Особенности работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется
в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2. Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в Территориальную комиссию, регистрируются с использованием регистрационных форм отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки
и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Территориальную комиссию или на следующий рабочий день.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

При регистрации повторных Обращений им присваивается
очередной регистрационный номер, в регистрационной форме делается отметка «Повторно».

Если Обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в регистрационной форме ставится отметка «Коллективное».

5.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе Обращения в правом верхнем углу или на свободном от текста месте.

Нумерация поступивших Обращений осуществляется в пределах календарного года.

5.5. Зарегистрированные Обращения рассматриваются председателем Территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

5.6. Обращения, адресованные членам Территориальной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю Территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя Территориальной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.7. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Территориальной комиссии, докладываются председателю Территориальной комиссии и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в Обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших Обращения, о переадресации Обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору Обращения.

Если решение поставленных в Обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия Обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.8. Запрещается направлять Обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

5.9. Если в соответствии с запретом, указанным в подразделе 5.8 Инструкции, невозможно направить Обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в Обращении вопросов, Обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.10. Обращения, поступившие в Территориальную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные подразделами 8.5 и 8.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки рассмотрения Обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения Обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя Территориальной комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения Обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его Обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.11. В случае поступления в Территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих Обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения Обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.12. Ответ на Обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое Обращение списывается в дело председателем Территориальной комиссии. В случае если в Обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст Обращения не поддается прочтению, ответ на Обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации Обращения сообщается гражданину, направившему Обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается
о недопустимости злоупотребления правом.

5.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.15. Если в Обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными Обращениями, и при этом в Обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

5.16. Личный прием граждан ведется председателем Территориальной комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на информационном стенде и официальном сайте Территориальной комиссии в информационно-телекоммуникационнойсети Интернет.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

5.17. Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном Обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на Обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в Обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в Обращении вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.

5.18. Переданные на приеме Обращения регистрируются с использованием регистрационных форм и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

 

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

6.1. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

6.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя,ограничения на распространение которой устанавливаются законодательством Российской Федерации, решениями (постановлениями) вышестоящих избирательных комиссий.

6.1.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем Территориальной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

6.1.3. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости – и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

6.1.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

6.1.5. Документы с пометкой «ДСП» регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В регистрационной карточке документа производится запись «ДСП».

6.1.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой «ДСП», производится исполнителем документа с письменного разрешения председателя Территориальной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

6.1.7. Документы с пометкой «ДСП» передаются членам Территориальной комиссии и гражданским служащим аппарата Территориальной комиссии под подпись.

6.1.8. Документы с пометкой «ДСП» направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой «ДСП» по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой «ДСП» рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и председателем Территориальной комиссии.

6.1.9. Исполненные документы с пометкой «ДСП» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляетсяпометка «ДСП».

6.1.10. Документы с пометкой «ДСП» хранятся в закрывающихся шкафах.

6.1.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение № 13). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6.1.12. Решение о снятии пометки «ДСП» с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки «ДСП» с присланного в Территориальную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки «ДСП» с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки «ДСП» на документах и делах, а также в регистрационной карточке делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки «ДСП» уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

6.1.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой «ДСП» либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю Территориальной комиссии.

Об утрате дел и документов с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

6.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

6.2.1.К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие
в Территориальную комиссию от исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, ФГКУ «Федеральный центр информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации», Санкт-Петербургской избирательной комиссии, избирательных комиссий внутригородских муниципальных образований Санкт-Петербурга, системных администраторов комплексов средств автоматизации Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее – источники информации), направляемые избирательной комиссией источникам информации, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий в Санкт-Петербурге (далее – КСА ТИК), Санкт-Петербургской избирательной комиссией (далее – КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее – КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформлятьсякак на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.2.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 сентября 2008 года № 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России
от 6 ноября 1997 года № 134/973-II, Регламента использования подсистемы «Регистр избирателей, участников референдума» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года № 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года 19/137-4.

6.2.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

6.2.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от источников информации и направляемых им, осуществляют гражданские служащиеаппарата Территориальной комиссии.

6.2.5. Список лиц, уполномоченных получать от источников информации и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается приказом председателя Территориальной комиссии.

6.2.6. Получив от источника информации документ на бумажном либо машиночитаемомносителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, сотрудник аппарата Территориальной комиссии, отвечающий за делопроизводство, проставляет пометку «ДСП»:

на бумажном носителе - в правом верхнем углу первой страницы документа;

    на машиночитаемом носителе - в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.

Пометка «ДСП»проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

6.2.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются сотрудником аппарата Территориальной комиссии, отвечающим за делопроизводство в отдельном журнале по форме, установленной соответствующим правовым актом Территориальной комиссии. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».

6.2.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума регистрируются ответственным за ведениеделопроизводства вТерриториальной комиссии.При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка «ДСП».

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональныхфрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним доставляются в Территориальную комиссиюпосредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС «Выборы», органами федеральной фельдъегерской связи либо нарочным.

6.2.9. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на экспертной комиссии Территориальной комиссииуказанные документы уничтожаются по акту (приложение № 13).

6.2.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются сотрудникам Территориальной комиссии под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя Территориальной комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя Территориальной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

6.2.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель Территориальной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю Территориальной комиссии или лицу, его замещающему.