Лекция Тема Организация документооборота

Я пара

Необходимо отметить, что функции документооборота и современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

Типовой состав функций следующий:

• Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
• Разработка и проектирование бланков документов.
• Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
• Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
• Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
• Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
• Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
• Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
• Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
• Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат;
• инспекция при министре;
• канцелярия.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

  Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации.

В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Выделяют основные принципы организации документооборота. В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или созда­ния до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

— прохождение документов должно быть оперативным. Что­бы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выпол­нять параллельно (например, копирование и раздача копий до­кумента лицам, в исполнении которого они участвуют одновре­менно, и т. д.);

— каждое перемещение документа должно быть оправдан­ным, необходимо исключить или ограничить возвратные пере­мещения документов;

— порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документообо­рота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (прак­тики называют эти документы соответственно входящими, ис­ходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитывают­ся при организации документооборота, являются:

— направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

— объем потока, который определяется количеством доку­ментов, проходящих конкретное направление документопотока в единицу времени;

— структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными признаками;

— режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Учет объема документооборота осуществляется с целью по­лучения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных про­цессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрут­ные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Порядок обработки входящих документов

 

Документопоток входящих документов составляют:

— документы вышестоящих организаций, органов власти (руководящие документы, предписания, приказы, требующие исполнения и т.п.);

— документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию, различного рода запросы и предложения;

— документы других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией (клиенты, поставщики, покупатели и т.п.), обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

— жалобы и заявления граждан.

 

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

— прием входящих документов;

— первоначальная (экспедиционная) обработка;

— предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация;

— рассмотрение документов руководством;

¾ направление на исполнение;

¾ контроль исполнения;

¾ исполнение документов;

¾ подшивку документов в дела.

 

    Порядок обработки исходящих документов

Документопоток исходящих (отправляемых) документов составляют, главным образом:

- ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата;

- инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата и направленные просто для сведения (реклама и т.д.).

 

Обра­ботка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утвер­ждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

-

 

 

Порядок обработки внутренних документов

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем:

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа (визирование):

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях - ут­верждение);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

 

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними докумен­тами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при нали­чии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении (реквизит "От­метка об исполнении документа и направлении его в дело");

- подшивка исполненного документа в дело.

 

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внут­ренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив или уничтожаются.

Задание.  Ознакомиться с материалом лекции, составить конспект по теме «Организация документооборота» на 3 страницы рукописного текста в тетради для лекционного материала.

Форма отчета скриншоты выполненного задания, написанного от руки.

Имя файла должна содержать следующую информацию.  ФИО, Тема, дата получения задания (в соответствие с расписанием). Файлы с отчетами отправлять на адрес: petrakova.47@bk.ru

Срок выполнения задания 26 мая 2020 года.