2020-06-29
90
12.1. С момента заведения и до передачи в архив при колледже дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела, находящихся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света и в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив при колледже.
12.2. Выдача дел другим организациям производится с письменного разрешения директора колледжа. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с письменного разрешения директора колледжа или исполняющего обязанности директора, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
13.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для постоянного хранения.
13.2. Экспертиза ценности документов в колледже на стадии делопроизводства проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив колледжа.
13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в колледже создается постоянно действующая ЭК.
13.4. Функции и права ЭК, а также организация её работы определяется положением, которое утверждается директором колледжа. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области.
13.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях колледжа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива колледжа.
13.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел колледжа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК колледжа.
13.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
