Подготовка к переговорам

Деловые переговоры

Слово "переговоры" в русском языке стоит в одном ряду со словами "уговорить", "договориться". Оно употребляется в широком и узком смысле.

В широком смысле о переговорах можно говорить в тех случаях, когда один человек обменивается мнениями с другим человеком для того, чтобы изменить взаимоотношения, прийти к соглашению по какому-либо вопросу. Такого рода переговоры каждый из нас вел и ведет неоднократно: договариваются родители и дети, учителя и ученики, коллеги и друзья и т.д. В этом плане переговоры представляют собой сложную форму человеческого взаимодействия, цель которого – договориться друг с другом о чем-либо.

В узком смысле переговоры – это вид межличностного взаимодействия сторон, направленный на организацию сотрудничества или разрешения конфликта и оформленный документально.

Применительно к деловому общению переговоры можно определить как специфическую форму общения между деловыми партнерами, ориентированную на совместное решение проблемы, затрагивающей интересы обоих партнеров. Переговоры, как правило, направлены на заключение договоров, сделок, контрактов.

Переговорный процесс – неотъемлемый элемент деловых отношений, включающий в себя поиск соглашения между деловыми партнерами, заинтересованными в сотрудничестве, и вместе с тем имеющими свои специфические интересы. В ходе переговоров происходит продолжительное общение между сторонами с различающимися и пересекающимися интересами, в результате которого они либо достигают соглашения, либо не достигают его в зависимости от ожидаемых ими последствий.

Успешное ведение переговоров требует профессиональной подготовленности сторон, чему способствует как реальный опыт участия в переговорах, так и изучение технологии и психологии переговорного процесса на основе специальной литературы, отражающей современные достижения переговорной практики.

Переговорный процесс как система

Чтобы ориентироваться в сложном процессе переговоров, следует четко представлять его структуру и основные этапы.

Любые переговоры включают:

• подготовку к переговорам;

• непосредственное ведение переговоров;

• анализ результатов;

• выполнение договоренностей.

Подготовка к переговорам

Переговоры начинаются задолго до того, как стороны сядут за стол. Фактически они начинаются с того момента, когда одна из сторон выступает инициатором проведения переговоров, и стороны приступают к их подготовке. Участники переговоров должны быть подготовлены морально, профессионально и психологически к успешной работе в рамках переговорного процесса.

Подготовка к переговорам будет осуществляться более эффективно при тщательном планировании мероприятий, проведение которых должно обеспечить успех переговорного процесса.

Спланировать переговоры – это значит составить перечень предполагаемых мероприятий, осуществление которых должно обеспечить успех переговорного процесса.

Приведем подробный план мероприятий по подготовке к переговорам, разработанный Р. И. Мокшанцевым.

1. Наметить цель переговорного процесса.

2. Определить задачи, решение которых позволит достичь эту цель или максимально приблизиться к ней.

3. В организационной части переговорного процесса, которую можно выделить в отдельный план, особое внимание обратить на:

• сроки проведения переговоров;

• место проведения переговоров;

• подготовку места проведения переговоров;

• обеспечение физической и информационной безопасности переговорного процесса;

• состав собственной делегации;

• финансовое обеспечение переговорного процесса;

• материальное обеспечение участников переговорного процесса организационной техникой (канцелярские принадлежности, средства визуализации и аудиализации переговоров, адресная и персональная документация, транспорт и связь);

• встречу и размещение партнерской делегации, если переговоры будут проходить на своей территории;

• культурно-досуговую программу для членов партнерской делегации;

• корпоративные подарки и сувениры;

• прощальный банкет;

• проводы партнерской делегации.

4. Четко определить границы собственных интересов (коренных, глубинных (первый их уровень) и иных (второй, третий и далее уровни)).

5. Четко сформулировать пределы интересов партнеров по переговорам (коренных, глубинных (первый уровень) и иных (второй, третий и далее уровни)).

6. Получить необходимую информацию, касающуюся: предметного содержания переговорной проблемы (история проблемы, актуальное состояние проблемы, фактура документальная и статистическая); участников переговорного процесса как с собственной, так и с партнерской стороны. Так, интерес представляют:

• их социальный статус (деловой, политический, общественный);

• масштаб и уровень их социальных связей (возможность получить поддержку и возможность оказывать влияние) в экономических, политических, деловых кругах, средствах массовой информации;

• профессиональная компетентность участников переговоров;

• их деловой опыт;

• опыт участия в переговорных процессах (и их результат);

• характерологические свойства личности, вкусы, привычки, привязанности, человеческие слабости;

• их потенциальные союзники по переговорам;

• их потенциальные противники по переговорам;

• есть ли среди них участники нейтральные, колеблющиеся, сомневающиеся.

7. Определить предполагаемую потребность в экспертном и консультационном обеспечении (экономическом, политическом, правовом, психологическом).

8. Наметить общую стратегию переговорного процесса.

9. Определить ситуационно обусловленные тактические приемы ведения переговоров.

10. Выявить возможные варианты для предполагаемого решения обсуждаемой проблемы.

11. Найти наилучшую альтернативу для возможного срыва переговоров.

12. Обдумать характер, способ и средства информационного освещения хода переговоров и их результата.

Подготовка к переговорам предусматривает формирование представления о другой стороне.

При наличии взаимных отрицательных представлений о надежности, компетентности партнера рекомендуется не спешить с началом переговоров. Основная задача в этом случае состоит в снятии крайне отрицательных оценок, уменьшении эмоционального накала, а также в привлечении посредников для проведения переговоров.

Переговоры практически всегда сопряжены с определенным риском, снизить который позволяет успешное планирование. Говоря словами давно забытого мудреца: "Те, кто провалились в плане, планируют провалиться".

Ведение переговоров

Особенности ведения переговоров рассматриваются с позиции этапов, стратегий и тактических приемов ведения деловых переговоров.