Запросы в базе данных Microsoft Access. Создание запросов в режиме конструктора. Запросы с вычисляемыми полями

Запрос – объект базы данных, предназначенный для обработки данных.

С помощью запросов можно:

· отобрать записи, соответствующие заданным условиям;

· объединить в виде одной таблицы данные из нескольких таблиц;

· выполнить вычисления над значениями полей.

Результат выполнения запроса представляет собой динамический набор данных – временную таблицу. При каждом выполнении запроса этот набор данных формируется заново.

В Microsoft Access существует несколько видов запросов. При создании запроса с помощью Конструктора по умолчанию формируется запрос на выборку.

Виды запросов:

1. Запросы на выборку

2. Параметрические запросы

3. Запросы с вычисляемыми полями

4. Итоговые запросы

5. Перекрестные запросы

6. Запросы-изменения бывает четырех типов:

· запрос на создание таблицы создает новую таблицу, полностью или частично копируя структуру и данные из одной или нескольких таблиц;

· запрос на обновление записей изменяет данные в группе записей.

· запрос на добавление записей добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько других таблиц;

· запрос на удаление записей удаляет записи из одной или нескольких таблиц;

Запросы с вычисляемыми полями

С помощью запросов можно задать вычисления над данными и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. Для создания вычисляемого поля надо в пустую ячейку в строке Поле бланка запроса ввести формулу следующего вида:

Имя поля: выражение

Для построения выражений в Microsoft Access имеется утилита, называемая Построитель выражений.

Чтобы вызвать Построитель выражений, надо поместить курсор в ту ячейку, в которую надо ввести выражение, и на вкладке Работа с запросами – Конструктор в группе Настройка запроса щелкнуть по кнопке Построитель или выбрать команду Построить в контекстном меню ячейки. На экран будет выведено окно Построителя выражений.

В верхней части окна располагается область ввода. Нижняя часть окна содержит три списка для выбора имен полей и функций. В средней части окна расположены кнопки со знаками математических операций.

Чтобы вставить в выражение имя поля, надо:

1. В первом списке нижней части окна дважды щелкнуть по строке с названием нужного объекта (Таблицы или Запросы). Откроется список таблиц (или запросов) текущей базы данных.

2. Дважды щелкнуть мышью по имени нужного объекта. Во втором списке появятся имена полей этого объекта.

3. Во втором списке щелкнуть по имени нужного поля, а затем по кнопке Вставить (или дважды щелкнуть по имени нужного поля).

Чтобы вставить в выражение функцию, надо:

1. В первом списке нижней части окна дважды щелкнуть по строке Функции, затем – по строке Встроенные функции.

2. Выбрать нужный тип функции во втором списке.

3. Щелкнуть по строке с именем нужной функции в третьем списке, затем – по кнопке Вставить (или дважды щелкнуть по имени нужной функции).

Чтобы вставить в выражение математический оператор, надо щелкнуть мышью по соответствующей кнопке.

Ключевые поля в MS Access, их назначение.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создается первичный ключ.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле с неповторяющимися значениями, простой ключ или комбинация из нескольких полей - составной ключ. Если такие поля не найдены или получается слишком сложный составной ключ, используется специальный тип данных — счетчик. Счетчик содержит номера строк и будет последовательно увеличиваться на 1 при создании новой записи.

Первичный ключ должен удовлетворять требованиям уникальности и минимальности. Уникальность ключевого поля обеспечивает одно из требований целостности БД — целостность согласования. Минимальность ключевого поля обеспечивает эффективное использование памяти БД. Эти требования часто противоречат друг другу — т.к. сложный ключ, состоящий из нескольких полей с большей вероятностью, будет уникальным, однако для него в БД будет отводиться больше памяти. В связи с этим необходим разумный компромисс. Кроме того, выбор или назначение первичного ключа существенно зависит от количества столбцов в таблице.