Топографического указателя

ФОНД № ______ 08 ________ ХРАНИЛИЩЕ № ____2 _________

Название фонда ______ ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» _______________________

________________________________________________________________

Опись №	Ед. хр. с №_________ по №______________	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечание
1	2	3	4	5	6
01	С 1 по 40	3	21	А,Б
03	С 41 по 82	3	21	В,Г

МБУ Архив г. Стерлитамак КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

РЯД №

ХРАНИЛИЩЕ №

Стеллаж №	Полка №	Фонд №	Опись № (н/д)	Дела с № _________ по № _________	Примечание
1	2	3	4	5	6
21	А	08	01	С 1 по 24
21	Б	08	01	С 25 по 38
21	В	08	03	С 1 по 32
21	Г	08	03	С 33 по 72

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ЛИСТ ФОНДА

2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел описи	Название описи или аннотация документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)							Микрофильмировано дел постоянного хранения
					Дел	Основание выбытия (название, дата, N документа)	В том числе по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	В том числе
										постоянного хранения				по л/с
												из них по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	крайние даты
							ед. хр.	крайние даты				из них по описям, утвержденным ЭПК
							ед. хр.	крайние даты				ед. хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
	01	15.01.2006 –21.10.2010	Опись постоянного срока хранения за 2006 год	5								5	15.01.2006 –21.10.2010
	03	25.01.2006 –20.12.2006	Опись дел по личному составу за 2006 год	4										4	25.01.2006 –20.12.2006
	01	23.01.2007 –15.12.2007	Опись постоянного срока хранения за 2007 год	2								2	23.01.2007 –15.12.2007
	03	15.01.2007 –25.12.2007	Опись дел по личному составу за 2007 год	8										8	15.01.2007 –25.12.2007
	01	20.01.2008 –25.12.2008	Опись постоянного срока хранения за 2008 год	2								2	20.01.2008 –25.12.2008
	03	16.01.2008 –20.12.2008	Опись дел по личному составу за 2008 год	8										8	16.01.2008 –20.12.2008
	01	17.01.2009 –20.12.2012	Опись постоянного срока хранения за 2009 год	3								3	17.01.2009 –20.12.2012
	03	20.01.2009 –20.12.2009	Опись дел по личному составу за 2009 год	5										5	20.01.2009 –20.12.2009
	01	18.01.2010 –18.12.2010	Опись постоянного срока хранения за 2010 год	2								2	18.01.2010 –18.12.2010
	03	25.01.2010 –20.12.2010	Опись дел по личному составу за 2010 год	7										7	25.01.2010 –20.12.2010
	01	20.01.2011 –25.02.2015	Опись постоянного срока хранения за 2011 год	5								5	20.01.2011 –25.02.2015
	03	29.01.2011 –15.12.2011	Опись дел по личному составу за 2011 год	7										7	29.01.2011 –15.12.2011
	01	20.01.2012 –20.12.2012	Опись постоянного срока хранения за 2012 год	4								4	20.01.2012 –20.12.2012
	03	26.01.2012 –25.12.2012	Опись дел по личному составу за 2012 год	12										12	26.01.2012 –25.12.2012
	01	25.01.2013 –15.12.2015	Опись постоянного срока хранения за 2013 год	3								3	25.01.2013 –15.12.2015
	03	26.01.2013 –25.12.2013	Опись дел по личному составу за 2013 год	1										1	26.01.2013 –25.12.2013
	01	15.01.2014 –25.12.2014	Опись постоянного срока хранения за 2014 год	3								3	15.01.2014 –25.12.2014
	03	25.01.2014 –20.12.2015	Опись дел по личному составу за 2014 год	5										5	25.01.2014 –20.12.2015
	01	25.01.2015 –26.12.2015	Опись постоянного срока хранения за 2015 год	3								3	25.01.2015 –26.12.2015
	03	25.01.2015 –20.12.2015	Опись дел по личному составу за 2015 год	5										5	25.01.2015 –20.12.2015
	01	15.01.2016 –30.12.2016	Опись постоянного срока хранения за 2016 год	4								4	15.01.2016 –30.12.2016
	03	15.01.2016 –30.12.2016	Опись дел по личному составу за 2016 год	7										7	15.01.2016 –30.12.2016

Муниципальное бюджетное учреждение Архив г. Стерлитамак

МБУ Архив г. Стерлитамак

СПИСОК ФОНДОВ

Том № 01 _________

Начат 16.07.1997

Окончен _________

N фонда	Название фонда	Дата первого поступления документов фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечание
N фонда	Название фонда	Дата первого поступления документов фонда	Куда выбыл	Дата и N документа, на основании которого выбыл	Примечание
1	2	3	4	5	6
01	Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Республики Башкортостан Городская больница №5 (ГБУЗ РБ ГБ №5 г. Стерлитамак)	16.07.1997
02	Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Республики Башкортостан Городская больница №4 г. Стерлитамак (ГБУЗ РБ ГБ №4 г. Стерлитамак)	10.10.1998
03	Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Республики Башкортостан Клиническая больница №1 г. Стерлитамак (ГБУЗ РБ КБ №1 г. Стерлитамак)	10.09.1999
04	Муниципальное унитарное предприятие «Стерлитамакское троллейбусное управление» (МУП «СТУ»)	24.08.2000
05	Совет городского округа город Стерлитамак Республика Башкортостан (Совет г.о.г. Стерлитамак РБ)	20.10.2000
06	Администрация городского округа города Стерлитамак	26.05.2005
07	Муниципальное казенное учреждение «Отдел по молодежной политике администрации городского округа город Стерлитамак Республика Башкортостан» (МКУ «Отдел по молодежной политике г. Стерлитамак»)	15.03.2006
08	Акционерное общество «ПОЛИГРАФИЯ» (АО «ПОЛИГРАФИЯ»)	22.10.2006
09	Акционерное общество «Стерлитамакские железнодорожные дороги» (АО «СТЖД»)	20.11.2013
10	Общество с ограниченной ответственностью «СпецАвтоХозяйство» (ООО «САХ»)	25.04.2014
11	Общество с ограниченной ответственностью «Инвестрайстройзаказчик» (ООО «Инвестрайстройзаказчик»)	16.06.2015
12	Акционерное общество «Стерлитамакский ХлебоКомбинат» (АО «Стерлитамакский ХлебоКомбинат»)	29.03.2017
13	Общество с ограниченной ответственностью ООО «БАШКИРСТРОЙПЛЮС»	25.12.2017

На 01.01. 2020 года в список включены фонды с N _ 01 ____ по N _ 13 ____.

Всего хранится в архиве ____ 13 (тринадцать) __________ фондов, из них:

(цифрами и прописью)

______________________ содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью)

Номера свободные:________________

Архивариус Султанова Л.Р. Султанова

Заведующая архивным отделом Тучкина Л.И. Тучкина

Муниципальное бюджетное учреждение Архива г. Стерлитамак

___________ (МБУ Архива г. Стерлитамак) ____________

(наименование организации)

ЖУРНАЛ

регистрации показаний контрольно-измерительных приборов измерения температуры влажности воздуха

Начат 02.09.2019

Окончен 27.07.2020

Дата записи	Параметры воздуха		Подпись работника, производящего замеры	Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)	Дата записи	Параметры воздуха		Подпись работника, производящего замеры	Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
Дата записи	t (С)	Относительная влажность (z)	Подпись работника, производящего замеры	Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)	Дата записи	t (С)	Относительная влажность (z)	Подпись работника, производящего замеры	Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
1	2	3	4	5	1	2	3	4	5
02.09.2019	17	52%	Султанова					Султанова
09.09.2019	18	52%	Султанова					Султанова
16.09.2019	17	52%	Султанова					Султанова	Температура воздуха стабильная
24.09.2019	15	60%	Султанова					Султанова	Включили отопление
25.09.2019	17	55%	Султанова					Султанова
26.09.2019	16	60%	Султанова					Султанова	Работает отопление
01.10.2019	17	55%	Султанова					Султанова
07.10.2019	17	55%	Султанова					Султанова	Кондиционер выключен
14.10.2019	17	54%	Султанова					Султанова	Температура нормализовалась
21.10.2019	17	52%	Султанова					Султанова
28.10.2019	18	52%	Султанова					Султанова
01.11.2019	17	52%	Султанова					Султанова
05.11.2019	18	52%	Султанова					Султанова
12.11.2019	17	52%	Султанова					Султанова	Убавили температуру отопления
19.11.2019	17	53%	Султанова					Султанова
26.11.2019	17	54%	Султанова					Султанова	Кондиционер включили
02.12.2019	17	54%	Султанова					Султанова
09.12.2019	17	53%	Султанова					Султанова
16.12.2019	17	51%	Султанова					Султанова
23.12.2019	17	52%	Султанова					Султанова
30.12.2019	18	52%	Султанова					Султанова	Работает отопление
06.01.2020	17	52%	Султанова					Султанова
13.01.2020	15	60%	Султанова					Султанова	Кондиционер выключен
20.01.2020	17	55%	Султанова					Султанова	Температура нормализовалась
27.01.2020	16	60%	Султанова					Султанова
03.02.2020	17	55%	Султанова					Султанова
10.02.2020	17	55%	Султанова					Султанова
17.02.2020	17	54%	Султанова					Султанова
02.03.2020	17	52%	Султанова					Султанова	Убавили температуру отопления
09.03.2020	18	52%	Султанова					Султанова
16.03.2020	17	52%	Султанова					Султанова	Кондиционер включили
23.03.2020	18	52%	Султанова					Султанова	Температура повысилась
30.03.2020	17	52%	Султанова					Султанова	Выключили отопление
06.04.2020	17	53%	Султанова					Султанова
13.04.2020	16	54%	Султанова					Султанова	Температура нормализовалась
20.04.2020	17	54%	Султанова					Султанова
27.04.2020	17	53%	Султанова					Султанова
01.05.2020	17	54%	Султанова					Султанова	Кондиционер включили
08.05.2020	17	54%	Султанова					Султанова
15.05.2020	17	53%	Султанова					Султанова
22.05.2020	17	51%	Султанова					Султанова
29.05.2020	17	52%	Султанова					Султанова
01.06.2019	18	52%	Султанова					Султанова
08.06.2020	17	52%	Султанова					Султанова
15.06.2020	15	60%	Султанова					Султанова	Кондиционер выключен
22.06.2020	17	55%	Султанова					Султанова	Температура нормализовалась
29.06.2020	16	60%	Султанова					Султанова
06.07.2020	17	55%	Султанова					Султанова
13.07.2020	17	55%	Султанова					Султанова
20.07.2020	17	54%	Султанова					Султанова
27.07.2020	17	52%	Султанова					Султанова	Температура нормализовалась

КНИГА

учета поступления и выбытия дел, документов

Том № _______1_______

Начат _ 06.03.2020

Окончен ____________

N п/п	Дата поступления и выбытия документов	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда	Крайние даты или выбывших документов по описи	Вид носителя	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
						Количество ед. хр.			Количество ед. хр.			Неописанных дел, документов, листов
						постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	14	15	16
1	06.03.2020	Опись №01 постоянного хранения	ГБУЗ РБ Клиническая больница №1 г. Стерлитамак№03	09.01.2017-31.12.2017	Эл. носитель	2
2	06.03.2020	Опись №02 дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	ГБУЗ РБ Клиническая больница №1 г. Стерлитамак№03	2017	Эл. носитель		3
3	06.03.2020	Опись № 03 дел по личному составу	ГБУЗ РБ Клиническая больница №1 г. Стерлитамак№03	01.05.2017-31.12.2017	Эл. носитель			2
4	06.03.2020	Опись №01 дел постоянного дел хранения	ООО «СВЯЗНОЙ» №12	11.01.2017- 31.12.2017	Эл. носитель	4
5	06.03.2020	Опись №01 дел постоянного хранения	ООО «БАШКИРСТРОЙПЛЮС» №52	11.01.2017- 31.12.2017	Эл. носитель	4
6	06.03.2020	Опись №02 дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	ООО «СВЯЗНОЙ» №12	21.01.2017-20.12.2017	Эл. носитель		3
7	06.03.2020	Опись №02 дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	ООО «БАШКИРСТРОЙПЛЮС» №13	21.01.2017-20.12.2017	Эл. носитель		3
8	06.03.2020	Опись №03 дел по личному составу	ООО «СВЯЗНОЙ» №12	09.01.2017-31.12.2017	Эл. носитель			5
9	06.03.2020	Опись №03 дел по личному составу	ООО «БАШКИРСТРОЙПЛЮС» №13	09.01.2017-31.12.2017	Эл. носитель			5

Итого в 2020 году поступило __________ 9________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе __________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

электронных ___________________9____________________, аудиодокументов _____________ ____нет ______________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

видеодокументов ____________ _нет _______________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;

выбыло ___________ __нет ________________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе ____________________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

электронных ______________________________________, аудиодокументов ________________________________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

видеодокументов _____________________________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.

Делопроизводитель	Султанова	Л.Р. Султанова
Начальник архива	Тучкин	Н.С. Тучкин

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»

ДЕЛО ФОНДА

Кому представляется Муниципальное бюджетное

учреждение Архив г. Стерлитамак (МБУ Архив г. Стерлитамак)

Кем представляется Публичное акционерное общество

«ПОЛИГРАФИЯ»

(ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»)

ул. Техническая д.53, г. Стерлитамак, 453100, Республика Башкортостан

ПАСПОРТ

архива организации,

хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20 19 года

1.Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в процентах
А	1	2	3
101	1	90 кв. метров	72%

2.Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
			Начальная	Конечная	Всего	Крайние даты
			Начальная	Конечная	Всего	Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201	33	23.01.2006	25.01.2016	33	23.03.2009	23.01.2019	-	4
По личному составу	202	62	24.12.2006	16.03.2016	62	23.03.2009	23.01.2019	-	6

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников архива	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
301	2	Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
		Отопление: центральное, печное, отсутствует
		Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет
		Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
		Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
" 05 "	_ декабря _ 20 19 г.	Читальный зал: есть, нет
		Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Заведующий архивного отдела Исаков А.А. Исаков

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»

(ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»)

УТВЕРЖДАЮ Директор Свойкин М.Ю. Свойкин «05» февраля2020 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Стерлитамак, 2020

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Положение об архиве организации разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии)

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. ЗАДАЧИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. ФУНКЦИИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

Разработала:

Делопроизводитель Султанова Л.Р. Султанова

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»

(АО «ПОЛИГРАФИЯ»)

УТВЕРЖДАЮ Директор Свойкин М.Ю. Свойкин «15» марта 20 20 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АРХИВАРИУСА

Стерлитамак, 2020

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2 Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».

Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.3 На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.

Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.

В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.

1.4 Архивариус должен знать:

− правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;

− единую государственную систему делопроизводства;

− инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;

− правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;

− порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;

− правила оформления актов об уничтожении документов;

− организационно-штатную структуру предприятия;

− нормы ведения учета и составления отчетности;

− правила обращения со средствами коммуникации;

− основные принципы организации труда;

− правила внутреннего трудового распорядка;

− нормы делового общения, этики;

− законодательство о труде Российской Федерации;

− нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.

1.5 Архивариус руководствуется в своей деятельности:

− данной должностной инструкцией;

− уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;

− законодательными актами РФ;

− приказами, распоряжениями руководства.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АРХИВАРИУСА

2.1 Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬ» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На __ 2020 ___ год

УТВЕРЖДАЮ Директор _____________ «_ 5 _» _ декабря _____ 2019 г.

Индекс дела

Заголовок дела
(тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по Перечню

Примечание

01.Руководство и контроль

01-01

Документы (законы, постановления, распоряжения, решения) органов государственной власти, относящиеся к деятельности организации

ДМН ст.2б

01-02

Документы (законы, постановления, распоряжения, решения) правительства Республики Башкортостан, присланные для сведения

ДМН ст.3б

01-03

Муниципальные правовые акты (уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы)

ДМН ст.4б

01-03

Устав организации

постоянно ст.28

01-04

Коллективный договор

постоянно ст.386

01-05

Штатное расписание

постоянно ст.40 а

01-06

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год ст.381

После замены новыми

01-07

Приказы по основной деятельности

постоянно ст.19 а

01-08

Протоколы заседаний коллектива организации

постоянно ст.18 б

01-09

Протоколы совещаний у руководителя

постоянно ст.18 е

Оперативных совещаний- 5 лет ЭПК

01-10

Годовой отчет по основным вопросам деятельности

постоянно ст.262 а

01-11

Сводный годовой статистический отчет по основным направлениям деятельности

постоянно ст.285 а

01-12

Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК ст.154

обращения о серьезных недостатках и злоупотреблениях - постоянно

01-13

Приемо-сдаточные акты, приложения к ним, составленные при смене руководителя учреждения

постоянно ст.79 а

01-14

Приемо-сдаточные акты, приложения к ним, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц

5 лет ст.79 б

01-15

Переписка с органами государственной власти и местного самоуправления об административно-организационной деятельности

5 лет ЭПК ст.32

01-16

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

постоянно ст.258а

Хранятся в организации. Подлежат приему в муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

01-17

Журнал регистрации поступающих документов

5 лет ст.258 г

01-18

Журнал регистрации отправляемых документов

5 лет ст.258 г

01-19

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет ст.258 е

01-20

Должностные инструкции специалистов (копии)

ДМН ст. 77 а

Подлинник в разделе 03

01-21

Номенклатура дел

постоянно ст. 200 а

01-22

01-23

01-24

02. Бухгалтерский учет и отчетность

02-01

Документы (законы, постановления, протоколы) органов государственной власти и местного самоуправления, присланные для сведения

ДМН ст.1 б

02-02

Инструкции и методические рекомендации по бухгалтерскому учету и отчетности

3 года ст. 27 б ст.28 б

После замены новыми

02-03

Распоряжения о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы), отпусках в связи с обучением; дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (копии)

ДМН ст. 19 б

Подлинник в разделе 03

02-04

Положение об оплате труда и премировании

постоянно ст. 411 а

02-05

Штатное расписание (копия)

ДМН ст. 71 а

Подлинник в разделе 01

02-06

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в фонде социального страхования отдела

постоянно ст. 381

02-07

Бюджетная смета расходов организации

постоянно ст. 309 а

02-08

Годовой бухгалтерский отчет организации

постоянно ст. 351 б

02-09

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет ст. 351 в

При отсутствии годовых- постоянно

02-10

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) организации

постоянно ст.391

02-11

Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

постоянно ст. 429

02-12

Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

постоянно ст. 427

О товарно-материальных ценностях=5 лет При условии проведения проверки (ревизии)

02-13

Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет ст. 415

02-14

Документы (заявления, решения, справки) об оплате учебных отпусков

ДМН ст. 417

Не менее 5 лет

02-15

Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности (акты, справки, докладные записки)

5 лет ст.402

При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до выяснения окончательного решения

02-16

Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: