобразный экзамен клубного учреждения, проверка его соответствия высокому призванию быть центром досуга, отдыха, развития творческих способностей населения. При хорошей организации и проведении он может превратиться в большой праздник культуры. В таком случае каждый клубный коллектив получает возможность показать результаты своего труда. В программу творческого отчета могут быть включены выставки, концерты, спектакли.
В течение года по указанию органов культуры клубные учреждения представляют цифровые и информационные письменные отчеты по определенным вопросам текущей работы или по обеспечению массово-политических и хозяйственных кампаний (выборы, участие в подготовке и проведении юбилейных дат страны, участие в с/х кампаниях, культурном обслуживании животноводов и механизаторов), выполнению целевых комплексных программ, работе с народными умельцами, одаренной молодежи и т. д. Сроки и характер такой отчетности устанавливаются в каждом отдельном случае органом культуры.