Организация работы с входящими документами в службе ДОУ

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

§1. Организация работы с входящими документами в службе ДОУ………..5

§2. Порядок обработки входящих документов в службе ДОУ………………13

Заключение………………………………………………………………….……20

Список литературы………………………………………………………………21

Введение

Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению её состояния, состоит из процессов: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущее и архивное хранение документов.

Большую часть управленческих документов составляют входящие документы. Входящий документ — это документ, поступивший в организацию. Входящий документ может поступить почтой, электронной почтой, курьерской службой, в виде телефонограммы или лично автором входящего документа. Входящие документы могут поступать от вышестоящих организаций, от граждан, органов местного самоуправления,   Организация работы с входящими документами в службе.

Актуальность входящих документов определяется следующим образом. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве.

Тема исследования: Организация работы с входящими документами в службе ДОУ.

Цель исследования: изучить организацию работы входящими документами в службе ДОУ.

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.

Предмет исследования: организация работы с входящими документами в службе ДОУ.

Задачи исследования:

1. Изучить и проанализировать литературу, нормативные и методические документы по теме исследования.

2. Рассмотреть особенности организации работы с входящими документами в службе ДОУ.

3. Оформить письма и журналы регистрации.

Методы исследования:

1. Эмпирические (документное исследование, проектирование документов)

2. Теоретическое (анализ, индукция, дедукция)

Организация работы с входящими документами в службе ДОУ

Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению её состояния, состоит из процессов: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущее и архивное хранение документов.

Большую часть управленческих документов составляют входящие документы. Входящий документ — это документ, поступивший в организацию. Входящий документ может поступить почтой, электронной почтой, курьерской службой, в виде телефонограммы или лично автором входящего документа. Входящие документы могут поступать от вышестоящих организаций, от граждан, органов местного самоуправления, общественных организаций. О Организация работы с входящими документами в службе.

Организационно распорядительные документы, нормативные документы: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения, Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 11 апреля 2018 г. №44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях".

Данная тема рассматривается в статьях Пластининой Н.В. «Делопроизводство»

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и прочее. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

-информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

- поздравительные письма и телеграммы;

- пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря, делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Организация работы с входящими документами имеют свои этапы документооборота в организации.

- Прием документов;

- Предварительное рассмотрение документов;

- Регистрация;

- Рассмотрение документов руководством;

- Передача документов на исполнение;

- Хранение, копию отдаем исполнителю, оригинал кладем в дело.

Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления. Если организация документооборота проводится в условиях применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

После приема документа в организации конверт вскрывается для проверки правильности вложения и его целостность. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует. [5]

Также после приема обязательно проставляется отметка о поступлении документа в организацию, она может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа.

После приема и первичной обработки документа, сотрудниками организации проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения, например, документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, обращений граждан и др. Входящие документы регистрируют в день поступления, иногда на следуюший.

После регистрации документов руководителем документ отправляется на контроль исполнения. Данный этап связан с операцией контроля за исполнением решений руководителя. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. [15, c. 122]

Последним этапом в работе с входящими документами в организации является отправление их на текущее хранение. Входящая переписка имеет срок хранения 5 лет. Поэтому нет необходимости передавать их на долгосрочное хранение в архив организации. Входящие документы можно хранить в структурном подразделении – в приемной руководителя, в специальных шкафах, отведенных для текущего хранения. [10, с. 180]

Все документы организации делятся на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии.

Таким образом, организация работы с входящими документами складывается из приема и первичной обработки документов, предварительного рассмотрения, рассмотрения документов руководством, регистрации, передачи их на исполнение и передачи документа на текущее хранение.